Gloria Sánchez (Banco Santander): “Cuando innovas en temas jurídicos desde el punto de vista tecnológico, te conviertes en un prescriptor para otros departamentos”

Sánchez se ha preguntado en el Corporate Legaltech Forum 2018 qué es innovar en las asesorías jurídicas. A su juicio, algunos dirían que innovar es implantar nuevas tecnologías en nuestra asesoría. Otros afirmarían que es revisar las metodologías de trabajo. "Innovar no tiene una única receta, pero hay varios ingredientes".

La gente debe estar convencida del cambio, pues si no, utilizará viejos patrones. ¿Cómo podemos innovar? Para responder a esta cuestión hay que centrarse en tecnología, procesos y personas. Tres vértices que han de ir de la mano en un itinerario que cuenta con varias etapas:

Fase de análisis

Se debe analizar qué hacemos en nuestra asesoría jurídica. ¿Qué trabajo realiza la asesoría jurídica? ¿Qué trabajo no realiza? ¿Qué externaliza? ¿Qué desempeña internamente? ¿Nos entra la información que debemos atender por los mismos canales? ¿Se utilizan canales más o menos informales? ¿Tenemos una medición de lo que hacemos? ¿Sabemos lo que hacen nuestros abogados? ¿Somos eficientes en ese sentido?

De cara a realizar estos análisis y dar respuesta a todas estas preguntas existen diversas metodologías.

• Podemos empezar realizando entrevistas con los interlocutores, con los usuarios, los equipos de la asesoría jurídica e incluso con los clientes.
• Otra metodología de trabajo consiste en hacer cuestionarios.
• Sesiones de trabajo conjuntas, donde los usuarios sean parte de ese cambio que se pretende ejecutar.
• Sadowin: consiste en pegarte a un compañero de trabajo para entender cómo trabaja.
• El registro del tiempo es algo más técnico.

El análisis nos va a servir para desvirtuar o para confirmar algunas presunciones que teníamos a priori o para descubrir elementos que no suponíamos. Para todo ello es muy importante focalizarse ante situaciones reales.

Planificar las soluciones

Tras el análisis conviene planificar las soluciones. Se pueden crear grupos de trabajo dentro de los propios usuarios. Se puede designar a una persona dentro de la asesoría. Se puede contratar a un consultor externo.

Al margen de la metodología de trabajo que se elija, conviene destacar que existen diversas soluciones ante cualquier problemática con la que se encuentre asesoría jurídica:

• Redefinir procesos
• Redefinir flujos de trabajo
• Implantar herramientas tecnológicas
• Rediseñar herramientas tecnológicas ya existentes
• Diseñarlas desde cero
• Se puede hacer bascular a los miembros de distintos equipos.

Ante cualquier toma de decisiones vamos a tener que contraponer varias cuestiones:

• Beneficio y ahorro frente al coste y la dificultad de nueva implantación.
• Hay soluciones idóneas en el road map, que pueden realizarse faseadas ante grandes cambios.
• Se habla mucho de metodologías nuevas como el Legal desing. No son nuevas metodologías en la oficina, pero es novedoso trabajar con ellas en una asesoría jurídica. Los procesos dependen de muchos interlocutores, que exigen gran coordinación. Las nuevas metodologías de trabajo, llenas de beneficios, es mejor probarlo en experimentos.

Para llevar el viento de cara resulta útil buscar los champion: los supermotivados, que quieren el cambio y van a ayudar a que eso suceda. Cuando alguien contagia interés, suscita curiosidad en los demás, aunque no se debe olvidar el tener un enfoque inclusivo. Va a haber voces contrarias al cambio, que son buenas, alejadas del entorno llamado champions.

Enfocarse en la ejecución

Tras el análisis por parte de la asesoría van a surgir problemas y soluciones. Pero no podremos acometerlas a la vez, pues hay un riesgo de saturar a los equipos. Hay proyectos de bajo coste económico o temporal, pero hay otros todo lo contrario.

Los quick wins son considerados los héroes de la gestión por procesos.

Se deben priorizar en los procesos:

• La urgencia ante, por ejemplo, puntos de dolor en pleitos.
• Protección de Datos
• Automatización de contratos

Mirándonos a nosotros mismos sabremos cuál es la fórmula adecuada. Hay que medir las fuerzas y saber cuánto se puede asumir.

• Se prioriza por presupuesto.
• Se debería realizar una planificación semestral, que sea sagrada, y llevarla a cabo. Para ejecutar es esencial hacer seguimientos y gestionar los avances. El abogado no es un proyect manager.
• El cambio cultural exige al abogado gestionar datos.

Mantener el foco del equipo es difícil porque puede estar disperso atendiendo otras tareas relativas a la innovación, y en proyectos largos la gente puede llegar a desmotivarse. Hay que ver la ejecución en pequeñas fases y tener mucha comunicación con los equipos en todo momento. Así es como se hace el proceso de innovación en la asesoría de Banco Santander.

Los abogados creemos que somos más especiales que otras profesiones. Los abogados transaccionales somos gente enfocada al resultado, a que la operación salga. Y eso es muy bueno para la innovación.

Hay muchos abogados que somos muy creativos en la ideación de soluciones que, junto al foco en objetivo, son buenísimas para innovar. Tenemos un problema: al estar tan enfocados en objetivos, si fallamos, lo llevamos mal. Conviene desaprender; hay proyectos que saldrán bien y otros, mal. Hay que enseñar a los abogados a fallar rápido, aprender rápido y aprender haciendo. Hay mucha información sobre innovación, pero se aprende en los proyectos de innovación.

‘Business partner'

La asesoría como business partner: al entrar en un proceso de innovación nos comunicamos con otras áreas de la compañía, algo que enriquece. Por ello, cuando innovas en temas jurídicos desde el punto de vista tecnológico, te conviertes en un prescriptor para otros departamentos. Esto, que aparentemente es algo extraño al departamento jurídico, es algo que vamos a ir viendo cada vez más.

Como conclusión de la charla de Gloria Sánchez ha señalado que no existen recetas únicas para la innovación en la asesoría jurídica, buscando siempre la eficiencia en los procesos. "La tecnología no puede verse más que como un medio en la forma de trabajar. La innovación tiene que contar con el apoyo del general counsel y de la dirección de la compañía. Si no, va a fracasar estrepitosamente. Debe ser apoyada desde arriba y entenderse como un objetivo, con presupuesto y con tiempos de ejecución".

La colaboración entre miembros del equipo jurídico e interdisciplinar, sin duda, ayudará a mejorar los procesos.