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La Tecnología consigue reducir en más de un 80% el tiempo medio dedicado por abogados de grandes firmas a la redacción y revisión de contratos

15 de Noviembre de 2017

El 90% de los abogados de grandes firmas o de empresa dedican al menos dos horas de su jornada a la redacción y revisión de cláusulas contractuales, un tiempo que repercute en negativo en los costes, por lo que resta eficacia y rentabilidad al negocio. Este dato ha sido extractado del estudio de investigación de mercado realizado en el sector por Thomson Reuters, la compañía líder en el ofrecimiento de soluciones tecnológicas e información inteligente para empresas y profesionales.

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El estudio fue presentado por el Jefe de Producto de Thomson Reuters, Jaime Barbero, con motivo de la reciente jornada sobre tecnología para la generación y firma de contratos organizada por el Instituto de Innovación Legal. Según Barbero, "los despachos especializados en la formalización de contratos utilizan una media de 186 modelos estándares de contratos", que "esconden tras de sí miles de contratos diferentes. Añadió que "hasta ahora no han tenido ninguna ayuda tecnológica para la generación de los contratos". En esta línea, el experto calificó de "falso" que los abogados "nos llevemos mal con la tecnología". Más bien, "el problema es que las empresas no han sabido desarrollar y atinar con las necesidades de los abogados", como lo demuestra el hecho de que "cuando se da en el clavo con soluciones que ofrecen eficiencia y rentabilidad, no hay un solo profesional jurídico que no abra los ojos".

Lejos de lo que se cree, la investigación de mercado ha demostrado que el principal ladrón de tiempo de este perfil de profesional no es el cliente externo, sino el personal interno, debido a las consultas repetidas e interrupciones constantes". Otra gran conclusión es "lo elevado del nivel de inseguridad" generado por el método tradicional de redacción de los contratos: "todo el mundo mete mano en las cláusulas" y al final "has manejado tantas versiones del mismo contrato que no sabes cuál es la definitiva". El problema radica en que no existe un procedimiento estándar, lo que obliga a estar en constante alerta para no cometer errores.

Contract Express ahorra hasta el 82% del tiempo

Ante la evidencia de la necesidad que este perfil de abogados tiene de contar con una herramienta que dé solución a las dificultades a las que se enfrenta, Thomson Reuters ha apostado por la solución Contract Express, un software para la automatización y seguimiento de los contratos, acuerdos y escritos de uso frecuente, cuyo uso ahorrará al profesional hasta el 82% del tiempo que dedica a estas tareas. La solución cubre tres necesidades principales: acabar con los retrasos, la reducción de costes y ofrecer seguridad jurídica al reducir el riesgo al mínimo.

Contract Express permite realizar el workflow (flujo de trabajo) completo del contrato. Desde el punto de vista del usuario habitual, Contract Express permite de forma totalmente intuitiva ir cumplimentando las variables, y ofrece toda la trazabilidad que se ha hecho con ese contrato desde su generación, lo que aporta seguridad jurídica.

Parte de un documento de trabajo en word, en el que se irían insertando las variables que intervienen en el propio contrato. Todo ello a través de la creación de un template o modelo standard para que pueda ser reutilizado por cuantos usuarios sea necesario y en el que se pueden incluir los flujos de negociación etc. que se considere oportuno.

A modo de ejemplo, si es un contrato con una cláusula de protección de datos,  con algo muy sensible que tiene que pasar por el compliance officer, "podríamos incluir un paso de aprobación por el compliace officer, de tal forma que sin que él dé su aprobación no pasaría a la siguiente fase", explica Barbero.

Desde el punto de vista del negociador, con otro complemento que incluye la herramienta,  se pueden ir negociando online las sugerencias de modificación de contrato, donde todo queda registrado. Además, incluye avisadores de tareas que teneos pendientes, de alertas marcadas para el futuro, etc.

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