Un gran problema, que empieza pequeño e inofensivo, pero que se desarrolla con enorme rapidez, es el tema de la gestión documental en los despachos. Y esto es común a grandes y pequeños, con facturación grande o más modesta. Los papeles, los datos de clientes, facturas, correos electrónicos importantes, Boletines Oficiales, impresos, etc. Todo ello ya está pensado, y se lleva adelante desde la llamada gestión documental.
¿Los papeles le inundan su mesa?, ¿no encuentra un modo racional y sostenible de almacenar la ingente cantidad de documentos que rueda por su despacho?. Estas cosas, tan cotidianas y comunes, pueden gestionarse de un modo ágil.
La gestión documental es otra de las actividades auxiliares que pueden ayudarnos en el día a día.
Se trata de administrar un flujo de documentos, de manera que los datos en ellos contenidos sean accesibles en tiempo reducido. Además, ha de asegurarse la conservación por tiempo indefinido de aquéllos que consideramos más relevantes para el despacho. Aparte, no hay que olvidar la normativa de protección de datos, de modo que documentos que contengan datos identificadores de personas no pueden estar a la vista de terceros.
Suele hacerse a través de software, con una serie de programas informáticos, más o menos complejos dependiendo del tamaño del despacho; que se ocupan de almacenar con un orden predeterminado las diferentes clases de documentos que manejamos en el despacho. Suelen tener la capacidad de rastrear, discriminar y seleccionar en virtud de órdenes que se le vayan dando.
Preguntando a nuestros lectores acerca de si cuentan con un sistema de estas características, las respuestas son las siguientes:
¿Le da importancia a la gestión documental de su despacho? Responden afirmativamente en un 63 por ciento, y un 38 por ciento mantiene que no es relevante dicha actividad.
Consecuentemente, a la pregunta ¿Cuenta con algún software de gestión documental en su despacho? Un 83 por ciento contesta que no, y un 17 por ciento afirma tenerlo.
Desde aquí, les sugerimos que den un paso adelante en ese aspecto. Digitalización de documentos, firma electrónica, bases de datos de los clientes, sistema de alarmas para citas y convocatorias etc. están al alcance de todos.
