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Blog Deloitte Legal

11 de Junio de 2014

Tirma Toledo

asociada senior de Deloitte Abogados

A propósito de la obligación de legalización de libros de las sociedades

El pasado 30 de abril de 2014 finalizó el plazo legal de cuatro meses para la legalización de los libros de las sociedades con ejercicio social a 31 de diciembre. En esta materia la conocida como “Ley de Emprendedores”, la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización, introdujo en su artículo 18, una importante novedad, que quizás ha pasado desapercibida entre las múltiples y variadas novedades introducidas por dicha Ley, pero que tiene su relevancia práctica, puesto que la legalización de los libros contables es una obligación anual de todas las sociedades mercantiles y, además, porque esta reforma modifica la obligación de legalización de los libros de actas de los órganos sociales, lo cual deben tener en cuenta los administradores, los secretarios de los Consejos de Administración y los asesores legales en materia de secretariado de sociedades.


Pues bien, desde la entrada en vigor de la Ley de Emprendedores todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se tendrán que legalizar telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico, en el plazo de cuatro meses desde el cierre de cada ejercicio.

Esta modificación es de aplicación a todas las sociedades mercantiles, con independencia de su tamaño, forma jurídica que adopte y fecha de constitución y no se ha previsto un periodo transitorio o de adaptación de las sociedades a la misma, por lo que, en principio, está en vigor desde el 29 de septiembre de 2013 y, por tanto, ya en el plazo legal de legalización que finalizó el pasado 30 de abril de 2014 (para las sociedades con cierre en el año natural), se ha debido de dar cumplimiento a esta obligación, aunque esta afirmación tiene sus matices y dependerá de las circunstancias de cada sociedad o del Registro Mercantil que le corresponda como veremos posteriormente.

Analizando el alcance de esta modificación concluimos que las principales novedades que se introducen en materia de legalización de libros estriban en:

  • que la llevanza de los libros contables (Libro de Inventario y Cuentas Anuales y Libro Diario) en soporte electrónico y su presentación telemática ha dejado de ser una opción y se ha convertido en una obligación y, por tanto, en la única forma posible de legalizar los libros contables y
  • que la obligación anual de legalización de libros se ha extendido a los libros de actas los órganos sociales (Junta General y Consejo de Administración), al libro registro de socios, en las sociedades limitadas, y al libro de acciones nominativas, en las   sociedades anónimas.

Diversas e importantes son las implicaciones en la práctica de esta reforma y para su determinación con claridad debe distinguirse cómo afecta al tratamiento de la legalización de los libros contables y cómo al de los libros de los órganos sociales, porque hasta la entrada en vigor de la Ley de Emprendedores la obligación de legalización de dichos libros, respectivamente, era distinta y esta reforma ha unificado su tratamiento.

Respecto a los libros contables, la reforma en materia de legalización implica que ya no podrán  llevarse los libros contables en papel y sólo es posible su llevanza en soporte electrónico, lo cual no es una novedad importante, porque la gran mayoría de las sociedades ya los llevaba en soporte electrónico. Sin embargo, lo que supone un cambio importante es que ya no se permite la presentación de los libros contables en soporte electrónico físicamente en el Registro Mercantil, opción mayoritaria hasta ahora, siendo sólo posible su presentación de forma telemática.

Por lo que respecta a los libros de actas de la Junta General y/o del Consejo de Administración, la reforma es muy significativa, puesto que anteriormente no existía la obligación anual de su legalización, sino que sólo se legalizaba un nuevo libro cuando se finalizaba el anterior, o bien era sustraído o extraviado y se acreditaba esta circunstancia mediante acta notarial. Asimismo, a partir de ahora será necesaria su llevanza en soporte electrónico y su presentación de forma telemática ante el Registro Mercantil, para dar cumplimiento a la nueva obligación de legalización anual; lo cual supone la desaparición de los libros de actas en papel. Por ello, esta reforma supone un giro sustancial a la forma de llevar hasta ahora los libros de actas de la Junta General y/o del Consejo de Administración, que deben tener en cuenta los administradores y los secretarios de los Consejos de Administración, encargados de su llevanza y custodia, así como los asesores legales en materia de secretariado de sociedades.

La reforma hace extensible la obligación de legalización anual, en soporte electrónico y de forma telemática, al libro registro de socios y al libro registro de acciones nominativas, lo cual, en principio, resulta incomprensible, porque lo cierto es que estos libros sólo se modifican cuando hay cambios en el accionariado y esto no ocurre necesariamente en todos los ejercicios. No se pronuncia la Ley de Emprendedores sobre el libro de contratos con el socio único en la sociedad unipersonal, por lo que podría entenderse que, en principio, no se le aplica; ¿o sí?, no queda claro si ha sido un olvido del legislador, pero lo lógico es concluir que si el artículo 18 de la Ley de Emprendedores se refiere a "todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables (...)" también debería incluirse el libro de contratos con el socio único que es obligatorio en las sociedades unipersonales.

Por el momento, no existe ningún instrucción o resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado sobre esta reforma, ni se ha aprobado el tan esperado nuevo Reglamento del Registro Mercantil, que permita determinar si la obligación de legalización se aplicará con cierta flexibilidad, o si se aplicará un régimen transitorio que permita la adaptación progresiva o, si por el contrario, se debe aplicar sin excepciones, dado el tenor literal de la misma.

Ante tal circunstancia y puesto que la Ley de Emprendedores entró en vigor el 29 de septiembre de 2013, cuando ya estaba muy avanzado el ejercicio 2013, la reforma en esta materia ha generado mucha confusión y desorientación en la campaña de legalización de libros correspondiente a dicho ejercicio, con disparidad de criterios en función del Registro Mercantil de que se trate.

No obstante, con carácter general, los principales criterios que se están siguiendo y pueden ser de orientación son los siguientes:

En cuanto a los libros contables del ejercicio 2013, si bien hay Registros Mercantiles que exigen, en todo caso, la presentación telemática, otros en cambio, están admitiendo la legalización de libros en soporte electrónico presentados físicamente en el Registro, siempre y cuando la fecha de cierre del ejercicio no sea posterior al 31 de diciembre de 2013. También se continúan admitiendo los libros contables del ejercicio 2013 en papel legalizados en blanco con anterioridad.

En cuanto a los libros de actas de los órganos sociales, si constaban legalizados en soporte papel y en blanco (de hojas móviles o no), de forma generalizada se está permitiendo continuar su utilización, si bien hay Registros que indican que sólo pueden incluirse actas hasta el 31 de diciembre de 2013 y otros indican que pueden incluirse actas hasta la terminación de los libros. Lo mismo ocurre con los libros registro de socios o de acciones nominativas, si ya constan legalizados, en principio, se permite continuar su utilización.

Como vemos, la disparidad de criterios entre los Registros Mercantil es tal, que, ante la falta de desarrollo normativo y las posibles contradicciones que existen con el vigente Reglamento del Registro Mercantil, lo prudente es consultar previamente con el Registro que corresponda a cada sociedad, para realizar un adecuado asesoramiento.

Sin embargo, parece que sí hay criterios claros y unificados en cuanto a que, con carácter general:

  • no se está permitiendo la legalización de nuevos libros de actas ni registro de socios o de acciones nominativas en papel y en blanco, por ejemplo de sociedades de nueva constitución o aquellas que deseen regularizar la situación de sus libros de actas de ejercicio pasados,
  • tampoco hay duda respecto a las sociedades con ejercicio social partido, que  lo hayan iniciado con posterioridad al 29 de septiembre de 2013, al igual que para las sociedades con cierre al 31 de diciembre respecto al ejercicio iniciado el 1 de enero de 2014, que ya deben cumplir las nuevas obligaciones en materia de legalización de libros del artículo 18 de la Ley de Emprendedores.

Entendemos que la Ley de Emprendedores ha pretendido con esta reforma en materia de legalización de libros dotar de modernidad a las empresas, puesto que vivimos unos tiempos en que el soporte electrónico y los medios telemáticos son síntoma de modernidad, pero lo moderno no es necesariamente lo más simple y este es uno de los casos.

Lo cierto es que se han incrementado las obligaciones de las sociedades en esta materia, fundamentalmente, en lo que a los libros de actas se refiere, de forma innecesaria y en algún caso incomprensible, como la establecida respecto al libro registro de socios y de acciones nominativas; incrementándose por ende la burocracia societaria y los costes de legalización.

Es posible que esta medida suponga un incremento de la seguridad jurídica, pero no favorece el emprendimiento y sorprende por ello que se haya colado en la Ley de Emprendedores. En cuanto a la legalización de los libros contables, debería contemplarse la legalización telemática como una opción y no una obligación y desde luego haberse previsto un periodo transitorio de adaptación.

¿Qué les parece? ¿Creen que la reforma en materia de legalización supone alguna ventaja para las sociedades?


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