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19 de Julio de 2017

Beatriz Prieto

Equipo de Laboral de Deloitte Legal

María Macías

Equipo de Laboral de Deloitte Legal

Cuatro razones por las que llevar un registro diario de la jornada de los trabajadores

¿Tiene el empresario que llevar en cualquier caso un registro diario de la jornada de sus trabajadores? La respuesta a esta pregunta ha sido un ir y venir de interpretaciones que tuvieron como punto de partida las Sentencias de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional de 4 de diciembre de 2015 (BANKIA), de 19 de febrero de 2016 (ABANCA CORPORACIÓN) y de 6 de mayo de 2016 (SABADELL), que imponían dicha obligación a todas las empresas (con independencia de que se realizasen o no horas extraordinarias), y que culminó con un rotundo NO a raíz de las Sentencias del Tribunal Supremo nº 246/2017 de 23 de marzo y nº 338/2017 de 20 de abril que casan y anulan las sentencias de la Audiencia Nacional y que determinan que dicho control es únicamente necesario en los casos en los que se realicen horas extraordinarias.


El Tribunal Supremo pone fin, al menos de momento, a la incertidumbre generada para muchas empresas, basándose principalmente en los siguientes argumentos:

  • El deber de registrar la jornada laboral se contempla al tiempo de regular el legislador las horas extraordinarias (artículo 35 del ET) pero no cuando regula la jornada laboral ordinaria (artículo 34 del ET). En este sentido, señala el Tribunal que "el diferente encabezamiento de cada artículo indica que el legislador constriñe el deber empresarial que nos ocupa al registro diario de las horas extras, por cuanto de ser otra su intención habría incluido esa disposición en el artículo 34 que regula la jornada ordinaria".
  • Cuando el legislador ha querido establecer una obligación general de registrar toda jornada, lo ha indicado expresamente (como es el caso de los trabajadores a tiempo parcial, los trabajadores móviles, de la marina mercante y ferroviarios).
  • No es posible interpretar de forma extensiva el artículo 35.5 del ET porque con ello se estaría limitando el derecho de dirección y organización del empresario (artículo 20.3 del ET) y, a su vez, el principio de libertad de empresa del artículo 38 de la Constitución Española.

Paralelamente, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social dictó la Instrucción 3/2016 sobre intensificación del control en materia de jornada de trabajo y realización de horas extraordinarias, iniciando una intensa campaña para verificar el cumplimiento de la obligación del registro de la jornada de trabajo así como el cumplimiento de la normativa en materia de duración de la jornada máxima, compensación y cotización de las horas extraordinarias, etc.

Posteriormente y a raíz de las mencionadas Sentencias del Tribunal Supremo, tuvo la Inspección de Trabajo que dictar una nueva Instrucción, la 1/2017, que aunque confirma los criterios contenidos en la anterior Instrucción, matizaba que la omisión del registro de la jornada diaria de trabajo no es constitutivo, en todo caso, de una infracción del orden social.

Por tanto, ante tal declaración de intenciones por parte de la Inspección de Trabajo que mantiene su intensa campaña para el control del tiempo de trabajo y de las horas extraordinarias, es consecuencia lógica que surja el siguiente interrogante en la esfera empresarial: ¿conviene al empresario llevar un registro diario de la jornada de los trabajadores aun cuando no sea obligatorio? Exponemos a continuación los motivos por los que consideramos que puede ser recomendable que el empresario lleve un registro de la jornada de sus empleados:

    1. Por la dificultad de la delimitación de la jornada ordinaria y las horas extraordinarias

    La delimitación de la jornada ordinaria y las horas extraordinarias no es tarea fácil.

    Considerando que la vigente normativa laboral no regula el horario de trabajo (regulando únicamente los descansos mínimos obligatorios, el trabajo nocturno, etc.), que las últimas reformas tienden a una mayor flexibilización de la jornada (introducción de la jornada irregular), considerando la propia definición de las horas extraordinarias (que se definen como aquellas que superen la jornada máxima en cómputo anual), la posibilidad de compensación de las horas extraordinarias con descanso, todo ello desemboca inevitablemente en una situación de especial complejidad para el control por el empresario de lo que realmente son horas extraordinarias. Puede de hecho ocurrir que se supere la jornada diaria habitual pero que ello no implique la calificación del exceso como horas extraordinarias (ya que se podrían compensar con descanso o con una jornada irregular en el año), dado que la definición de estas viene determinada por la superación de la jornada semanal en cómputo anual.

    Es claro, por tanto, que ante la obligación refrendada por el Tribunal Supremo del registro de las horas extraordinarias y ante la clara intención de la Inspección de Trabajo de continuar su campaña del control de las mismas, sea necesario contar con un mecanismo que permita al empresario poder controlar la jornada diaria de sus empleados, con el fin de poder determinar si sus trabajadores, al finalizar el año, han realizado o no horas extraordinarias.

    El hecho de haber quedado sin efecto las rigurosas imposiciones de la Instrucción 3/2016 respecto de cómo debían ser los sistemas de control de la jornada de trabajo, supone que el empresario pueda implementar sistemas de control más "amables", flexibles y adaptados a la realidad de cada empresa, no teniendo que implantar complicados sistemas de control horario.

    Por otro lado, recomendamos que, junto al sistema de control de la jornada que en su caso implemente la empresa, se elaboren y en su caso negocien con los representantes de los trabajadores, códigos, protocolos o políticas de regulación de la jornada de trabajo, de los descansos y de la realización de las horas extraordinarias, que establezcan por ejemplo concretos requisitos para la realización de horas extraordinarias (realización única y exclusivamente en caso de necesidad, justificación por el empleado de su necesidad, autorización previa por parte del superior y validación posterior por el empresario, etc.).

    Finalmente, no podemos olvidar en este punto, que la normativa laboral española proporciona al empresario una muy útil herramienta (poco utilizada actualmente) como es la jornada irregular que permite adaptar la jornada de los empleados a sus necesidades y ciclos productivos, evitando así o al menos reduciendo la realización de horas extraordinarias y la contratación de trabajadores temporales en épocas de mayor actividad.

    2. Por el uso del registro de la jornada como medio de prueba ante reclamaciones de trabajadores por realización de horas extraordinarias

    En lo que respecta a la prueba en juicio de la realización de horas extraordinarias, la Jurisprudencia ha pasado de un criterio inicialmente rígido que favorecía a la empresa, que establecía que "el trabajador debía fijar con total precisión sus circunstancias y número, y probar, a su vez, su realización día a día y hora a hora", a un criterio más atenuado, en el que si el trabajador puede acreditar que de forma más o menos uniforme, habitual o continuada supera la jornada ordinaria, se presume la realización de horas extraordinarias, siendo el empresario el que debe practicar prueba en contrario (para lo que puede ser imprescindible haber llevado el citado control de la jornada).

    Tal y como nos recuerda el Tribunal Supremo en las citadas sentencias, en caso de que el empresario no haya registrado la jornada de sus empleados, podrá entrar en juego el artículo 217.6 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, que, aunque no permite la presunción automática de la realización de las horas extraordinarias, sí juega en contra del empresario, pues en la medida que el trabajador haya presentado indicios suficientes, tendría el empresario que acreditar que dichas horas no se han realizado.

    Este hecho, sin duda, juega en contra del empresario que no ha llevado un control cuando el trabajador pruebe (por ejemplo, a través de testificales) que si las realizó.

    3. Por el uso del registro de la jornada para desvirtuar la presunción de certeza que tiene toda acta de infracción de la Inspección de Trabajo

    Como claramente ha manifestado la Inspección de Trabajo en la Instrucción 1/2017, va a continuar con su campaña de control del tiempo de trabajo y horas extraordinarias, llamando la atención los medios de convicción recogidos en la Instrucción 3/2016 que los inspectores pueden (y van) a utilizar para verificar el cumplimiento de los límites legales y convencionales en materia de tiempo de trabajo: entrevistas individuales con los trabajadores sin presencia del empresario, revisión de las nóminas y conceptos retributivos, identificación de conceptos retributivos "sospechosos", etc.

    Ante estos medios de comprobación del cumplimiento empresarial de los límites en materia de tiempo de trabajo, nos recuerda la Inspección en su Instrucción 1/2017 que, a falta de contabilización de la jornada de trabajo por la empresa, la Inspección debe poder establecer los hechos en los que basa los incumplimientos y que serán completados por razonamientos y deducciones lógicas en aplicación de la doctrina de la prueba indiciaria, cuyo valor como prueba de cargo ha sido admitido tanto por el Tribunal Constitucional como por el Tribunal Supremo, sin menoscabar el derecho a la presunción de inocencia.

    En atención a esto, la empresa que tenga implantado un sistema que controle la jornada diaria de sus empleados, contará con un medio de prueba material y fehaciente contra la presunción de certeza de las actas de infracción de la Inspección de Trabajo.

    4. Por la posible reforma legislativa que se podría llevar a cabo en la materia

    El pasado 15 de junio fue presentada por el Partido Socialista Obrero Español en el Congreso de los Diputados la "Proposición de ley por la que se modifica el artículo 34 del Real Decreto Legislativo 2/2015 de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores", tomando así la palabra al llamamiento hecho por el Tribunal Supremo al legislador para que regule esta cuestión expresamente, estableciendo que "de lege data" la obligación de llevar un registro horario "no existe por ahora y los Tribunales no pueden suplir al legislador imponiendo a la empresa el establecimiento de un complicado sistema de control horario, mediante una condena genérica".

    La Exposición de Motivos de dicha proposición de ley destaca que muchas obligaciones que asume el empresario en el marco de la relación laboral requieren la necesidad de controlar el cumplimiento de la actividad desarrollada, y que para ello es necesario tener conocimiento de cuál es el tiempo (o jornada) durante el que la persona trabajadora presta sus servicios, no siendo menos importante ciertamente que el poder organizativo empresarial, que conlleva el posible poder sancionador en caso de incumplimientos, requiere de un conocimiento de cuál es el tiempo de trabajo en el que la persona trabajadora está a las órdenes de la empresa.

    La novedad más relevante de la propuesta de reforma es la introducción en la norma (art. 34 del ET) de la obligación del registro diario de la jornada de trabajo, vislumbrándose ciertos criterios de los recogidos en la Instrucción 3/2016 de la Inspección de Trabajo, pero principalmente introduciendo una cuestión muy importante, y es que la concreción de dicha obligación se lleve a cabo en vía convencional, es decir por medio del convenio colectivo "aplicable".

Dicho todo lo anterior, consideramos que es muy recomendable que las empresas, previo análisis de sus circunstancias concretas, tipo de actividad, plantilla, jornada, etc. establezcan algún tipo de control de la jornada de sus empleados, que les permita, entre otros beneficios, la posibilidad de realizar un control del absentismo e incluso la llevanza de un control más estricto del uso del crédito sindical, así como articular una adecuada defensa ante reclamaciones de trabajadores o actuaciones inspectoras y, por qué no, que les ayude a una mejor organización de sus recursos y una reducción de las horas extraordinarias. 


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