¿Ha pagado el cliente XXX? Cualquier profesional que haya trabajado en un Dpto. de Administración de una PYME reconocerá esta pregunta (normalmente suele ser efectuada muchas veces al día). Muchas de ellas tienen su manera de gestionar los cobros de facturas pendientes, algunos ejemplos:
Comprobación del extracto de los bancos identificando los cobros por
cliente.
Revisión del Mayor de Clientes y Deudores periódicamente.
Gestión física de las facturas emitidas identificando el cobro en las
mismas.
En función del volumen de la empresa, del número de clientes y del sector de la empresa estos métodos pueden resultar más o menos efectivos, pero si la misma es de un cierto volumen y tiene un número significativo de clientes (imaginemos un minorista o una distribuidora) gestionar el cobro de los mismos puede resultar una tarea muy complicada (sin contar con devoluciones, pagos parciales o a cuenta que dificultan la gestión), al igual que resultaría imposible confeccionar previsiones de cobro o limitaría mucho la fiabilidad del cumplimiento de los límites de crédito asignados a cada cliente por la aseguradora, por ejemplo.
En primer lugar debemos decir que en las empresas de un mayor volumen es muy aconsejable la utilización de un Programa de Gestión (ya que la Contabilidad u otros instrumentos tienen una utilidad limitada), y en segundo lugar definiremos los pasos de una Venta tipo (el tipo de empresa indicará si todos o solo algunos se cumplen):
Pedido de Venta. Toda venta nace con un pedido de cliente. Debemos comprobar que podemos atender ese pedido (que existe stock suficiente, que planificamos la fabricación o asignamos recursos para su producción…) y establecer una fecha estimada para ser atendido. Desde el punto de vista financiero nuestra obligación será comprobar que el cliente tiene crédito (sumando los albaranes pendientes de facturar o facturas pendientes de cobrar), imaginemos que con el pedido ponemos en marcha el proceso de fabricación de una máquina y cuando finaliza comprobamos que el cliente no disponía de crédito suficiente, o imaginemos que servimos una mercancía, emitimos albarán en instalaciones de cliente (por ejemplo en empresas de distribución de combustible) y éste ha superado crédito (el coste de transporte se habría perdido).
Albarán de Venta. Es un documento que sirve de prueba documental de entrega de bienes. Una vez entregado y validado deberemos emitir factura. Normalmente se facturan una o dos veces al mes, sin embargo es interesante valorar la posibilidad de facturar en el mismo momento de emisión del albarán (los vencimientos de cobro van asociados a la fecha de factura, por lo que si facturamos a final de mes una mercancía servida al principio estamos concediendo 30 días más de crédito). De cara a una correcta gestión del riesgo asociado al cliente los albaranes servidos pendientes de facturar consumen el mismo.
Factura de Venta. Es el documento mercantil donde queda reflejada la venta, en base al cual el cliente efectuará el pago y éste será exigible. Las facturas tienen un vencimiento de acuerdo con las condiciones acordadas con el cliente, esta fecha de vencimiento es muy importante para hacer un correcto seguimiento de facturas retrasadas o impagadas (es aconsejable la confección de un Ageing, que es un resumen muy gráfico de las facturas impagadas en función de la antigüedad del vencimiento de las mismas para una correcta gestión de los cobros) y de la previsión de cobros de las mismas. El hecho de que existan facturas pendientes de cobro consume riesgo concedido.
Cobro de la Factura. Con el cobro de la misma finalizará el Proceso de Venta.
Como hemos indicado un Programa de Gestión facilitará este proceso sensiblemente, ya que podemos manejar gran cantidad de pedidos, albaranes y facturas, con sus importes y fechas de emisión correspondientes y necesitamos una foto fija y fiable de la situación de cada cliente en tiempo real e inmediata. Además un Programa de Gestión nos permitirá pasar al estado siguiente automáticamente, es decir facturar lo albaranado y contabilizar lo facturado, por ejemplo.
En resumidas cuentas, si los pronósticos más negativos acerca de la marcha de la economía se cumplen, el índice de impagos puede crecer alarmantemente, luego debemos optimizar nuestro Departamento de Gestión de Cobro, pero para ello debemos entender perfectamente nuestro proceso de ventas y manejar datos fiables de una manera ordenada.
