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4 de Diciembre de 2019

Augusto Reche Martínez

Director Financiero Grupo MLC

Necesitas un presupuesto

Presupuesto, Forecast, Estimación, Proyección, Previsión… Podemos llamarle de diferentes maneras, aunque todos son sinónimos. Nos referiremos en este artículo como Presupuesto.


El Presupuesto es una de las herramientas básicas de un Departamento Financiero. El instrumento básico de un Departamento Contable son los Libros Contables y uno de los instrumentos básicos de un Departamento Financiero es el Presupuesto.

Gran parte de PYMES funcionan sin Presupuesto, normalmente obtienen una cuenta de Pérdidas y Ganancias del período de referencia cerrado (normalmente un mes) y comparan los datos obtenidos (normalmente ventas y resultado) con el período anterior, o a lo sumo con el mismo período del ejercicio anterior.

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¿Qué es un Presupuesto? Es el documento en el que plasmamos la previsión de ingresos y gastos de la empresa en un período futuro (normalmente el año siguiente).

¿Para qué sirve un Presupuesto? Una primera utilidad que obtendremos del mismo será una base sobre la que comparar los resultados reales una vez estemos incurriendo en los mismos y poder analizar las desviaciones. Pero trabajar con un presupuesto tiene otras ventajas y se desarrollan en el momento de la realización del mismo, ya que un correcto procedimiento nos permitirá conocer todas las áreas de la empresa, cuestionar las debilidades de la empresa, mejorar los controles internos, identificar costes que puedan reducirse, involucrar al resto de Departamentos en la marcha global de la Empresa y planificar las necesidades de financiación que podamos obtener (planificando con antelación nuestras relaciones con bancos).

¿Cómo debe ser un Presupuesto? Realista, no vale con engañarnos o "tocar" alguna cifra para obtener beneficio ni fijarnos resultados irreales, el Presupuesto es un medio para conocer la realidad de la empresa. No es una proyección del resultado interior con un incremento porcentual, si bien puede ser válidos en algunas partidas, debemos detallar la composición de los distintos gastos e ingresos que presupuestemos, ya que las desviaciones con datos reales se podrán realizar si tenemos nuestros cálculos detallados. Es un ejercicio común a toda la empresa, cada uno de los Departamentos debe, dentro de sus competencias, alimentar con su previsión de datos el Presupuesto de la Compañía, deben ser conscientes que cada uno será responsable de las desviaciones que puedan surgir en el mismo. Por último, no es un documento inflexible, ya que podemos modificarlo, en base a nuevas circunstancias que modifiquen sustancialmente las previsiones iniciales.

¿Cómo preparo el Presupuesto? Esta es la parte difícil del proceso, especialmente si se trata de implantar el mismo en nuestra Organización. Teniendo en cuenta que cada empresa tiene sus peculiaridades ofrecemos una serie de pautas para la preparación del presupuesto:

  • El Responsable del Departamento Financiero debe promover una reunión con todos los responsables de los distintos departamentos y con Dirección General en que explicará las ventajas del proceso presupuestario y conseguir la implicación de los mismos en dicho proceso. Esta reunión debe servir para definir o clarificar la estrategia de la Compañía. Por último debemos fijar en la misma el plazo que vamos a definir en este proceso, normalmente 3 años, teniendo en cuenta que el primer año siempre será más detallado.
  • El segundo paso es definir las distintas partidas a presupuestar y asignarlas a cada responsable. Una buena forma de asignar cada una de las partidas es la utilización de Centro de Costes, que son agrupación de costes en función de la capacidad de acción y decisión de los mismos; por ejemplo, los costes de personal de producción o limpieza de fábrica deben recaer en el Responsable de Producción; los costes de asesores fiscales o gastos financieros deben recaer en el Responsable Financiero.
  • Capítulo aparte merece la Previsión de Ingresos, debe recaer claramente en la Dirección Comercial (cuya previsión debe estar íntimamente ligada a la planificación estratégica) y que servirá como fundamento para la determinación de una parte importante costes (por ejemplo, la previsión de unidades vendidas servirá al Responsable de Producción, para establecer los turnos de producción y por tanto el coste de personal).
  • Tras una correcta planificación de los presupuestos y asignación de los Centros de Coste debemos crear las plantillas en las que plasmaremos los datos. Estos modelos deben de cumplir dos requisitos, primero, deben ser fácilmente rellenables por cada Responsable con la previsión y, segundo, deben ser fácilmente rellenables por parte del Departamento Financiero con los datos reales del ejercicio presupuestado para el análisis de sus desviaciones. Igualmente debemos identificar para cada coste una unidad de medida, por ejemplo, el Responsable de Ventas debe estimar el número de comerciales necesarios para cumplir objetivos de ventas (y los gastos salariales asociados a cada uno de ellos); el Responsable de Producción debe presupuestar los KW consumidos en función de la producción esperada. 
  • Por último, debemos extraer toda la información útil para nuestro trabajo dentro del Dpt. Financiero que nos proporciona el Presupuesto, tales como la posible estacionalidad del negocio o necesidades financieras a lo largo del período presupuestado que nos permite planificar nuestras necesidades de financiación, negociación con bancos...
  • Comenzar a trabajar un Presupuesto es una tarea difícil, pero es un instrumento imprescindible para la correcta ejecución de la función financiera de toda empresa. Las ventajas comienzan a desplegarse desde el momento de planificación del mismo ya que nos permitirá un conocimiento global de la Sociedad. 

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