La expedición y remisión de facturas por medios telemáticos, y más en concreto, a través del correo electrónico ha sido siempre un tema controvertido puesto que ha existido una falta de coordinación entre la teoría (la remisión de las facturas a los destinatarios de las operaciones en formato pdf mediante el envío de un correo electrónico no era considerado un medio válido) y la práctica (dicha remisión mediante correo electrónico es práctica más que habitual, muy especialmente en el universo de la pequeñas y medianas empresas).
No se trata de un tema sin importancia puesto que la factura es el documento justificativo de la realización de una determinada operación y, por tanto, de la repercusión de las cuotas del IVA asociadas a la misma. A su vez, es el justificante documental de haber soportado las correspondientes cuotas del IVA con el que cuenta el destinatario de las operaciones y, por ello, se trata del principal documento a utilizar a la hora de justificar el derecho a la deducción de las cuotas del IVA soportado. Por todo esto, contar con facturas correctas, que cumplan con todos los requisitos exigidos tanto por el Reglamento de Facturación como por la Ley del IVA no se trata de un requisito meramente formal, sino que se trata de un requisito esencial para ejercitar, sin sobresaltos, el derecho a la deducción de las cuotas del IVA soportado en la realización de operaciones empresariales o profesionales.
Se puede afirmar que la nueva norma de facturación pretende poner solución a esa falta de coordinación entre la teoría y la práctica ya que supone un decidido impulso a la facturación electrónica, cumpliendo la finalidad marcada por la Directiva comunitaria (Directiva 2015/45/UE). La exposición de motivos de esta Directiva es toda una declaración de intenciones al señalar que el espíritu de la misma es el de dar el mismo trato a la factura en papel que a la factura electrónica, como instrumento para reducir costes y hacer más competitivas a las empresas.
El objetivo último es siempre el de garantizar la autenticidad del origen de la factura así como la integridad de su contenido. Es decir, garantizar, de alguna manera, que las facturas no han sido ni pueden ser objeto de manipulación. Esto debe ser así tanto para las facturas tradicionales emitidas en formato papel como para las facturas electrónicas, incluidas (ahora sí) las facturas en formato pdf.
No son pocos los pronunciamientos de la Dirección General de los Tributos en esta línea. Uno de los más recientes lo ha hecho a través de su Resolución número V0340/2015, de fecha 30 de enero de 2015, en respuesta a la consulta planteada por una Cámara de Comercio que pretendía sustituir la remisión de facturas en papel por facturas en pdf a través del envío de un correo electrónico.
De forma tradicional se ha señalado que tanto la autenticidad del origen como la integridad del contenido de las facturas debían ser garantizadas por uno de los siguientes mecanismos:
- Mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado digital reconocido (el más habitual es el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre);
- Mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI); o
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización.
Es decir, o se contaba con alguno de los dos sistemas validados por la normativa señalados en los dos primeros apartados, o se necesitaba autorización del Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT si lo que se quería era utilizar un sistema alternativo a estos sistemas "oficiales" (firma electrónica y sistema EDI). Para ello, la Administración podía ejercitar una auditoría del sistema propuesto.
Como se ha señalado anteriormente, estos criterios han sido flexibilizados. De esta manera, la garantía de la autenticidad del origen y de la integridad del contenido de las facturas electrónicas no precisa de condiciones o requisitos adicionales respecto de las expedidas en papel y corresponde al obligado a su expedición dar prueba de esta autenticidad e integridad. Si es posible que el obligado a la expedición pueda garantizar con seguridad a través de sus propios controles de gestión o de auditoría internos la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas expedidas, el sistema de facturación debería darse por válido. De esta manera, la solicitud de autorización a la que se hace mención más arriba ha dejado de ser obligatoria y será, únicamente, potestativa para el sujeto pasivo.
En general, lo que se requiere es que los controles de gestión permitan crear una pista de auditoría fiable (término de difícil explicación) que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
En el caso de compañías pequeñas o de trabajadores autónomos donde la gestión diaria es llevada a cabo por una misma persona, parece fácil establecer esa conexión o pista de auditoría fiable. Sin embargo, en compañías más grandes y sofisticadas en las que las labores administrativas estén diseminadas por varios departamentos, debe ser posible establecer esa pista de una forma fiable y de esta forma establecer una conexión entre los distintos estadios de la operación, desde su contratación, hasta su realización. A saber, la existencia de una orden de compra, la entrega del bien o la prestación del servicio requerido, la emisión de la correspondiente factura y, finalmente, el pago de la misma.
Se puede afirmar que la flexibilización en las condiciones requeridas para poder emitir facturas de forma electrónica (incluyendo la remisión por correo electrónico de facturas en formato pdf) no puede implicar una relajación en la adopción de medidas de control. Más bien al contrario, puesto que el hecho de que exista libertad de prueba para el obligado a expedir las facturas hace que éste deba ser más diligente si cabe en sus controles de gestión para, llegado el caso, poder demostrar en una eventual inspección que las facturas expedidas de acuerdo con sus procedimientos internos son correctas y garantizan la autenticidad de su origen así como la integridad de su contenido.
Si esto no es así, las facturas "electrónicas" podrían no darse como válidas lo que situaría al sujeto pasivo en una situación incómoda y al destinatario de las mismas en una situación delicada, al poder ver vulnerado su derecho legítimo a la deducción de las cuotas del IVA soportado hasta que cuente con facturas consideradas correctas y fiables por la Administración de los tributos.
