Blog Manual Interno de Gestión

9

de

Junio

Óscar Fernández León

Socio Director de LEON & OLARTE FIRMA DE ABOGADOS, SLP y Experto en Gestión y Organización de Despachos Profesionales

Consejos prácticos sobre las reuniones de trabajo


Continuando con el examen de las reuniones de trabajo que iniciamos en nuestra anterior colaboración, el post de hoy lo dedicamos al análisis de los elementos cuyo conocimiento es indispensable para celebrar una reunión de trabajo eficaz así como algunos consejos para mejorar nuestras habilidades en la dirección de las mismas.

Sucintamente, vamos a examinar cuatro etapas y último apartado dedicado a algunos "trucos" para el mejor desarrollo de una reunión de trabajo.

1º.- Determinación del objetivo: Hemos de partir de la base de que todas las reuniones tienen una finalidad, meta o propósito y, por tanto, un objetivo a definir. Como es natural, los objetivos pueden ser muy variados, aunque, en todo caso, suelen coincidir con los objetivos generales del despacho (decidir como enfocar un asunto, informar, formar, etc...). En todo caso, para la fijación del objetivo hemos de preguntarnos ¿Qué pretendo conseguir con la reunión?

Por ello, el dedicar un espacio de tiempo a analizar cual será el objetivo de la reunión es fundamental no sólo para organizar adecuadamente las reuniones, sino igualmente para decidir si alguna reunión periódica o ya convocada debe ser cancelada por no aportar nada al objetivo de la misma.

2º.- Elaboración del orden del día: Como primera cuestión al analizar el orden del día, debemos responder a la siguiente pregunta ¿Cuáles son las ventajas de disponer de un buen orden del día? La respuesta es sencilla: un orden del día eficaz no sólo ahorra tiempo, sino que hace la reunión más productiva. Efectivamente, el orden del día facilita el desarrollo uniforme de la reunión, su seguimiento y la comprensión de los temas tratados por parte de los asistentes.

Para ello, debemos comenzar por decidir los temas que van a figurar en el orden del día (siempre con la vista puesta en nuestro objetivo). Es recomendable que al decidir los temas, éstos se definan con la máxima precisión, recogiendo la información necesaria para que el destinatario conozca de lo que se va a tratar, facilitando así la preparación de la reunión. A continuación, conviene ordenar los temas a tratar. En este punto, el criterio dependerá de la urgencia del asunto (primero los asuntos prioritarios); la relación entre algunos asuntos del orden del día (debatir en bloque determinados asuntos); el grado de atención de los asistentes durante el transcurso de la reunión (asuntos creativos al comienzo de la reunión), etc.... Una vez se encuentren los temas definidos y ordenados, es conveniente asignar un tiempo a cada tema, de manera que los asistentes conozcan con anterioridad la previsión temporal de cada tema. Esto es un aspecto psicológico de la máxima relevancia, ya que indudablemente condicionará a los asistentes a someterse a dicha limitación temporal.

3º.- Convocatoria: Dar a conocer el orden del día a los futuros asistentes es un aspecto de suma importancia, ya que existe una relación directamente proporcional entre la productividad de una reunión y un número reducido de asistentes (entre 4 a 8 es un número excelente). Por ello, se impone una reflexión para decidir que personas deben asistir, cuáles pueden ser excluidas y cuáles pueden asistir a la reunión en el momento en el que se debata el punto del orden del día que realmente le interese (como tenemos organizado el orden del día por temas y tiempo asignado, no será difícil determinar el momento de acceso a la reunión).

Por otro lado, es interesante adjuntar a la convocatoria documentos informativos sobre los temas a tratar que deberán ser breves y concisos, pero que cumplan con el objetivo de ilustrar a los asistentes sobre el contenido que va a debatirse.  

4º.- Conducción de la reunión: La conducción o dirección de la reunión viene referida a la capacidad de la persona que dirige la reunión para alcanzar su máxima eficacia y que está se lleve a cabo en el tiempo previsto, es decir, en la medida que el director actúe con eficacia, el objetivo de la reunión se alcanzará.

Para ello, éste deberá introducir al principio de la reunión (un par de minutos bastarán) una reseña de los temas a tratar para que los asistentes queden plenamente ilustrados de sus contenidos; igualmente, deberá informar de lo que solicita de los asistentes respecto a cada tema (una reflexión, una opinión, una decisión, etc...). A continuación, el director deberá conducir la reunión de manera que partiendo del examen de la información de cada punto, se proceda al debate y argumentación para alcanzar las decisiones oportunas, decisiones que deberán quedar reflejadas por escrito en la correspondiente acta de la reunión.

5º.- Habilidades para conducir una reunión: Para concluir, vamos a reseñar algunas de las habilidades que pueden ser de gran utilidad a la hora de dirigir una reunión.

- Una vez convocada la reunión a una hora, aquella debe comenzar puntualmente aunque falten algunos de los convocados.

- A medida que se incorporen los rezagados no debe repetirse ni resumirse nada de lo ya expuesto antes de la llegada de éstos (¡que miren el acta de la reunión!)

- En los casos de asistencia de personas dadas a prolongar las reuniones con sus intervenciones, es conveniente convocar la reunión una hora antes del fin de la jornada de mañana o tarde. No falla.

- El director debe ser cortés pero firme, cortando cualquier intervención que se aparte del debate. Menos aun, puede permitir comportamientos inapropiados entre los asistentes, es decir, salidas de tono.

- Existen programas informáticos gratuitos en internet que permiten controlar el coste de la reunión partiendo del número de asistentes y el salario medio de los mismos: Utilícelos en las reuniones de equipo. Puede ser angustioso (especialmente para el Jefe) pero funcionan.

- Ante las divagaciones de los asistentes (algunos mas dados que otros), el director debe recordar permanentemente el tiempo que se dispone para debatir el punto del día o, en su caso, el tiempo que queda.

- Es conveniente acabar a la hora establecida inicialmente.

- Si al concluir la reunión es posible conocer la fecha de la próxima, ésta puede fijarse verbalmente evitando así innumerables llamadas para determinar dicha fecha.

- No olvide cerrar la puerta y así evitar interrupciones.

En fin, con estos consejos concluimos los post relativos a las reuniones, siendo conscientes de que es muy difícil incorporar estas reglas a nuestro quehacer debido al eterno problema de la falta de tiempo y de priorización, pero no está de más que recordemos de vez en cuando alguna de las reglas descritas, pues seguro que nos ayudarán a mejorar la eficacia de las tan "denostadas" reuniones.

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