En nuestro último post tratamos sobre la importancia de emplear la herramienta de la delegación de tareas en el sector de la abogacía, analizando su concepto, fundamento, principios y beneficios. Hoy, de forma más práctica, entraremos a examinar las etapas de la delegación eficaz, plenamente extrapolables a nuestra actividad profesional, en las que un expediente judicial o extrajudicial siempre es susceptible de dividirse en distintas tareas que pueden ser ejecutadas por otros compañeros a través de la delegación. Practicando esta técnica, dispondremos de más tiempo para realizar lo esencial de nuestro trabajo y podremos organizarnos mejor.
Entrando en materia, el proceso de delegación puede desarrollarse, si bien de forma simplificada, a través de los siguientes pasos:
- – Identificación y análisis del asunto objeto de delegación: Lo primero es lo primero. Antes de delegar debo conocer el trabajo completo que tengo que realizar y el resultado que espero del mismo. De esta forma, no sólo dispondré de una visión global del asunto, sino que conoceré el ámbito donde se integra el trabajo que pretendo delegar y las necesidades de impulso del mismo.
- – Establecimiento de las tareas objeto de delegación: Una vez disponga de este conocimiento, procederé a identificar el trabajo a delegar, los objetivos que pretendo conseguir con su ejecución y obtener toda la información y los recursos necesarios para la más eficaz ejecución de la delegación. En este caso (si bien dependerá de muchas circunstancias) deben delegarse las tareas rutinarias y menores; las tareas que otros compañeros puedan hacer debido a sus capacidades y, finalmente, aquellas tareas que pueden contribuir al desarrollo y formación de sus habilidades.
- – Elección de la persona a quien delego el trabajo: Una vez conocida la tarea a delegar, es preciso que tengamos en cuenta la habilidad experiencia del abogado para ejecutar la tarea, su grado de motivación y si dispone de tiempo para llevar a cabo la tarea. El nivel mayor o menor que la persona disponga de cada uno de los factores anteriores estará íntimamente relacionado con el grado de supervisión que haya que emplearse en la delegación y, en definitiva, si ésta será o no eficaz, lo que irá en relación con los beneficios que pretendemos obtener al delegar.
- – Delegación efectiva de la tarea: Una vez decidida la persona, hay que poner en práctica la decisión. Para ello, hay que reunirse con ella e informar con la máxima precisión de los objetivos del trabajo encomendado; ofrecer la información y recursos de apoyo necesario para desarrollar la tarea; establecer los plazos de ejecución; fijar el grado de disponibilidad de la persona que delega para resolver las dudas y cuestiones que surjan y, en su caso, establecer etapas de control y supervisión de la tarea que se va realizando. En esta primera reunión, deberá quedar clara la responsabilidad delegada (lo que puede o no hacer sin consultar con la persona que delega).
- – Seguimiento del proceso de delegación: Durante la ejecución del trabajo delegado, hemos de estar en disposición de aconsejar y ayudar a la persona que ejecuta el mismo. Dependiendo del grado de complejidad de la tarea, pueden establecerse fases o etapas de supervisión en las que se comentará sobre la evolución del trabajo. Es conveniente apoyar mediante muestras de refuerzo y ánimo si se está haciendo un buen trabajo o expresar, con respeto y moderación, opiniones negativas con una finalidad de mejora.
- – Recepción de los trabajos delegados y revisión del trabajo objeto de delegación: Una vez concluido el trabajo, examinaremos el grado de cumplimiento de las tareas delegadas (lo que ha ido bien o mal) y, de ser necesario, llevaremos a cabo un feedback con nuestro colaborador, con el fin establecer pautas futuras de mejora.
Para concluir, señalar que el proceso de delegación puede completarse con el auxilio de la elaboración de listas, cuadrantes y fichas que nos permitan controlar el desarrollo de la tarea encomendada y la mejora de las habilidades de la persona a la que hemos delegado nuestro trabajo.
