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Blog Manual Interno de Gestión

24 de Abril de 2014

Óscar Fernández León

Abogado. Experto en habilidades profesionales
@oscarleon_abog

¿Es posible preparar el juicio como un proyecto? (II)

Continuando con el post precedente, hoy vamos a detenernos en la preparación del juicio como proyecto. Para ello, hemos de partir de que para dicha preparación dispondremos de un determinado plazo, y dicho plazo estará salpicado de acciones sucesivas tales como el estudio de los documentos rectores del pleito, la visualización de la audiencia previa, el examen de la parte y de los eventuales testigos e incluso la realización de un feedback después del juicio para comprobar la eficacia de nuestra intervención.


Esta idea de equiparar la preparación del juicio con un proyecto es ciertamente refrescante, pues los abogados (que disponemos una mente muy racional y analítica) empezaremos a visualizar esta etapa sobre la base de los principios de organización, planificación y gestión del tiempo, componentes éstos vitales para llegar al día del juicio con nuestro trabajo bien hecho, puesto que la organización del proceso de preparación del juicio partiendo de dichos principios nos ayudará, sin duda alguna, a ser más resolutivos y eficaces.

Con el fin de concebir las bondades de esta técnica, a continuación vamos a aplicarla extrapolándola a la preparación del juicio, y que mejor para ello que estructurarla en diversas ideas y conceptos de ineludible aplicación.

 Necesidad de planificación.

Un explorador jamás llegará a su destino sin un mapa en la misma medida que no podemos gestionar adecuadamente un proyecto sin un plan. Para ello, es imprescindible dedicar tiempo, paciencia y concentración en la elaboración del plan que contemple todos y cada uno de los aspectos generales del proyecto. Aquí es clave detenerse y dedicar el tiempo preciso de planificación para que dispongamos de una idea general pero bastante aproximada de los objetivos, la estructuración, los riesgos y las responsabilidades que entraña el proyecto. De hecho, uno de los errores más habituales de la gestión de proyectos deriva de una ejecución deficiente cuya causa reside en la fragilidad de la planificación realizada.

Disponer de unos objetivos claros.

Todo proyecto requiere la identificación clara y precisa de lo que deseamos conseguir a través del proyecto, es decir, de nuestro propósito, objetivo o meta. De lo contrario, el proyecto no tendría sentido alguno. Por otro lado, el conocer el objetivo u objetivos nos hará sentirnos más motivados, será más fácil pasar sin dudas e inseguridades a la ejecución del proyecto y nos mantendrá alerta y dispuestos para aprovechar al máximo las oportunidades y desafiar los riesgos e imprevistos.

En el caso de la preparación del juicio, es evidente que el objetivo será intervenir en el acto del juicio con la máxima profesionalidad y eficacia a fin de obtener el pronunciamiento judicial más acorde con los intereses de nuestro cliente (dentro de esta idea podrían considerarse diversas subdivisiones dependiendo de la naturaleza del asunto, de las probabilidades de éxito, etc...)

La división del proyecto en fases.

En tercer lugar, hemos de saber que los proyectos no se realizan, pues lo que se realizan son acciones concretas y tangibles a lo largo del tiempo a través de las cuales nos vamos acercando a nuestro objetivo. Por esta razón, es fundamental que dividamos el proyecto en diversas fases etapas en las que asociemos una determinada actividad con un determinado periodo de tiempo.

Para ello, hemos de tomar tres factores:

  • las tareas a realizar,
  • el orden de ejecución de dichas tareas y
  • las fases temporales en las que aquellas deberán llevarse a cabo.

De esta forma, podremos contemplar el proyecto tanto como un conjunto como una asociación interdependiente de acciones que ejecutadas ordenadamente a lo largo del tiempo desembocarán en un resultado (este concepto es fundamental)

Como ya avanzamos al principio, para la preparación del juicio dispondremos de un determinado plazo, y dicho plazo estará salpicado de acciones que se irán sucediendo en el tiempo como, entre otras, el estudio de los documentos rectores del pleito, la visualización de la audiencia previa, el examen de la parte y de los eventuales testigos e incluso la realización de un feedback después del juicio para comprobar la eficacia de nuestra intervención. Una adecuada división ordenada de dichas tareas y la asignación de fechas y tiempos adecuados será garantía de éxito.

Gestión de Riesgos.

El riesgo se define como "las perspectivas de exposición a consecuencias adversas de eventos futuros". La identificación y gestión exitosa de los riesgos pueden mejorar enormemente las perspectivas de éxito del proyecto.

Todo proyecto puede verse afectado por situaciones que dificulten su desarrollo o que incluso lo impidan temporal o definitivamente. Estas situaciones, llamadas riesgos, pueden gestionarse a través del análisis y gestión de riesgos. A través de la primera se identifican los posibles riesgos y se evalúan acciones alternativas para la evitación, a ser posible de dichos riesgos. En cuanto a la fase de gestión de riesgos se planifican las acciones para gestionar los mismos cuando estos sobrevengan, existiendo numerosas técnicas aplicables al respecto (prevención, reducción, transferencia, control, etc...).

Durante la preparación del juicio, indudablemente se producirán situaciones de riesgo para el desarrollo del proyecto. A modo de ejemplo, podrán surgir imprevistos tales como una enfermedad del abogado, un repunte considerable en su trabajo que nos impida cumplir con los hitos, falta de motivación por cuestiones personales que nos afecten, situaciones éstas que pueden producir considerables retrasos en el proyecto. En estos casos, hemos de estar preparados para esperar que esto pueda suceder, aceptando que problemas pueden ocurrir y disponiendo de estrategias alternativas para garantizar la conclusión del proyecto (tener designado a un sustituto que pueda hacerse cargo del asunto, emplear técnicas de delegación, actuar con rapidez ante el juzgado, etc...)

Identificación de responsabilidades para el Jefe de Proyecto

El Jefe de proyecto es la persona que en última instancia es responsable de la planificación, ejecución y conclusión del proyecto. Para ello, dispondrá de una serie de responsabilidades que le permitirán exigir la participación y colaboración de las personas involucradas en el proyecto. La definición de sus competencias y responsabilidades es esencial para evitar situaciones controvertidas por la resistencia o falta de colaboración de aquellos en el desarrollo del mismo.

Normalmente, la preparación del juicio va a asociada a que el abogado que lleva el caso es el propio Jefe de Proyecto (yo me lo guiso y yo me lo como). No obstante, en algunos casos en los que la preparación del juicio conlleva la intervención de diversos profesionales, es fundamental el establecimiento de estas responsabilidades con el fin de dotarlo de la suficiente autoridad para garantizar el control del proyecto.

Naturalmente, la gestión de proyectos contiene numerosas ideas, principios y conceptos cuyo análisis y extrapolación a la actividad del abogado excedería nuestro trabajo (controles, evaluaciones, ejecución del proyecto, etc...) No obstante, nos damos por satisfechos con poder trasladar la existencia de esta asociación entre nuestra actividad y la gestión por proyectos, vínculo que sin duda, y con las necesarias adaptaciones, podrá ser de mucha utilidad a los abogados.

Este y otros post y artículos de Legal Today podrá encontrarlos en la página web del autor



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