Imprevistos, ¿quién dijo miedo?

Los imprevistos constituyen un elemento esencial a considerar en el desarrollo del trabajo diario del abogado, muy especialmente en el trabajo que llevamos a cabo en nuestros despachos, ya que una vez que estamos interviniendo en los Juzgados, las posibilidades de ser interrumpidos son prácticamente mínimas. Por ello, en esta colaboración vamos a centrarnos en cómo gestionar adecuadamente las interrupciones que se producen cuando nos encontramos en nuestras oficinas.

Es un hecho incuestionable que la jornada de trabajo de un abogado se encuentra salpicada de interrupciones, que pueden ser clasificadas según la importancia del asunto que la motiva: las "menores" serían las llamadas telefónicas, visitas no programadas de clientes, reuniones inesperadas, etc… y las " mayores ", como la llamada de un cliente para realizar un trabajo urgente e importante (asistencia a un detenido); la visita de un cliente con un asunto de inmediata actuación, la pérdida temporal del suministro eléctrico, un accidente laboral, la cancelación de determinada actividad, etc… Otra clasificación sería la que se encuentra fundada en la persona responsable de las interrupciones: Aquí encontraríamos aquellas interrupciones causadas por nuestra propia conducta (distracciones, dedicarse momentáneamente a otras tareas, correos electrónicos, internet etc.) y las que derivan de la conducta de terceros (llamadas telefónicas, visitas inesperadas, etc.).

Para el examen de este tema, hemos de partir del postulado principal  de la Ley de Carlson, o Ley de las secuencias homogéneas de trabajo, que establece que todo trabajo que se interrumpe resulta menos eficaz que si se realizara continuamente. Igualmente, hemos de considerar el hecho de que el abogado que se precie, necesita mientras se encuentra en el despacho de un tiempo estable y sin interrupciones tanto para la preparación de los casos como para su propia formación, ya que sin este espacio, la pérdida de productividad se irá incrementando proporcionalmente con las opciones de fracaso.

Dicho esto, entiendo que es fundamental para el crecimiento del abogado saber gestionar los imprevistos, puesto que una adecuada implementación de ciertas técnicas puede ahorrarnos tiempo, y con ello, garantizar esos periodos temporales de concentración y dedicación al trabajo que desgraciadamente resultan tan escasos.

Con esta premisa, vamos a examinar a continuación algunos consejos que nos ayuden a afrontar los imprevistos.

1º.- Ser conscientes de que los imprevistos constituyen una realidad en la jornada diaria del abogado. Esto es importante, pues hemos de saber distinguirlos de las actividades normales, de modo que evitamos caer en el error de identificar las interrupciones con el trabajo en sí mismo, de manera que llegamos a aceptar el caos reinante que provocan las interrupciones como algo normal e inevitable de nuestro trabajo.

2º.- Aceptar que los imprevistos forman parte de la vida profesional del abogado, pues admitir dicha idea nos permite estar mas preparados para afrontarlos como tales, evitando con ello conductas de frustración, enfado y, en ocasiones, ira ante el malestar que suponen los imprevistos ¿Quién no se ha quejado amargamente ante una llamada mientras estamos concentrados en una tarea? Esta aceptación no puede identificarse con tolerancia, sino mas bien lo contrario, pues lo que pretendemos es crear un contexto en el cual podamos desenvolvernos sabiamente cuando las interrupciones aparezcan.

3º.- Identificar los imprevistos. Es lógico, ya que luchar contra un enemigo desconocido constituye un gran error. Por ello, hemos de conocerlo antes de que sea demasiado tarde. Aunque este consejo pueda parecer simple, no lo es, ya que para elaborar un remedio frente a los imprevistos, estos tendrán que analizarse y estudiarse, de manera que si alcanzamos a identificar los mas habituales que afectan a nuestro trabajo, dispondremos de las herramientas necesarias para paliar su efecto.

4º.-  Saber que los imprevistos no atacan a todo el mundo con la misma eficacia, sino sólo cuando se producen las condiciones adecuadas, es decir, habrá contextos en los que los imprevistos causarán mas daño al abogado (cuando hay desorganización permanente, cuando no planificamos, cuando nos distraemos, etc…).

5º.- Disponer de herramientas para luchar contra los imprevistos. Este aspecto es fundamental, puesto que si estamos preparados, actuaremos con seguridad, paciencia y eficacia para gestionar la situación. Dicho de otro modo, cuando llegue el imprevisto no nos pondremos nerviosos, impacientes y enfadados, elementos estrechamente vinculados a un comportamiento ineficaz que solo nos reportará insatisfacción y nulos resultados.

Entre los remedios para gestionar los imprevistos podemos destacar los siguientes:

• Disponer de unos hábitos de gestión del tiempo saludables: Fijar prioridades, comenzar siempre por la tarea más importante, saber dividir y estructurar el tiempo, ser realista en la fijación de tiempos de trabajo, concentrarse y focalizarse en la actividad que se está desarrollando en cada momento, no hacer más de una tarea a la vez, conocer nuestros ritmos biológicos.
• Adoptar un protocolo para la gestión de los imprevistos "menores": Debemos de disponer de un protocolo de actuación para aquellos casos en que se producen llamadas telefónicas, visitas de personal o compañeros a nuestra oficina o visitas imprevistas de clientes. A modo de ejemplo: filtro de llamadas, dar a conocer a nuestros compañeros de despacho los horarios en que no podemos atenderlos, educar debidamente a los clientes respecto a las normas de funcionamiento del despacho, etc… Igualmente, ser disciplinados y evitar comportamientos que, de por sí, constituyen interrupciones. Para ello cerraremos el correo electrónico, evitaremos actuar a modo multitareas,  organizaremos los tiempos de llamadas, etc…
• Disponer de un Plan B: Para prevención de aquellos imprevistos mas graves, hemos de disponer de una planificación alternativa que nos facilite la respuesta a la situación creada. Si conocemos los imprevistos, podremos establecer planes de actuación a medida que nos permitan actuar con rapidez y eficacia. Aquí es fundamental la experiencia, ya que ya hemos sufrido los efectos de un imprevisto, podremos calcular los riesgos y los fallos que pueden producirse, y así adoptar decisiones que anticipen soluciones.
• Actuar con rapidez: A mayor rapidez en la respuesta, mayor eficacia en nuestra actuación y mayor posibilidad de reducir los efectos perniciosos del imprevisto. Para ello habrá que ser flexibles y adaptarse a las circunstancias.
• Comunicación: Ante un imprevisto, hay que disponer de un alto grado de comunicación entre los miembros del equipo, de forma que todos los implicados en su solución puedan actuar de forma rápida y homogénea.
• Colaboración: En muchas ocasiones, el imprevisto se resolverá a través de una delegación en un compañero o en la suplencia de éste en la actividad que veníamos desarrollando, por lo que los abogados del despacho deberán ser conscientes de la necesidad de ayudar y colaborar al profesional afectado por el imprevisto y como no, de la existencia de los planes alternativos.
• Aprender: Abundando en la idea ya anticipada, hay que aprender de las situaciones inesperadas con el fin de extraer la enseñanza que nos permita estar mas preparados cuando la ocasión se repita.
• Tener una cultura empresarial y unos valores bien definidos: Los principios que inspiran el funcionamiento del despacho, si están bien asentados, permitirán conocer qué hacer y cómo hacer cuando surja el imprevisto, reduciendo la burocracia y la dependencia jerárquica y por supuesto, la lentitud en la reacción.

Para concluir, creo que todo lo expuesto podía resumirse en una idea: se consciente de los imprevistos y acéptalos, pero para que no perjudiquen a nuestra práctica profesional debes dedicar algún tiempo, como una tarea más, a prevenirlos y anticiparte a ellos.