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Blog Manual Interno de Gestión

2 de Junio de 2011

Óscar Fernández León

Abogado. Experto en habilidades profesionales
@oscarleon_abog

Reuniones ... ¿para qué os quiero?


Si tuvieras que identificar, en una palabra, la razón por la cual la raza humana no ha alcanzado, y nunca alcanzará, su máximo potencial, esa palabra sería "reuniones".  Dave Barry, "Las cosas que me costó 50 años aprender"

Las reuniones de trabajo constituyen un instrumento de gestión y organización necesario para el eficaz funcionamiento de toda empresa. No obstante, si realizáramos una encuesta entre empresarios y profesionales sobre la bondad de las reuniones de trabajo, desgraciadamente, el resultado de la misma concluiría en una valoración negativa. Ciertamente, a nadie escapa que en la mayoría de las ocasiones, a pesar de los buenos propósitos que preceden a su convocatoria, las reuniones suelen resultar poco eficaces o, en el peor de los casos inútiles. Sin embargo, esto constituye una gran paradoja si tenemos en cuenta que un porcentaje muy alto del tiempo de trabajo (entre un 70 % y un 80 %) se dedica por los empresarios a reuniones de trabajo.

¿Cuál es la razón de esta opinión tan generalizada?

No son realmente necesarias, no tienen objetivos bien definidos, no están bien diseñadas para resolver los asuntos, el se garantiza una, duran demasiado tiempo y no llegan a resultados satisfactorios.

Tras echar un vistazo a literatura que se ocupa de esta materia, la razón principal de esta opinión descansa en que la mayoría de los que intervienen en una reunión, suelen concluir la misma con una sensación de pérdida de tiempo que podrían haber dedicado a tareas más productivas. A esta idea, contribuye la falta de un orden del día claro y preciso; inexistencia de control del tiempo empleado en tratar los asuntos; temas poco concretos; intervenciones de los asistentes ajenas al fin de la reunión; retrasos de los asistentes; inasistencia de personas necesarias; ineficacia del encargado de conducir la reunión, etc..... En definitiva, las reuniones, como recurso de organización y gestión del trabajo, requieren, para su eficacia, que las partes involucradas en la misma, conozcan y respeten los requisitos establecidos para su funcionamiento. Sólo así podremos dar a este instrumento de trabajo un uso adecuado, ya que si los participantes no conocen o no respetan las normas que informan toda reunión, el fracaso está asegurado.

Por lo tanto, nos encontramos ante una cuestión de aprendizaje y compromiso, en el que naturalmente influirá la disciplina y responsabilidad de las personas, de manera que en la medida en que estas habilidades se consigan (lo cual ciertamente no es nada sencillo), la reunión será un éxito, lo cual nos permitirá disfrutar de los verdaderos beneficios de las reuniones, a saber:

  • Consecución del objetivo de la misma (comunicar, informar, planificar, proyectar, etc...).
  • Aprovechamiento adecuado del tiempo destinado a la reunión.
  • Refuerzo de la identidad del equipo.
  • Se consigue valorar y destacar la contribución de las personas que intervienen.
  • Aumenta el compromiso y responsabilidad del equipo.

Dicho esto, en el presente y en el próximo post vamos a tratar sobre las reuniones de trabajo; primero desde una perspectiva general para, posteriormente, centrarnos en los pasos necesarios para la celebración de una reunión productiva.

En nuestra práctica profesional, la reunión de trabajo es una realidad incuestionable. De hecho, si analizamos atentamente el tiempo en el que estamos reunidos, comprobaremos que gran parte de la jornada de trabajo la dedicamos a reunirnos con compañeros del despacho, clientes y otros profesionales del derecho, sin olvidar nuestras reuniones con la Administración, que aunque no lo parezca, también son reuniones. En consecuencia, hemos de aceptar y asumir que las reuniones, como parte ineludible de nuestro trabajo, pueden reportarnos importantes beneficios si sabemos aprovecharlas adecuadamente, y para ello, qué mejor que conocer los principios de su funcionamiento.

Centrados en la abogacía, y desde una perspectiva meramente ilustrativa, podemos clasificar nuestras reuniones en los siguientes grupos:

REUNION CON LOS COMPAÑEROS DEL DESPACHO

      - De organización diaria: Para conocer las tareas de todos los compañeros y coordinar
        actuaciones.
       - Informativas: Para informar de decisiones de la gerencia o cualquier otra cuestión que afecte a los
        miembros del despacho.

       - De formación: Formativas o de actualización de conocimientos.
       - De equipos de trabajo o de proyecto: Trabajo del equipo en determinado expediente.

REUNION CON LOS CLIENTES

      - Primer contacto con el cliente: Toma de contacto para el encargo del asunto o mera consulta.
      - Segundas o sucesivas reuniones con el cliente: De preparación del asunto; informativas del
       desarrollo del caso; preparación del juicio, etc...

REUNION CON EL COMPAÑERO O LA PARTE CONTRARIA

       - Tomas de contacto.
       - Negociación del asunto.
       - Transacción del asunto.

REUNION CON ADMINISTRACIONES, REGISTROS, JUZGADOS, ETC...

      - Reuniones con Notarios, Registradores, etc...
      - Reuniones en la Administración.

No obstante, partiendo de que todas estas reuniones son importantes, el formato que vamos a examinar se ajustará más a las reuniones con los compañeros del despacho, especialmente las de proyecto, si bien, de dicho formato podremos extraer ideas muy atractivas para aplicar a las restantes reuniones de la clasificación indicada.

Para concluir, debemos indicar que si bien se ha escrito mucho sobre las reuniones (como puede comprobarse fácilmente en la red), nos inclinamos por cinco elementos cuyo conocimiento es indispensable para celebrar una reunión eficaz:

  1. Determinación del objetivo.
  2. Elaboración del orden del día.
  3. Convocatoria.
  4. Conducción de la reunión.
  5. Habilidades para interactuar en una reunión.

En nuestro próximo post entraremos en materia analizando las prácticas más habituales para asegurar la eficacia de la reunión.



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