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Blog Manual Interno de Gestión

21

de

Marzo

Óscar Fernández León

Socio Director de LEON & OLARTE FIRMA DE ABOGADOS, SLP y Experto en Gestión y Organización de Despachos Profesionales
@oscarleon_abog

Todos para uno y uno para todos: la gestión en equipo del despacho

Reunirse en equipo es el principio,…mantenerse en el equipo es el progreso,…trabajar en el equipo es el éxito” H.J. Taylor.


Siempre he sido un ferviente partidario de que los profesionales y personal que trabajen en el despacho dispongan de la mayor información posible en todos los aspectos vinculados al desarrollo y crecimiento del mismo. Ello es así, pues sin perjuicio de que ciertos asuntos de la organización, como los estratégicos y económicos, quedan reservados a la dirección, existen multitud de aspectos que son del interés directo de aquellos, cuyo conocimiento no sólo les ayudará a sentirse más integrados en la firma, sino que les permitirá colaborar aportando ideas y, con ello, un valor añadido al negocio.

En relación con lo expuesto, siempre me ha parecido una práctica muy recomendable el organizar periódicamente una reunión con todos los integrantes del despacho en la que de forma libre y espontánea se traten diversos temas que sean del interés del colectivo, de modo que los participantes, en igualdad de condiciones, expongan sus ideas, opiniones, sugerencias, críticas, etc...sobre tal o cual asunto.

Fruto de estas reflexiones, y retomando una práctica que ya estandarizamos hace años en el despacho, hemos vuelto a implementar dicha reunión con notable éxito, por lo que aprovecho este post para pasaros algunas notas de este proyecto por si deseáis ponerlo en práctica.

ASISTENTES: Todos los abogados y personal, excepto los socios.

MODERADOR: Gerente o abogado más veterano.

PERIODICIDAD: Una vez al mes, preferentemente el viernes a las 13 horas.

DURACION: Una hora.

ORDEN DEL DIA:

1º.-  Puesta al día por el Gerente a través de la exposición de los proyectos implantados y medidas adoptadas en el despacho en el mes anterior.

2º.- Comentarios a los proyectos y medidas implantados el mes anterior.

3º.- Ronda de sugerencias en las siguientes materias: a) Recursos Humanos; b) Recursos Materiales (suministros, informática, biblioteca, etc...); c)  Atención al cliente; d) Organización interna del despacho (programas, documentación, etc...); e) Relaciones con profesionales (procuradores, notarios, etc...); etc...

Una vez concluida la reunión, el moderador se reúne con el socio director o con los socios y le expone el resultado de la reunión, con especial examen en las distintas propuestas y sugerencias realizados por los asistentes. Tras la evaluación de las sugerencias, si es posible y encajan dentro de la estrategia del despacho, se procederán a implantar aquellas que se estimen convenientes por la Dirección.

A través de esta reunión conseguimos diversos objetivos:

  • Fidelizamos al personal y profesionales ya que el participar en el funcionamiento y creación del despacho los hace sentirse parte del mismo.
  • La Dirección recibe una información fresca y de primera mano que le ayudará a mejorar el funcionamiento del despacho.
  • Igualmente, la Dirección recibe un feedback sobre la forma en la que está dirigiendo el despacho.
  • Las ideas que se sugieren gozan de la frescura e inmediatez que le da el contacto de los abogados y profesionales con las circunstancias de su trabajo diario y que, difícilmente podrían ser aportadas por la dirección.

Por ello, animo a todos a organizar este tipo de reuniones, ya que no cuesta ningún trabajo prepararlas y, bien moderadas y gestionadas, pueden constituir una fuente inigualable de información y, de paso, contribuir a la fidelización de nuestra gente y al buen ambiente de la organización.

Una advertencia final: los socios deben aceptar las reglas del juego y saber encajar las críticas y sugerencias que pudieran realizarse. Igualmente los asistentes a la reunión deberán sentirse libres de exponer cualquier cuestión que les inquiete, con el convencimiento de que sus intervenciones no tendrán consecuencias negativas.

La mejor prueba para alejar cualquier temor será que los socios vayan implementando algunas de estas medidas.


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