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Blog Administración Pública

12 de Septiembre de 2016

Gerardo Bustos

Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

5 apuntes sobre el valor documental del correo electrónico

El correo electrónico es un medio de comunicación cada vez presente en nuestra vida cotidiana. Eso ha tenido reflejo en la vida administrativa, que lo ha convertido en el vehículo de comunicación más usado. Tal circunstancia exige una estrategia clara y consideración adecuada, que arranca con la determinación de en qué casos el correo electrónico es un documento que debe ser tratado como tal.


La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, define el documento en su artículo 49 como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos".

Por su parte, el glosario de términos del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) define al documento electrónico como "información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado".

El despiste de lo cotidiano

En línea con las características de validez del documento electrónico recogidas en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, el artículo 26.2 del mencionado ENI define los requisitos para considerar válido un documento electrónico trasladado a un tercero por medios electrónicos:

a)      "Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

b)      Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.

c)      Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.

d)      Incorporar los metadatos mínimos exigidos.

e)      Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable."

Quizá nos despiste un poco la cotidianidad alcanzada por el correo electrónico. También su aparente consideración como un medio informal de comunicación, con un uso de lenguaje menos formalizado que los clásicos escritos administrativos. Pero lo cierto es que, a la vista de estas definiciones, pocas dudas hay para considerar el valor documental del correo electrónico, entendido como mensaje de comunicación.

Hay correos-e que son prueba y son información

El valor documental para las administraciones públicas de numerosos correos electrónicos viene determinada por el papel que juegan. Me refiero a esos correos que, como los documentos, son una consecuencia de la actividad desarrollada por las instituciones. Y partiendo de esa actividad, la necesidad de conservar determinados correos va ligada estrechamente a su valor probatorio o a su valor histórico o cultural. Es decir, nos encontramos con correos electrónicos que son prueba y son información.

A título de muestra, veamos cinco razones suficientes, pero no exclusivas, que avalan el valor documental de numerosos correos electrónicos.

1.      Algunos correos-e han sustituido a documentos en papel

El correo electrónico se ha extendido en la sociedad civil como una mancha de aceite, como una de las principales y más ágiles herramientas de comunicación. Esa misma realidad se ha impuesto en todas las administraciones públicas.

De esta manera, numerosas comunicaciones de papel han sido sustituidas por el correo-e. Una muy sencilla, que todo el mundo entenderá, es el conocido como "de-a"; es decir, "De fulano a mengano". De esta manera, una remisión de documentación que antes se hacía a través de registro, ahora es un simple envío por correo electrónico.

 

2.      Hay correos-e que forman parte de expedientes administrativos

Los correos electrónicos pueden formar, y forman parte con frecuencia, de trámites y procedimientos de los documentos que integran algunos expedientes. La agilidad de este vehículo ha supuesto que numerosos trámites internos se sustituyan por correos, cuyo borrado descontrolado privará al expediente de algunos de sus elementos. Pensemos, por ejemplo, en las continuas peticiones y envíos de informes sobre borradores y propuestas.

 

3.      Cada vez más los tribunales dan valor de prueba al correo-e

El extendido uso del correo electrónico como medio de comunicación lo convierte en un potencial productor constante de pruebas. Es decir, el correo electrónico tiene una posible trascendencia jurídica. La consideración jurídica tiende a consagrar el hecho de que si no se prueba la falsedad, partimos de la premisa de su autenticidad. El valor probatorio que pueden alcanzar los correos electrónicos ante un tribunal deja pocas dudas con el caso Urdangarín.

En un litigio el correo electrónico se considera un documento privado, al que se le aplica el artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Eso implica que si la parte que se pueda ver perjudicada por su contenido no impugna su autenticidad, será prueba en el proceso. Si lo impugna, lo valorará el juez. De ahí la existencia de empresas especializadas en la certificación y validación de la transmisión, el contenido y el acuse de recibo.

De acuerdo con el artículo 162 de dicha ley, para usar el correo electrónico como prueba en juicio, hay que adoptar las medidas adecuadas.  Las empresas de certificación electrónica generan actas de comunicación que demuestran la transmisión, el contenido íntegro y el acuse de recibo de todos los correos electrónicos que hayan validado. El Tribunal Supremo ya ha avalado en autos este planteamiento.

4.      La ley 39/2015 acepta el correo-e como "aviso de notificación"

La ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, cita el correo electrónico como una opción de "avisos de notificación" en sus  relaciones con los ciudadanos.

Ese aviso de notificación de "puesta a disposición" también lo contempla en el artículo 152 la Ley de Enjuiciamiento Civil, si bien ésta también lo incluye en el mismo artículo como una de las formas válidas para los "actos de comunicación", así como uno de las datos que el demandante puede aportar sobre el demandado (artículo 155), como "instrumento de comunicación" con la oficina judicial (artículo 155).

5.      La ley 40/2015 incluye el correo-e entre las reuniones por vías electrónicas

La ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, reconoce la posibilidad de celebrar y convocar reuniones de órganos colegiados y conferencias sectoriales por medios electrónicos, entre ellos el correo electrónico, siempre que esos medios, entre otros requisitos, "garanticen la intercomunicación entre ellos y la unidad de acto".

Una estrategia para el correo-e

Hemos de convenir, por tanto, que en determinados casos, los correos electrónicos adquieren la categoría de documento electrónico. Eso exige abordarlo en tal consideración, algo que pocas veces sucede. Uno de esos escasos lugares es la Política de gestión de documentos electrónicos MINHAP (PGDE), que dedica un apartado a esta interesante cuestión, tratada también de forma monográfica en el anexo de Ponencias de dicha PGDE.

En este sentido, resulta interesante recoger aquí la estrategia marcada en el MINHAP para asegurar la conservación a largo plazo de los correos electrónicos que la organización decida conservar, garantizando la accesibilidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad:

  • Definirá qué mensajes deberán ser conservados a largo plazo
  • Establecerá distinciones entre correos personales, oficiales a conservar a largo plazo y resto de correos oficiales
  • Establecerá el tratamiento a aplicar a cada uno de estos grupos
  • Determinará el valor de los correos desde el momento de su creación o recepción e indicará los metadatos necesarios para asegurar su conservación y su contextualización
  • Fijará los sistemas de firma electrónica y cifrado de datos necesarios para asegurar su integridad y autenticidad

La estrategia deberá aplicarse el momento de la creación o recepción de los correos electrónicos.  


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