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Blog Administración Pública

10 de Octubre de 2016

Gerardo Bustos

Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

6 obligaciones básicas en el nuevo funcionamiento electrónico de las administraciones públicas

El pasado 2 de octubre entraron en vigor las nuevas leyes 39/2015 y 40/2015. Son las leyes que decretan como habitual el funcionamiento electrónico de la administración. Un gran desafío que exige sobre todo seis obligaciones básicas: tramitación electrónica, funcionamiento electrónico interno, derecho a la información y la transparencia, interoperar, archivo electrónico y herramientas para hacer posible estas obligaciones.


 Las nuevas leyes 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, convierten la tramitación electrónica en la manera habitual de la actuación administrativa. Es decir, consagran la administración sin papeles. Lógicamente, ese planteamiento exige una serie de actuaciones previas o derivadas de esa nueva forma de funcionamiento administrativo.

Esas actuaciones llevan asociadas algunas obligaciones administrativas muy claras, entre las cuales pueden destacarse seis de primera fila:

1.      Tramitación electrónica  

En su exposición de motivos, la ley 39/2015 señala claramente que, frente a lo ocurrido con la ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos la tramitación electrónica ya no puede ser "una forma especial de gestión de los procedimientos, sino que debe constituir la actuación habitual de las Administraciones".

Con tal fin, la ley 39/2015 prevé una serie de herramientas:

  • La Administración General del Estado (AGE), las comunidades autónomas (CC. AA.) y las entidades locales (EE. LL.) dispondrán de registros electrónicos generales de apoderamientos, "plenamente interoperables entre sí". (Artículo 6.) Igualmente, los organismos podrán disponer de su propio registro electrónico de apoderamientos.
  • Los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las administraciones públicas a través de cualquier sistema con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad: sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica, sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico, sistemas de clave concertada, etc. (Artículo 9.)
  • Las administraciones públicas mantendrán actualizado un registro (interoperable con los demás existentes) con los funcionarios habilitados para la identificación o firma. (Artículo 12.)
  • Cada administración pública y los organismos y entidades dependientes dispondrán de un registro electrónico general, para anotar los documentos que se reciban y los documentos oficiales que salgan. (Artículo 16.)
  • Cada administración pública deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados. (Artículo 17.)
  • Las notificaciones se practicarán preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía. (Artículo 41.)

2.      Asegurar un funcionamiento electrónico interno

La ley 40/2015 mira el ombligo administrativo y regula las relaciones internas de las administraciones públicas y entre unas y otras administraciones. En su capítulo V aborda precisamente el funcionamiento electrónico interno. En este sentido, cabe tener en cuenta:

  • La regulación de las sedes electrónicas, con sujeción "a los principios de transparencia, publicidad, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad". (Artículos 38 y 39.)
  • La determinación de los sistemas de identificación de las administraciones públicas y de los usos de sistemas de firma de sello o código seguro de verificación en la actuación administrativa automatizada. (Artículos 40 a 42 y 45.)
  • La determinación de los sistemas de firma electrónica que debe utilizar su personal. (Artículo 43.)
  • La concreción de las condiciones y garantías para el intercambio de información de forma segura. (Artículo 44.)
  • Fijación de los medios necesarios para almacenar por medios electrónicos los documentos usados en las actuaciones administrativas. (Artículo 46.)

3.      Garantizar el derecho a la información y la transparencia

Para garantizas el derecho a la información y la transparencia, la ley 39/2015 contempla una serie de medidas:

  • Las administraciones públicas deberán publicar y mantener actualizados en su portal la relación de procedimientos de su competencia. (Artículo 21.) Eso implica actualizar el repositorio de procedimientos de la aplicación Sistema de Información Administrativa (SIA).
  • Se publicarán en la sede electrónica los códigos seguros de verificación utilizados. (Artículo 27.)
  • El ciudadano tiene derecho a conocer en cualquier momento el estado de la tramitación del procedimiento que le afecte, así como a obtener copias de los documentos incluidos en esos expedientes. La información podrá consultarse a través del Punto de Acceso General, que deberá estar actualizado. (Artículo 53.)
  • Las administraciones públicas deberán mantener actualizado en la sede electrónica el directorio geográfico de sus oficinas. (Disposición adicional 4.)

4.      Interoperar con otras administraciones públicas

El gran objetivo de la digitalización es la interconexión para la interoperabilidad, que está presente a lo largo de las dos leyes 39 y 40 de 2015, aunque se defina más expresamente en el artículo 3 de esta última.

El objetivo fundamental es lograr que las diferentes administraciones públicas trabajen de forma coordinada a la hora de prestar sus servicios a los ciudadanos, haciéndoles a éstos la vida más fácil. El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) son las dos herramientas que garantizan la interoperabilidad en las condiciones adecuadas.

5.      Archivar electrónicamente

La prueba de fuego de esa administración sin papeles es el archivo electrónico único, que es el punto final del trámite. Cada serie documental que aterrice en el archivo electrónico estará garantizando la existencia de un procedimiento digital correcto, perfectamente adaptado al esquema nacional de interoperabilidad (ENI).

El archivo electrónico deberá garantizar "la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados". Asimismo, garantizará de forma especial "la identificación de los usuarios y el control de accesos."

Nos encontramos aquí con un  concepto doblemente novedoso. Por un lado, el archivo electrónico deberá garantizar la conservación de documentos electrónicos "en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento". Por otra parte, debe ser un archivo "único", idea ligada a la liberación de la férrea atadura al espacio físico que impone el soporte papel. Una prueba palpable de que el legislador ha pensado en digital, cosa que al gestor le está costando mucho, cuando lo consigue. (Artículos 17 de la ley 39/2015 y 40 de la ley 40/2015.)

6.      Contar con las herramientas y recursos necesarios para garantizar las relaciones electrónicas con las administraciones públicas.

Hay que garantizar que se produce la relación electrónica cuando así lo prefieran los ciudadanos o cuando se trate de sectores obligados por la ley a mantener esa relación electrónica con las administraciones públicas. Pero para cumplir ese compromiso se necesitan recursos y herramientas.

Las distintas administraciones públicas han comenzado a generar sus propias herramientas y la AGE ha puesto a disposición de todas las administraciones algunas interesantes herramientas en este sentido, como Punto de Acceso General (PAG), Carpeta Ciudadana, Cl@ve, Apoder@, Registro electrónico de apoderamientos (REA), Habilit@, Registro de funcionarios habilitados, GEISER / ORVE/ SIR, Inside y Archive, Plataforma de Intermediación de Datos (PID), Notific@, Sistema de información administrativa (SIA).

Pero sin duda queda aún un largo y nada fácil camino por recorrer, hasta que logremos perder los papeles plenamente. Es la hora de la verdad.


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