17 de septiembre de 2019 | 07:41
LEGAL TODAY. POR Y PARA ABOGADOS
 

Herramientas para el texto

Blog Administración Pública

9 de Mayo de 2019

Gerardo Bustos

Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

Documentos (electrónicos) en peligro de extinción

Hoy podemos leer la piedra Rosetta, con un decreto del faraón Ptolomeo V del año 196 a.C. Tablillas de barro, papiros, pergaminos. La escritura en un soporte físico lleva a la idea de documento, que salvaguarda la memoria colectiva. Para garantizar esa memoria y su uso y acceso se organizan los archivos. Sin embargo, la aparición de la tecnología, al tiempo que nos lleva hacia un cambio de paradigma, nos ha colocado en una larga etapa de décadas de transición durante las cuales se perderán millones de documentos electrónicos. Muchos ya hay que darlos por perdidos, y el mismo investigador que dentro de quinientos años pueda leer la piedra Rosetta, se encontrará con un gran agujero documental en las primeras décadas de documentación electrónica.


Será por información

Desde hace casi dos siglos, el soporte de conservación documental empezó a cambiar. La fotografía, el microfilme, el cine, el disco, la cinta magnética, los diferentes soportes de memoria, la nube... Hasta la llegada, a mediados del siglo XX, de las disruptivas tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), cuya rapidísima implantación y evolución han cambiado rotundamente la producción y tratamiento documental.  Éstas implican en sí mismas un cambio de paradigma.

Una de las consecuencias ha sido la explosión de la producción informativa. El Estudio Desmystifying big data, a practical guide to transforming the business of Government", elaborado por la Comisión Federal de Big Data de la Fundación TechAmerica en 2014, señala que en 2011 se crearon 1.8 zetabytes de información globalmente, y se espera que esa cantidad se duplique todos los años. Este volumen de datos es el equivalente a 200 mil millones de películas HD de 2 horas, que una persona podía ver durante 47 millones de años seguidos. Sin embargo, este tremendo incremento de la información generada, junto al no menos tremendo ritmo de evolución tecnológica, están pasando factura en algunos aspectos.

Las TIC han debilitado la conservación documental

Uno de los efectos negativos de la información y documentación electrónica ha sido el debilitamiento, por ahora, de la conservación documental. Esta cultura rápida, con una demanda creciente de información rápida y soluciones inmediatas, acostumbrada al cambio constante de tecnología y a la sustitución prematura de utensilios para embarcarse en la última herramienta de comunicación puesta en el mercado, prácticamente no dedica ni un minuto a preocuparse por la conservación de la documentación electrónica.

Es una preocupación que sí está plasmada en el plano jurídico, pero se trata más de una preocupación formal que real. Es decir, es una cuestión que ocupa, pero no preocupa. En el plano jurídico tenemos que la normativa relacionada con la administración electrónica sí tiene presente la conservación documental. A destacar:

  • La derogada Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (art. 31).
  • El ENI: Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica (art. 21).
  • La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (art. 17), que crea la figura del archivo electrónico único.
  • 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (art. 46).

Preocupa el trámite, no la conservación del documento

Pero, ¿qué ocurre en la realidad? Pues que hoy por hoy no hay una correspondencia directa entre la ocupación del legislador y la preocupación del gestor. Las administraciones públicas, sus técnicos y sus gestores, en general están francamente preocupados por la transformación digital, por la informatización de trámites, a menudo reflejo mimético de los analógicos. Pero esa preocupación del gestor decrece a medida que se resuelve la gestión de trámites propiamente dicha. La siguiente fase, la de archivar "los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados" (art 17 de la ley 39/2015), preocupa menos.

Es uno de los aspectos negativos del documento electrónico, pero no el único.  La situación de pérdida de patrimonio documental se agrava en aquellos casos de organizaciones que se adelantaron al ENI, de manera que han generado un escenario de herramientas preexistentes en relación con la gestión documental y la gestión de expedientes estandarizadas que implica el ENI. En tales casos esas herramientas generalmente se limitan al patrón de solucionar las gestiones, trámites o actuaciones para los que nacen.

Documentos electrónicos prematuros

Responden a una fase inicial de la administración electrónica, donde lo que se planteaba es una mera gestión electrónica del documento, y no tanto la meta actual de la gestión del documento electrónico. Estos procedimientos electrónicos están concebidos de manera aislada, sin ningún enfoque hacia la interoperabilidad. En la inmensa mayoría de los casos se trata de documentación que hay que dar por perdida. Todos los desarrollos y programas informáticos que han posibilitado tramitaciones electrónicas antes del ENI, el abuso del correo electrónico como sustituto fugaz de numerosos procedimientos y notificaciones, el almacenamiento en soportes caducos, el almacenamiento en herramientas sectoriales (registro, firma, etc.), la conservación en bases de datos que se actualizan periódicamente y un largo etcétera han dado lugar a millones de expedientes y documentos electrónicos que un investigador no va a poder consultar en el futuro. Ni siquiera podrá encontrar muestras, porque en muchos casos esos expedientes electrónicos o bien han desaparecido sin una destrucción reglada y asentada en estudios de valoración, o bien se invalidan víctimas de la obsolescencia de la tecnología que los soporta.

Expedientes zombis

Es lo que denomino "expedientes zombis": no son compatibles, no se puede interoperar con ellos y no serán recuperables en el futuro. Terminarán borrados o arrinconados en alguno de los numerosos repositorios de usar y tirar, que aparecen y tarde o temprano desaparecen o devienen técnicamente inoperantes. Nacen sin proyección conservacionista a medio plazo.

Esta es la gran pérdida de patrimonio documental (electrónico) a la que me he referido desde el principio. Por desgracia, este problema no afecta sólo a los tramitadores y gestores documentales previos al ENI, centrados en la gestión y el trámite y que, lógicamente, no pensaban ni en la interoperabilidad, ni en el archivo, ni en la recuperación futura del documento. Lo más grave es que sigue habiendo aplicaciones de tramitación y gestión documental que terminan con el trámite propiamente dicho, sin plantearse lo más mínimo el archivo final para la conservación permanente.  

Su único objetivo suele ser el problema que más acucia a las autoridades, es decir, dar respuesta directa a su función probatoria en el corto plazo. Pero a medio y, sobre todo, largo plazo, su riesgo es enorme, porque resulta tremendamente fácil formatear el disco cuando la acumulación sea excesiva o el tiempo transcurrido prescriba la necesidad probatoria.

Receta básica

Éste es un problema cultural, institucional y estructural grave, con unos daños al patrimonio electrodocumental que en estos momentos no podemos evaluar.  Se entiende muy fácil: si en una administración desaparecen mil sillas de golpe, se crea un problema gravísimo; pero si desaparece un millón de documentos electrónicos no pasa nada. Si esto es así, y lo es, quiere decir que tenemos un grave problema, ¿no?

Para combatir esta situación, hay que partir de un recetario muy simple:

  • Poner en valor el patrimonio documental electrónico.
  • Determinar responsabilidades claras sobre la pérdida de patrimonio documental electrónico.
  • Combatir este problema con educación sobre la cultura de la organización, generando un alto grado de conciencia sobre el valor patrimonial del documento electrónico.
  • Implicación jerárquica e institucional.
  • Desarrollar una estructura organizativa específica como responsable de la gestión y conservación del patrimonio documental electrónico.

Si estas cuestiones básicas están claras, seguramente se puede ir a soluciones reales a largo plazo.


  • Comparte esta noticia en linkedin

Te recomendamos

  • Fusión Instituciones

    Aranzadi Fusión Instituciones

    Es un concepto innovador de escritorio jurídico que permite al letrado una transformación digital de los procesos de trabajo diarios ofreciéndole en una misma herramienta todos los recursos que necesita

Blog


Datos personales

El objetivo de este blog es crear un foro de debate sobre los temas de actualidad de la Administración Pública, dando valor ...ver perfil

Archivo del blog

 
 

Hemos actualizado nuestra Política de Privacidad. Antes de continuar por favor lea nuestra nueva Declaración de Privacidad. Además utilizamos cookies propias y de terceros para mejorar nuestros servicios y poder ofrecerle las mejores opciones mediante el análisis de la navegación. Si continúa navegando, consideramos que acepta su uso. Para más información pulse aquí.   Aceptar