Podemos gastarnos una millonada en programas y equipos y no avanzar apenas; desde luego, no en la proporción del esfuerzo realizado y el presupuesto invertido. De la misma manera que andar mucho no significa llegar muy lejos, porque podemos estar dando vueltas y vueltas sin ir a ninguna parte. En los últimos años las administraciones públicas han emprendido una intensa carrera hacia la transformación digital que a menudo se confunde con la mera transformación tecnológica.
La burocracia es un vicio
¿Realmente son capaces las administraciones públicas de reducir burocracia sin sufrir por ello síndrome de abstinencia? Me atrevería a asegurar que no; la estructura administrativa española no puede desprenderse de toda la carga burocrática en la que se desarrolla su quehacer diario. Para muestra bien vale un botón muy simple como ejemplo. Baste con recordar el Real Decreto 522/2006, de 28 de abril, por el que se suprime la aportación de fotocopias de documentos de identidad en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado (AGE) y de sus organismos públicos vinculados o dependientes.
El propio real decreto señalaba la "utilidad discutible" de la fotocopia del DNI, pero lo cierto es que han pasado nada menos que doce años desde que se aprobara y, ¿qué ocurre? Pues, sencillamente, que en numerosos rincones de la AGE continúan pidiendo fotocopia del DNI para determinados trámites. Sucede lo que el propio real decreto señala, que tal costumbre responde a una cultura de la "visión ‘patológica' del ciudadano enfocada a evitar un mínimo porcentaje de fraudes sin, por otra parte, conseguirlo. Pero, como vemos, tremendamente arraigada.
Es decir, si no ha bastado un real decreto para suprimir una duplicidad burocrática tan carente de sentido, no va a bastar ningún documento electrónico. ¿Qué va a ocurrir? Pues lo que ya sucede en numerosas ocasiones, que la unidad administrativa pide el DNI digitalizado y considera que con ese cambio de soporte, ya está haciendo transformación digital. Sin embargo, el caso citado es, como mucho, una absurda transformación tecnológica.
Electrónico por fuera, papel por dentro
No es un caso aislado. La rutina diaria puede traernos miles de casos como éste, que evidencian un tremendo fracaso. Hace cosa de dos años un compañero y yo fuimos invitados a dar unas charlas sobre administración electrónica en una entidad administrativa. En un momento del debate, algunos de los presentes comentaron que su entidad cumplía estrictamente con la normativa sobre factura electrónica. Efectivamente, las facturas llegaban en formato electrónico, pero una empresa les había desarrollado una aplicación informática que, tras recibir la factura electrónica, la imprimía y continuaba toda la tramitación interna con papel.
La historia de las administraciones públicas está plagada también de buenos propósitos normativos que no pasan de ahí. Sin ir más lejos, el artículo 35.f de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Entre los derechos de los ciudadanos recogía el de "no presentar documentos… que ya se encuentren en poder de la administración actuante". Precioso, pero la ley se derogó en octubre de 2016 sin que tan visionario proyecto llegar a cumplirse en casi un cuarto de siglo de vigencia.
Sería un error echarle la culpa a la tecnología del incumplimiento de ese precepto. Desde luego la falta de tecnología adecuada para cumplirlo no ha ayudado, pero los otros ejemplos mencionados (fotocopia de DNI; facturas, etc.) evidencian que hay razones más profundas que la mera tecnología. Y por eso ahora debemos saber que sólo la transformación tecnológica no garantiza la transformación digital.
Esto va de transformación permanente
El gran proceso de transformación digital en el que estamos inmersos no va de modernizar superficialmente la imagen de las administraciones públicas. No estamos ante un proyecto tecnológico con principio y final, sino ante un profundo proceso de adaptación a una nueva cultura, una nueva organización y unas nuevas exigencias de la sociedad a la que sirve el sector público. Y no va a ser fácil, porque el camino no está claro y porque estamos hablando de una estructura conservadora donde la resistencia al cambio está especialmente arraigada.
Quizá el componente tecnológico confunde, hasta el extremo de pensar que basta inundar la organización de equipos y programas informáticos para pensar que con eso es suficiente. Nada más lejos de la realidad. La tecnología es necesaria, pero sólo como herramienta imprescindible para poner en marcha el proceso de transformación permanente que antes mencionábamos. Porque el cambio real es un enorme reto de gestión, que requiere reciclarnos totalmente y ponernos al día en la manera de pensar, organizarnos, gestionar, dirigir, desburocratizar, crear, innovar, comunicar y prestar los servicios a la sociedad.
Este proceso exige reinterpretar el modelo administrativo con el que funcionamos, poner en marcha una profunda reingeniería de procedimientos. Nada que ver con la tentación permanente de prestar los mismos servicios con los mismos procedimientos, pero a través de internet, porque eso es tecnología, pero no transformación. Se trata de mirar con una nueva óptica la prestación de servicios y profundizar una reinterpretación del modelo burocrático, simplificándolo, racionalizándolo, convirtiéndolo en un mecanismo mínimo de anticipación a las necesidades, en lugar de la estructura pesada, jerárquica y desconfiada que es en la actualidad.
Desaprender para reconvertirnos
Es cierto que no hay organismo administrativo que se precie que no tenga la digitalización encima de la mesa. Pero no lo es menos, que con frecuencia nos encontramos más con una digitalización de palabra y de normativa que de actuación real. Quizá porque la normativa y la mecanización son lo fácil, pero lo difícil es entender que la transformación digital no es la mecanización de la organización, sino un profundo desafío cultural y organizativo.
Para comprender el proceso e implicar a todas las organizaciones públicas, el primer paso sin duda debe ser el cultural, que arranca por "desaprender" lo que sabemos hasta ahora en la manera de proceder, usando una gráfica expresión de Xavier Marcet. Ese cambio cultural es imprescindible para adentrarse realmente en la transformación digital (no sólo tecnológica) y reconstruir los procedimientos administrativos, aligerando tremendamente las cargas burocráticas actuales. En definitiva, reinventar las administraciones públicas para prestar el servicio que demanda el ciudadano de la era digital.
