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Blog Administración Pública

9 de Enero de 2017

Gerardo Bustos

Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

Las oficinas de registro cambian de chip

La nueva normativa nos instala en unas administraciones públicas que establecen el carácter electrónico de su forma de actuar y proceder. Eso implica profundos cambios en las maneras de actuar, estructuras, responsabilidades y tareas a desarrollar. El registro electrónico es una muestra del cambio de paradigma.


Generalmente el registro es el punto de arranque de un expediente administrativo y marca el momento en el que empiezan a computar los plazos de cualquier tramitación. El registro electrónico ya existe desde diciembre de 2009, pero su consagración como registro único viene de la mano de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las administraciones públicas, que dispone la obligación de todas las administraciones públicas de contar con un registro electrónico general o, en su caso, adherirse al de la Administración General del Estado.

Registros interoperables

A modo de definición, el artículo 16.1 de la citada ley señala que "cada administración dispondrá de un registro electrónico general, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad vinculado o dependiente a éstos."

En la administración electrónica el registro adquiere un papel capital, porque la entrada de un documento electrónico requiere de unos conocimientos, unas responsabilidades y unas funciones muy diferentes a las de los registros en papel. Bien lejos del trabajo sencillo de los antiguos registros, cuya función mecánica y autómata prácticamente se reducía a recoger, cotejar, compulsar y registrar documentación.

Apunta el  artículo 16.1 de esta ley que "el registro electrónico general de cada administración funcionará como un portal que facilitará el acceso a los registros electrónicos de cada organismo". Y especifica en el punto 4 del mismo artículo, "los registros electrónicos de todas y cada una de las administraciones, deberán ser plenamente interoperables", para garantizar "la transmisión telemática".  

Ahí está el quid de la cuestión: ahora hablamos de registros interoperables, que recogen los documentos de cualquier administración pública, los califican, los digitalizan y los dirigen después al destino adecuado.  

Otro aspecto nuevo es la obligación de asistir al ciudadano que lo precise en la entrega correctamente digitalizada del documento. Porque no siempre se entrega el documento en formato electrónico. El artículo 14.2 de la ley 39/2015 obliga a relacionarse con las administraciones públicas exclusivamente con medios electrónicos a personas jurídicas, entidades, profesionales colegiados, representantes y empleados públicos. Sin embargo, las personas físicas tienen derecho a presentar su documento en papel. En tales casos la administración pública receptora convertirá ese documento a formato electrónico, a través de las oficinas de asistencia en materia de registros.

Nuevas tareas para nuevos registros

En la medida en que la ley 39/2015 nos transporta a una administración totalmente electrónica, se plantea la necesidad de una profunda reorganización administrativa. Y precisamente el primer cambio se produce con la transformación de las oficinas de registro en oficinas de asistencia al ciudadano.

Veamos las principales tareas quemarca la ley 39/2015 a las nuevas oficinas de registro:

  • La interoperabilidad implica la posibilidad de recibir documentos dirigidos a cualquier administración, porque la ley permite que los documentos que los interesados dirijan a una administración pública puedan presentarse en los registros electrónicos de las restantes administraciones públicas (artículos 2 .1 y 16.4).
  • La primera responsabilidad, que supone un drástico cambio de concepto, es la transformación y adaptación de las oficinas de registro en oficinas de asistencia en materia de registro (artículo 16 y disposición transitoria segunda).
  • Asistencia al ciudadano "especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas" (Artículo 12.2). Para hacerlo posible, el funcionario público habilitado deberá disponer de un sistema de firma electrónica admitido por el órgano u organismo público destinatario de la actuación; el interesado habrá de identificarse ante el funcionario y prestar consentimiento expreso.
  • A nivel general, las administraciones públicas deberán asistir en la utilización de los mecanismos electrónicos al ciudadano (persona física no obligada) que así lo reclame (Art.12.2). Se trata de un derecho reconocido expresamente (artículo 13.b).
  • Digitalizar la documentación que se presenta por registro (artículos 16.5 y 27, además de 26 y 28). Es una tarea cargada de responsabilidad, porque otorga a estas oficinas un protagonismo esencial en el procedimiento administrativo. Sólo la correcta digitalización permitirá una correcta tramitación electrónica. Dicha digitalización deberá tener en cuenta:
    • Metadatos asociados al proceso de digitalización y otras características técnicas establecidas en el artículo 24.1 del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica (ENI).
    • Condiciones técnicas de las normas técnicas de interoperabilidad de documento electrónico y de digitalización de documentos.
  • Emitir copias auténticas de los documentos correctamente digitalizados (artículo 27), a las que tiene derecho el ciudadano (artículo 12.2)
  • Devolver a los ciudadanos los documentos en papel entregados presencialmente, salvo en los supuestos en que la norma determine la custodia por la administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte no digitalizable (artículo 16.5).
  • Mantener un registro actualizado donde consten los funcionarios habilitados para la asistencia en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas (artículos 12.3 y 27.1).
  • Posibilidad de consultar los escritos o solicitudes (asientos registrales) presentados en una oficina de un organismo o administración pública con destino a otra administración u organismo, cuando se digitalicen y se remitan de forma electrónica.
  • Aceptación de documentos en soportes no digitalizables (por ejemplo, un pendrive) si su entrega ha sido determinada por una norma (artículo 16.5).
  • Advertir de la necesidad de subsanar electrónicamente la gestión a quienes estando obligados a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas (artículo 14.2) presenten la documentación de forma presencial (artículo 68.4).
  • Otras funciones nos recuerdan más a los registros tradicionales, como las de entregar un recibo que acredite la fecha y hora de presentación al interesado que lo solicite (Artículo 66.3), "facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige" (artículo 66.1.f), etc.

Los calendarios del nuevo registro

La necesidad de adecuar las estructuras y organización a una administración electrónica llevó al legislador a retrasar la entrada en vigor de la ley un año desde su publicación en el BOE. Y en el caso de algunas novedades concretas, como el registro electrónico, la ley establece unos plazos especiales:

  • En el ámbito exclusivo de la Administración General del Estado, mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrónico, se aplicarán las siguientes reglas tras la entrada en vigor de la ley (disposición transitoria segunda):
    • el primer año, podrán mantenerse los registros existentes en el momento de la entrada en vigor de esta ley.
    • Durante el segundo año (a partir de 2 de octubre de 2017), se dispondrá como máximo, de un registro electrónico por cada ministerio, así como de un registro electrónico por cada organismo público."
  • A nivel de todas las administraciones públicas las cuestiones de registro entran en vigor a los dos años de vigencia de la ley (disposición final séptima); es decir 1 de octubre de 2018.

En la medida en que la ley 39/2015 nos transporta desde una tramitación electrónica del documento a otra de tramitación del documento electrónico, se plantea la necesidad de una profunda reorganización administrativa. Las administraciones públicas tienen que adaptarse a una administración exclusivamente electrónica, que es diferente y no puede abordarse con éxito desde las estructuras de la administración tradicional. El registro es buena muestra de esta necesidad de adaptación en las labores, las responsabilidades, las cualificaciones y las estructuras.  


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