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Blog Administración Pública

13 de Febrero de 2019

Gerardo Bustos

Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

No hay democracia sin memoria (archivada)

Cuando hablamos de gestión administrativa, en general, y de administración electrónica, no siempre somos conscientes de que el verdadero foco de todo ello es el servicio al ciudadano. Pues bien, en ese foco hay colocar también a los archivos, estrechamente ligados a una gestión transparente y al ejercicio de la democracia, como herramientas que garantizan el derecho a la información y el acceso racional a esa información.


¿Por qué archivamos?

Durante siglos hemos acumulado papel, lo hemos clasificado y archivado, y eso no varía ahora, cuando empezamos a fijar esa información en soportes electrónicos de forma generalizada. Lo hacemos así, porque se trata de objetos  jurídicos con derechos y obligaciones entre partes. A lo que podemos añadir su carácter de patrimonio documental, de memoria de las instituciones y de la sociedad. Esa es la esencia del archivo.

Esta función convierte a los archivos en un elemento esencial del funcionamiento de la sociedad. No sólo de la organización política de la sociedad, sino también de la organización administrativa, de la gestión empresarial y productiva, de la vida organizacional, de las garantías del propio individuo. Todos los actos de esa actividad se encadenan, relacionan e influyen, y para que eso sea así es preciso organizar el testimonio documental que prueba la relación y la incidencia mutua entre esos acontecimientos encadenados.

Esa relación es todavía mayor a medida que las sociedades modernas no se conciben sin transparencia. Ésta se ha convertido en una herramienta del ejercicio democrático y del derecho a estar informado, y también en un instrumento jurídico que combate la corrupción e intentar vacunarnos contra un fenómeno tan desgraciado como extendido.

¿Se pueden atascar las cañerías de la información?

En este sentido es preciso no confundir las realidades. La transparencia y el  derecho a la información no constituyen un problema de cantidad. Información hay más que nunca, hasta el punto de que algunos cálculos sobre la información que es capaz de generar la sociedad actual nos traen a la memoria la amenaza de atasco en las cañerías de la información. En 2013, el CEO de Google, Eric Schmidt, señaló que la humanidad creó hasta 2003 una cantidad equivalente a 5 Exabytes, que era la misma cantidad de información que en 2003 se generaba en dos días. En la misma línea, en 2011 un estudio de la revista Science señaló que hasta 2007 la información generada por la humanidad era de 295 exabytes, cifra que en 2011 se elevaba a 600 exabytes.

En este marco de creciente producción de contenidos, las administraciones públicas no se quedan atrás. El sector público produce tales cantidades de datos, contenidos y documentación, que sólo un archivo eficaz puede dar la respuesta adecuada para seleccionar, almacenar, organizar y gestionar la información, garantizando así su disponibilidad para consulta y acceso de los ciudadanos.

El archivo selecciona, clasifica y almacena la información, garantizando su autenticidad, integridad y conservación permanente. Es esa conservación organizada de la documentación administrativa la que permite el derecho de acceso a la información pública y la que liga los archivos al ejercicio pleno de la democracia.

El archivo como parte del procedimiento administrativo

Así parece haberlo entendido el legislador, que por primera vez ha incluido el archivo en la ley de procedimiento administrativo, que es la norma que regula las relaciones entre los ciudadanos y las administraciones públicas. Las leyes precedentes en esta materia obviaron el archivo, pero la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, no sólo lo recoge expresamente, sino que dibuja los trazos generales del archivo electrónico.

Es en el artículo 17 donde esta norma aborda los archivos, y empieza por determinar que "cada administración deberá mantener un archivo electrónico único". Hay una carga disruptiva digna de tener en cuenta, en la medida en que el legislador entiende que la tecnología digital puede y debe acabar con la dispersión de archivos que imponía la dependencia física del papel. Un pensamiento digital en toda regla. Y sin duda hay que valorar lo que supone esta concentración documental de "archivo único", que facilita el acceso del ciudadano a la documentación en lo que viene a ser una especie de punto único de consulta.

El ciudadano en el centro del archivo

Pero, además, para que sea eficaz, el archivo debe cumplir unos requisitos técnicos y de conservación. Por eso el mencionado artículo establece que los documentos electrónicos se conservarán "en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento". ¿Y para qué es todo eso? Pues para que el ciudadano puede ejercer sus derechos democráticos. Colmo el artículo puntualiza después, el formato de conservación también deberá garantizar "su consulta con independencia del tiempo transcurrido".

Estamos hablando, por tanto, de una conservación permanente que permita una consulta también permanente, sin límite de tiempo. Para tener una idea más clara, no pensemos en varias generaciones, sino en un largo período de tiempo. Imaginemos que transcurridos quinientos años, pongamos por caso.

Siguiendo la misma estela garantista, el último apartado del artículo alude a las medidas de seguridad necesarias para garantizar "la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados". Y de nuevo el legislador tiene muy presente al ciudadano, puesto que se preocupa por su derecho de acceso de una manera controlada, mediante la adecuada identificación y garantizando la protección de datos.

Es necesario poner en valor el papel del archivo en el desarrollo de la vida democrática y los derechos de información del ciudadano. Especialmente, porque el discurrir diario de las organizaciones públicas no siempre colocan al archivo en el lugar que aconseja su influencia en el ejercicio democrático. Especialmente en el mundo electrónico, donde la pérdida documental tiene una mayor discreción que la notoria destrucción de papel. Sin duda ese exceso de discreción supone uno de sus mayores riesgos de destrucción.

Por eso aquí se hace más necesaria que nunca la concienciación de que la pérdida de un documento encierra la inaceptable pérdida del ejercicio democrático de poder consultarlo.

 

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