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Blog Administración Pública

13 de Marzo de 2017

Gerardo Bustos

Subdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

No sólo de normativa vive la administración electrónica

Legislamos todo al detalle. Cada problema genera una ley ad hoc o la modificación de varias, creyendo que normativa es sinónimo de solución. En este aspecto somos como ese mal estudiante convencido de que recopilar apuntes ya es suficiente para aprobar. Caminar hacia la administración sin papeles requiere, además de normas, desarrollos técnicos, implicación jerárquica, recursos, planificación y gestión del cambio cultural.


El funcionamiento habitual de las administraciones públicas españolas debe ser exclusivamente electrónico. Así lo determinan ley la ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público. Claro que no  basta que lo diga un ley para cambiar las cosas; después hay que hacer realidad ese cambio.

Para ello se necesita resolver, al menos, siete cuestiones fundamentales: Un marco normativo adecuado, herramientas que lo hagan posible, implicación jerárquica, medios adecuados, colaboración entre administraciones públicas, cambio cultural, plan director.

1.      El marco normativo

Para hacer realidad la administración sin papeles se necesitan no sólo las leyes 39/2015 y 40/2015, que son las que determinan el funcionamiento electrónico de las administraciones públicas. Tal objetivo debe estar arropado jurídicamente con un código de administración electrónica que legisle las principales cuestiones relacionadas con la administración electrónica.  

A lo largo de los últimos años se ha ido configurando un cuerpo normativo que tiene su arranque más antiguo en la ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Posteriormente se han abordado progresivamente el resto de aspecto relacionados con la administración sin papeles: acceso electrónico a los servicios públicos, registro, reutilización, notificación electrónica, seguridad, verificación de datos, punto de acceso general, factura electrónica, transparencia y acceso a la información, etc.

En este marco ocupa un lugar muy especial el real decreto 4/2010, de 8 de enero, del Ministerio de la Presidencia, por el que se regula el Esquema de Nacional de Interoperabilidad (ENI) en el ámbito de la administración electrónica. Y sobre todo su desarrollo a través de doce normas técnicas de interoperabilidad (NTI) y sus correspondientes guías de aplicación, sobre las siguientes cuestiones:

  • Catálogo de estándares
  • Documento electrónico
  • Digitalización de documentos
  • Expediente electrónico
  • Política de firma y sello electrónicos y de certificados de la administración
  • Protocolos de intermediación de datos
  • Relación de modelos de datos
  • Política de gestión de documentos electrónicos
  • Requisitos de conexión a la red de comunicaciones de las administraciones públicas españolas
  • Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos
  • Modelo de datos para el intercambio de asientos entre las entidades registrales
  • Reutilización de recursos de la información

Es evidente que el cuerpo normativo en materia de administración electrónica tiene aún flecos que cubrir. Especialmente el real decreto que desarrollo y especifique no pocos aspectos de las leyes 39/2015 y 40/2015. A pesar de ello, cabe señalar que contamos con un desarrollo normativo suficiente como para permitir el avance hacia la administración sin papales. Sobre teniendo en cuenta que las NTI permiten abordar no pocos aspectos técnicos de ese desarrollo.

Pero hay que ser conscientes de que las normas son necesarias, pero no suficientes. Nada se consigue sólo por estar incluido en una norma.

2.      Herramientas que hagan posible nuestros proyectos

La primera necesidad de esta profunda transformación son herramientas que permitan sustituir los procedimientos de papel por otros electrónicos, al tiempo que se le da respuesta a los nuevos derechos del ciudadano. Veamos algunas de esas herramientas:

  • Punto de Acceso General (PAG). Establecido por la orden HAP/1949/2014, de 13 de octubre, por la que se regula el PAG. Un especie de ventanilla única electrónica, la puerta de entrada vía internet a los servicios públicos.
  • Carpeta ciudadana. Permite al ciudadano conocer los expedientes abiertos en los distintos organismos, sus asientos registrales entre administraciones o sus datos en poder de la administración. Incluye mis expedientes, mis datos y mis registros. En el futuro probablemente conserve para futuros usos las copias auténticas de documentos privados entregados en alguna administración pública.
  • Cl@ve Firma es la plataforma de firma electrónica centralizada para las administraciones públicas, basada en el uso de certificados electrónicos emitidos por la Dirección General de Policía.
  • Registro electrónico de apoderamientos (REA): La habilitación otorgada a terceros por medios electrónicos para actuar en su nombre en determinados casos.
  • Habilit@: Registro de funcionarios habilitados, para la asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados, con alcance de la habilitación para actuar en nombre de los ciudadanos que no dispongan de firma electrónica, para realizar trámites administrativos.
  • Registros. GEISER es una solución integral de registro para organismos públicos, que cubre la gestión tanto de sus oficinas de registro como de las unidades tramitadoras destinatarias de la documentación. En la Oficina de Registro Virtual (ORVE) la gestión queda a nivel de las oficinas de registro. Se puede intercambiar el documento con otros registros a través de la plataforma SIR.
  • Inside y Archive: Archive es una aplicación web de archivo definitivo de expedientes y documentos electrónicos. INSIDE es un conjunto de herramientas para la gestión completa de documentos y expedientes electrónicos, incluido su almacenamiento, acorde al ENI.
  • Plataforma de intermediación de datos (PID). Suite de productos relacionados con el intercambio de datos entre administraciones públicas para facilitar la interoperabilidad entre ellas.
  • Notific@: Servicio compartido de gestión de notificaciones, una plataforma para canalizar automáticamente todas las notificaciones que se generan en las AAPP.
  • (SIA): Sistema de información administrativa. Contiene la relación de procedimientos y servicios de la AGE y las diferentes administraciones públicas participantes
  • Centro de Transferencia de Tecnología (CTT). Portal con un directorio de soluciones técnicas, para favorecer su difusión y reutilización.

3.      Implicación jerárquica

Las administraciones públicas se mueven fundamentalmente a golpe de mando.  La velocidad y alcance de la implantación de la administración electrónica en las distintas administraciones públicas y en cada organización en concreto va a estar estrechamente ligada a la implicación jerárquica en el proceso.  

4.      Medios adecuados

La implicación jerárquica va a resolver otra de las grandes incógnitas: la disposición de recursos adecuados. La administración electrónica se presenta erróneamente como un ahorro. Si en algún momento esa afirmación es cierta, no parece que vaya a serlo a corto plazo. La transformación digital es un cambio profundo que requiere inversión a corto y medio plazo. El beneficio está en que se va a ahorrar tiempo y se va a prestar un mejor servicio al ciudadano. Sólo a medio y largo plazo empezarán advertirse ahorros en estructuras, tiempos, oficinas, etc. Y no se olvide que la tecnología exigirá que parte de esos ahorros se reinviertan para mantener actualizada esa tecnología.

5.      Colaboración entre administraciones públicas

Administración electrónica es interoperabilidad, coordinación, interactuación, intercambio. La colaboración entre las administraciones públicas es imprescindible para lograr esa interoperabilidad. Probablemente ese convencimiento explique la existencia efectiva de plataformas de colaboración de las distintas administraciones públicas a diferentes niveles en los últimos años en el marco de la administración electrónica

6.      Gestión del cambio cultural

El cambio hacia una administración sin papeles implica el salto a otra cultura, que va a suponer cambios en las estructuras, en el diseño y contenido de no pocos puestos de trabajo y en las formas de trabajar.  Una gestión del cambio que habrá de vencer no pocas resistencias. Por eso uno de los primeros pasos tendrá que ser el de implicar a todos los estamentos de las organizaciones. En este sentido, un buen  uso de los medios electrónicos puede ser un inmejorable aliado en el proceso de cambio de chip.

7.      Todo gran proyecto exige un plan

Todos los elementos mencionados no son sino partes de un plan global para abordar el camino hacia la administración electrónica en cada organización. La administración electrónica es un camino muy complejo como para no abordarlo trazando un plan. En el marco de la AGE el real decreto 806/2014, de 19 de septiembre, sobre organización e instrumentos operativos de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la AGE y sus organismos públicos ordena esa planificación.

En el marco de ese real decreto se aprobó en octubre de 2015 el Plan de transformación digital de la AGE y sus organismos públicos (Estrategia TIC). 2015 - 2020. Unas grandes líneas que se verán la hora de la verdad en los pendientes planes de acción departamentales para la transformación digital. Del grado de concreción, implicación y dotación de esos planes saldrá el ritmo de la administración electrónica.



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