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Blog Compliance - RIBAS Y ASOCIADOS

20 de Enero de 2016

Laura Mas

Abogada
Ribas y Asociados
Laura.mas

El “Defense file”, una figura clave para evitar que una empresa se vea inmersa en un Juicio Oral en el Proceso Penal

Para que un Programa de Compliance implantado en una empresa sea adecuado y efectivo es necesario que en el modelo organizativo de prevención y control exista la figura del “defense file”.


El "defense file" o recopilatorio de evidencias, es el conjunto de documentos de que debe disponer la empresa en relación al efectivo desarrollo del Programa de Compliance.

El Programa de Compliance, fue implementado en muchas empresas españolas a partir del año 2010. Cuando mediante la reforma del Código Penal se introdujo la responsabilidad penal de la persona jurídica. Las empresas ven el Compliance como un modelo de prevención de riesgos, pero al mismo tiempo una de las finalidades de implementarlo es no verse inmersos en un proceso penal. La última reforma del Código Penal, que entró en vigor el 1 de julio de 2015, en el apartado segundo del artículo 31 bis establece los requisitos que debe cumplir una persona jurídica para estar exenta de responsabilidad penal.  

¿Cómo se demuestra  ante un proceso penal contra una Persona Jurídica que ésta se encuentra en plenas condiciones de acogerse a la exención de responsabilidad penal?

  • Repositorio de evidencias (defense file)
  • Disponer de un sistema de Sellado de Tiempo o "timestamping"

Es esencial disponer de un repositorio de evidencias. Las evidencias deben estar debidamente selladas con firma electrónica, informando del día y hora del sellado. Cuando el repositorio de evidencias no se encuentre sellado será más difícil poderse acoger de forma directa a la exención de responsabilidad penal en el proceso. Es de suponer que la parte contraria desde el primer momento procesal, como medio de defensa, ponga en duda la integridad y en consecuencia la cadena de custodia de las evidencias. Mediante el sellado de tiempo se garantiza su plena integridad. El sistema de sellado de tiempo permite acreditar que una determinada evidencia existía en un momento concreto y que no ha sido alterada. Dicha integridad se garantiza de este modo porque cada sellado crea un hash que avala la integridad de la evidencia.

Poder demostrar la integridad de las evidencias desde el primer momento es pues  fundamental. El artículo 637 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal, establece que "procederá sobreseimiento libre entre otros cuando aparezcan exentos de responsabilidad criminal los procesados como autores, cómplices o encubridores". Es decir, si en la fase de instrucción, en la práctica de las diligencias se puede demostrar que se cumplen los requisitos para acogerse a la exención, el juez una vez termine la fase de instrucción, mediante auto, declarará el sobreseimiento libre (el cual supondrá el mismo efecto que una absolución de la Persona Jurídica con todos los efectos que la misma supone es decir, con el efecto de cosa juzgada).

Sin embargo, en las ponencias que han dado sobre la materia los Magistrados y los Fiscales, han advertido que la complejidad de la responsabilidad penal de la persona jurídica y su novedad en los procedimientos penales hacen muy probable que los primeros casos lleguen siempre a la fase de juicio oral. Salvo que la falta de culpabilidad sea muy clara. En este sentido estamos a la espera del anunciado pronunciamiento del Tribunal Supremo sobre la aplicación del principio de culpabilidad a las personas jurídicas.

En mi opinión, en el caso de que la persona jurídica disponga de un defense file sin que las evidencias se encuentren selladas, la persona jurídica tiene más posibilidades de tener que tener que ir al juicio oral para poder esclarecer cualquier posible duda sobre la veracidad de los argumentos de defensa y sobre la integridad y la fecha real de las pruebas aportadas. Teniendo en cuenta que en la fase de instrucción rige el principio in dubio contra reo,  supondrá que en caso de duda se abra Juicio oral para poder demostrar mediante la práctica de una prueba pericial informática la integridad de las evidencias.

Es decir, no contar con la figura del defense file, ni con un sistema de sellado de tiempo, en el Programa de Compliance, puede conllevar costes innecesarios y frustración a la propia empresa, por tener implantado un modelo de prevención y control que no sea suficiente para evitar verse incurso en un proceso penal. Al mismo tiempo supondrá costes de abogados, peritos, y también costes reputacionales para la empresa. Aun en el caso que la sentencia fuera absolutoria, el hecho de tener que asistir como encausado en el Juicio Oral supone  asumir la "pena de banquillo".


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