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LEGALTECH TOUR: TOUR 3 AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA EN LOS DESPACHOS DE ABOGADOS

Digitalización y automatización en los despachos de abogados

1 de Octubre de 2019

La transformación digital de la Justicia comenzó con la introducción de LexNET en 2007. Pero en 2019 el papel sigue siendo el soporte principal de la Administración de Justicia y, por ende, de los agentes que operamos en el sector legal. La implantación de las nuevas tecnologías en este sector es lenta y no del todo acertada. Afortunadamente, los despachos de abogados más punteros invierten en digitalización y automatización, dando ejemplo de una adaptación necesaria.

David Salgado Arce,
Abogado experto en protección de datos y tecnologías de la información

El perfil actual de cliente lo demanda

La evolución de las expectativas de los clientes con respecto de sus abogados dice que la presencia ya no prima tanto y el surgimiento de plataformas de captación (Abogados365, Easyoffer, etc.) prueban que el primer contacto de muchos clientes con su despacho de referencia es a través de la red.

La transformación digital implica ser más eficiente con un uso inteligente de la tecnología aplicada a la creación de nuevas oportunidades comerciales, al ahorro de costes y al aumento de valor del despacho. Algunas propuestas pasan por la introducción de herramientas de colaboración o la creación de apps para su utilización como intranet y con clientes; y esto ya está ocurriendo.

Cuando en 2016 el Gobierno británico obligó a las empresas a mantener un registro de titulares de sus acciones y participaciones, el despacho británico-alemán Taylor Wessing diseñó una app con la que sus empresas clientes pudieron determinar las obligaciones a las que se exponían según la situación en la que se encontraban. Todo a través de un cuestionario ideado para identificar la situación de la empresa, el nivel de afectación por la normativa, informar de las decisiones a tomar para cumplir la normativa y generar un presupuesto adaptado para la ejecución de tales decisiones por el despacho.

Otros despachos emitieron circulares informativas; Taylor Wessing exploró el mundo de las nuevas tecnologías aplicadas al sector legal y, hoy, continúa facilitando la vida a sus clientes con instrumentos similares: recientemente, una aplicación que ante la entrada en aplicación del RGPD y el aumento de los ciberataques y las brechas en la seguridad de la información, ayuda a responder eficazmente a las filtraciones de datos. En España, ÉCIJA ha desarrollado una tecnología basada en Big Data que predice en un 90% el riesgo sancionador en materia de protección de datos. Estas propuestas generan valor añadido que, además, llama la atención del cliente.

Los robots tendrán un rol en el sector legal

La Inteligencia Artificial aplicada al sector legal tiene un gran potencial. El reto es saber identificar tal potencial como una baza en la prestación de nuestros servicios y en los procesos internos del despacho, no como una amenaza. Es posible que las tareas rutinarias sean desempeñadas por máquinas, permitiéndonos a los abogados centrarnos en otras cuestiones como el estudio de asuntos complejos y la identificación de las soluciones que sólo un abogado experimentado conoce. Todo ello con el enfoque humano, la capacidad de improvisación y la inteligencia emocional que la IA no es capaz de ofrecer.

Hay despachos que ya están utilizando la IA para mejorar su eficiencia en tareas como la revisión de contratos; búsqueda de jurisprudencia; o la preparación de demandas que incluso contemplan las tendencias en la emisión de sentencias de los Jueces y Tribunales que resolverán el caso.

Las cifras hablan por sí solas. Según las últimas estimaciones, EY Abogados ha conseguido reducir en un 75% el esfuerzo en la gestión documental; y Garrigues en un 15% el tiempo dedicado a la evaluación de riesgos legales. La tendencia en las grandes firmas es que los profesionales se liberen de proyectos superfluos para centrarse en otros de mayor trascendencia.

Algunos ejemplos de nuevas tecnologías que ya deberíamos estar introduciendo en nuestro despacho

Automatización de contratos: transforma contratos en aplicaciones de proceso y reduce el tiempo medio que nos lleva generar nuevas iteraciones. Esto también agiliza el cierre de las negociaciones precontractuales y, por supuesto, reduce el uso de papel hasta en un 90%.

Aplicaciones de gestión: los softwares para abogados presentan funcionalidades cada vez más avanzadas y han hecho que los servicios de almacenaje y control documental como Dropbox o Google Drive hayan sido relegados a la obsolescencia. Los actuales productos combaten las limitaciones de espacio, permiten compartir información en tiempo real, facilitan la visualización de datos gráficamente, clasifican los tipos de archivos y presentan un filtrado inteligente. Incluso introducen funciones de aprendizaje automático (machine learning) que permiten a la IA identificar y etiquetar contratos por documentos, cláusulas, legislación aplicable, etc.

Procesado automático de correo electrónico: esta tecnología analiza y comprende textos de forma precisa, veloz y flexible, clasificando las peticiones en función del cliente, extrayendo los datos relevantes y facilitando la toma de decisiones.

Redes 5G: cuando se implementen, la velocidad de transmisión de información será cien veces superior a la actual, acelerando tiempos de respuesta y reduciendo la latencia. La inteligencia artificial verá en el 5G un poderoso aliado, ya que la mayor agilidad en la conexión hará que la IA tenga a su alcance un volumen de información mayor y de calidad, permitiendo un machine learning más rápido y preciso.

En definitiva...

La digitalización y la automatización en el despacho nos permiten reducir el tiempo de ejecución de tareas y la inversión anual en cada cliente.

Este proceso no busca reemplazar a los abogados sino facilitarnos el trabajo y sumar valor añadido. El análisis mecánico podrá dejarse en manos de una inteligencia artificial libre de errores y que puede trabajar a deshoras.

Pero debe haber un cambio de mentalidad. Hay organizaciones que desarrollan sistemas que facilitan la vida de sus clientes y profesionales, pero otras mantienen un software obsoleto ante una tecnología que cambia cada dos años, y ese plazo se acorta a medida que el estado de la técnica avanza. Tanto es así que las encuestas más recientes vuelcan el dato de que sólo el 34% de los abogados europeos y estadounidenses cree que su organización está lista para seguir el ritmo de las demandas del mercado legal actual.

Y tú, ¿estás listo?

 

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