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5 de Diciembre de 2016

De la gestión de casos a la gestión de proyectos en los despachos de abogados

  • La gestión por proyectos en un despacho de abogados una transformación cultural, desde la dirección a toda la organización

Que los despachos de abogados están viviendo una importante transformación ya no es discutible, de un lado, la tecnología está presente en el día a día, con todas las adaptaciones y actualizaciones, de otro, la organización de los despachos cada vez es más compleja, distintas sedes a nivel nacional e internacional, diferentes clases de miembros (socios, asociados...), fusiones de despachos…

Fernando Biurrun Abad,
Abogado.
Fundador de Law&Trends
Consultor de Social Media @fbiurrun


Y a ello, se suma una mayor complejidad de los asuntos jurídicos, con clientes más deslocalizados, implantados en diferentes países y con necesidades más exigentes, como tener acceso a la documentación de sus asuntos e incluso formar parte del equipo encargado del desarrollo del asunto.

Podríamos decir que hay despachos que están viviendo la transformación de caso tradicional, más vinculado al proceso judicial, a la gestión de proyectos legales, más cercano a modelo empresarial de gestión de proyectos.

Software de gestión

El tradicional software de gestión de casos se queda en muchas ocasiones insuficiente ante los requerimientos que supone la gestión de un proyecto, carencias que quedan subsanadas con los nuevos softwares basados en el concepto de ecosistema como Aranzadi Fusión.

 Los requerimientos son diferentes, surge la necesidad de tener que definir objetivos ajenos a un proceso judicial (en muchas ocasiones), establecer y definir las diferentes fases del proyecto, definir las tareas a realizar, designar responsabilidades, decidir la formación de equipos, la gestión del proyecto, la gestión de la documentación, la accesibilidad de la misma a los miembros con diferentes niveles de protección,... y todo ello garantizando al cliente la privacidad y la confidencialidad de su información, junto con la garantía ya asumida de la protección de datos.

Una de las dificultades que nos encontramos en la gestión de proyectos, sobre todo en equipos deslocalizados, es la gestión de las herramientas destinadas a facilitar la gestión del proyecto y que, además, faciliten su seguimiento, e informen a la dirección de su grado de ejecución.

Quienes hemos vivido la implantación y la participación en diferentes proyectos, sabemos de la dificultad que esto supone a la hora de reportar y, sobre todo, en el momento de preparar los entregables de cada fase del proyecto para su aprobación.

Una de las sorpresas que nos hemos encontrado recientemente es el software de gestión de proyectos de la plataforma española guiadelacalidad.com, donde nos cuentan su experiencia en la implantación de la gestión de proyectos en el sector legal.

En su experiencia, los despachos no sólo gestionan casos complejos extrajudiciales, sino que también lo han aplicado a gestiones de asunto judiciales facilitando la colaboración de equipos deslocalizados, facilitando la gestión y la comunicación de los asuntos. Además de los asuntos de clientes, la plataforma ha servido para el desarrollo de proyectos internos asociados a la gestión del conocimiento, definición de la estrategia del despacho o la gestión del plan de marketing del despacho.

Emplear una plataforma con las herramientas y utilidades adaptadas a la gestión de proyectos ofrece las siguientes ventajas:

  • Ofrecer un espacio de colaboración activo a trabajadores "remotos" en distintos sitios
  • Todos están intercomunicados y la información les fluye y llega en tiempo real
  • Ofrecer una herramienta para compartir documentos y conocimiento
  • Mensajería en tiempo real de todas las modificaciones de los proyectos
  • Gestión inmediata de todas las tareas asociadas
  • Gestión de todo el conocimiento asociado o necesario para cada proyecto o para el despacho en general
  • Compartir archivos asociados a las tareas o al proyecto en general. Todo unido al proyecto y fácil de localizar
  • Fomentar la participación de todo el equipo integrante del proyecto ofreciendo espacios para opiniones, comentarios etc..
  • Se resuelven todas las dudas en tiempo real. Además de cada duda se tiene la trazabilidad de que tarea a tareas, han surgido etc...

Ventajas que son una garantía no sólo para el éxito del proyecto sino, también, para los resultados exigidos por el cliente, dado que, en un despacho de abogados, se gestionan continuamente proyectos, como en cualquier firma de servicios profesionales.

Los resultados de trabajar con una organización orientada a la gestión de proyectos se perciben en:

  • una mejor organización del trabajo,
  • mayor rentabilidad (se reduce el coste interno de cada expediente)
    • se realiza en la previsión del tiempo planificada del asunto,
    • con una descomposición de las fases (hitos) y partes de un asunto,y
    • con una correcta asignación a cada miembro del despacho,
  • reducción de los riesgos, que serán tratados con más rapidez y eficacia,
  • reducción de los tiempos de ejecución, y
  • disminución de los costes del trabajo, además de
  • disponer de un control efectivo en tiempo y coste de cada tarea asociada.

Y, además, el poder monitorizar el grado de ejecución de cada proyecto teniendo a la dirección del despacho puntualmente informada, en cada momento, del estatus de la ejecución de los diferentes proyectos. Junto con que los clientes pueden conocer, según se haya definido, en tiempo real, la situación de sus asuntos.

La gestión por proyectos en un despacho de abogados es, en suma, una transformación cultural, desde la dirección a toda la organización.

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