La disciplina del Project Management lleva utilizándose mucho tiempo en otros sectores El tiempo dedicado a la planificación, aunque no sea facturable, sí supondrá un salto cuantitativo
La dirección de proyectos en el sector legal, es de una de las claves para una buena gestión del despacho. En palabras de Anna Marra, “es una ventaja competitiva para despachos de abogados, departamentos de servicios jurídicos in house y organizaciones jurídicas. Se trata de una nueva manera de entender el derecho y la profesión, basada en una mejor organización del trabajo y una relación colaborativa con el cliente”.
Pese que para algunos resulte novedoso, la disciplina del Project Management lleva utilizándose mucho tiempo en otros sectores. Fue en los años 50 cuando, Henry Gantt y Henri Fayol, empezaron a desarrollar herramientas que marcaron el comienzo de la era de gestión moderna de proyectos, aplicándolas en modelos de ingeniería.
Pero en la situación actual, en el que los cambios se producen a un ritmo vertiginoso, se hace necesario que dichos modelos:
- Permitan la mejora continua de forma ágil en la gestión de proyectos.
- Reduzcan costes incrementando la productividad.
- Se adapten a las nuevas circunstancias específicas del entorno, a las expectativas de los clientes y a las exigencias del mercado, con un servicio de calidad respetando los costes y tiempos pactados.
Por estos motivos, en el 2001 se reunió en Utah, convocados por Kent Breck, un grupo de diecisiete críticos de los modelos de mejora de desarrollo de software, basados en procesos y gestión de proyectos. Fruto de aquella reunión nació El Manifiesto Ágil, en forma de 12 principios básicos, como una alternativa a los rígidos modelos tradicionales de dirección de proyectos.
La aplicación de los métodos ágiles no ha dejado de crecer y extenderse desde 2001, además, no sólo en proyectos relacionados con la tecnología. Como no puede ser de otra manera, es una metodología que aporta gran valor también en su aplicación al sector legal, fomentando la mejora continua en el despacho, la colaboración y trabajo en equipo, la adaptación al mercado y la entrega rápida de valiosos servicios jurídicos, entre otras ventajas.
Los 12 principios del ‘Manifiesto Ágil' que podríamos adaptar a nuestro sector son:
1. Satisfacer al cliente mediante la entrega de servicios de calidad, involucrándole e informándole del progreso a lo largo de todo el proyecto. Así, se pueden evitar malentendidos y/o mejorar las soluciones prestadas en función de las necesidades del cliente.
2. Acoger los cambios, incluso en fases tardías de la prestación del servicio, para proporcionar una ventaja competitiva al cliente.
3. Trabajar mediante entregas parciales centradas en aportar valor al cliente, eliminando y/o modificando aquello a lo que el cliente no le da importancia. Es un enfoque continuo hacia las metas buscadas por el cliente, ofreciendo soluciones que se complementan hasta lograr el objetivo final real.
4. La función de desarrollo de negocio y la productiva, deben trabajar de la mano a lo largo de todo el proyecto con el fin de aportar el mayor valor posible. El proyecto puede ser dividido en diferentes hitos con sus correspondientes responsables, arrojando información estructurada, evitando la multitarea y fomentando el trabajo interdepartamental.
5. Motivar e implicar al equipo de proyecto con el objetivo de obtener un mayor compromiso.
6. Mantener reuniones cortas y estructuradas, de no más de 15 minutos de duración, para mantener la comunicación interna, escuchando y considerando las opiniones de todos los integrantes del equipo de trabajo. Igualmente, una comunicación externa fluida con el cliente, que le permita conocer el estado del proyecto, ayudará a conseguir un aumento en la productividad, evitando la perdida de información y duplicidades en el trabajo.
7. Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenido a través de un ritmo continuo y constante.
8. Trabajar en base a la calidad y los plazos. Los procesos ágiles permiten ahorrar tiempo y costes, focalizándose en cumplir estrictamente el presupuesto y los plazos pactados en la definición y planificación del proyecto.
9. Excelencia técnica como clave para la agilidad.
10. Simplificación de los proyectos. Maximización de la cantidad de trabajo realizado estableciendo tareas, subtareas e hitos temporales a completar en un periodo estimado.
11. Las mejores soluciones surgen de equipos autogestionados.
12. Revisión y proceso de mejora continua, como clave para la adaptación de los servicios a futuros clientes y base de la eficiencia y de la agilidad.
Metodologías ágiles
A su vez, existen diferentes metodologías ágiles como el SCRUM o el KANBAN.
En una breve aproximación a la metodología KANBAN (término japonés donde kan significa visual, y ban tarjeta), podemos definirlo visualmente como la generación de tablas de proyectos por medio de un registro visible (cartel, tarjeta, etiqueta…).
El objetivo principal del KANBAN, es visualizar fácilmente el flujo de trabajo del equipo e identificar posibles cuellos de botella en la gestión del proyecto. Un formato visual puede permitir estructurar la cadena KANBAN en columnas, que a su vez se dividen en tarjetas que describen cada una de las tareas asignadas a los responsables de las mismas, evitando así multitareas y duplicidad.
Es fundamental que antes de aplicar la dirección de proyectos en el despacho reflexionemos sobre el para qué, pero sobre todo debemos de ser conscientes de que implica un cambio cultural al entender, entre otras cosas, que el tiempo dedicado a la planificación, aunque no sea facturable, sí supondrá un salto cuantitativo y una mayor eficiencia en la gestión posterior.
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