«Aprender antes, durante y después» fue una de las primeras consignas clave para la Gestión del Conocimiento en BP en los años 90; un mantra simple que, en realidad, constituye la base de la filosofía operativa de KM y describe cómo las actividades de Gestión del Conocimiento pueden integrarse en el ciclo de la actividad empresarial. KM, como cualquier otra disciplina de gestión, debe entenderse de forma sistemática y no ad hoc, y debe estar vinculada al ciclo de desarrollo de los distintos proyectos.
Y en el desarrollo de los proyectos, nadie duda de la existencia de un vínculo muy estrecho entre el conocimiento y el rendimiento. Todos somos muy conscientes de este vínculo, ya que se aplica a nosotros como individuos. Cuanto más aprendemos sobre algo, mejor podremos desempeñar nuestra labor. Cuanto más aprendemos del rendimiento, más conocimientos tenemos. Esto supone un ciclo de refuerzo, un ciclo de mejora continua.
La gestión del conocimiento, en su forma más simple, es asegurar que este ciclo se cierre y se aplique de forma sistemática, de modo que la organización pueda aprender continuamente y mejorar, también de forma continua, su rendimiento. Las complejidades vienen de la puesta en marcha de este bucle, de una manera sostenible, en la compleja actividad organizativa.
Vínculo entre conocimiento y rendimiento
Es mucho más difícil hacer este vínculo entre conocimiento y rendimiento, que entendemos de modo individual, en el caso de una organización. Lograr que ésta aprenda de su desempeño y de su experiencia, que se recopile ese conocimiento para un acceso futuro o facilitar el acceso a ese conocimiento cuando es necesario, son algunos de los grandes retos que hay que afrontar. Se han de conseguir hábitos y habilidades de trabajo que garanticen el análisis del rendimiento y que se adquieran nuevos conocimientos a partir de dicho rendimiento.
Si abrimos la mirada más allá de nuestro enfoque continuo sobre el sector legal, observamos que este principio de aprender antes, durante y después funciona realmente en la práctica. Redactaba el presente artículo durante la celebración de los últimos mundiales de fútbol. Un equipo deportivo -un equipo de fútbol-, ha incorporado este ritmo de aprendizaje en su semana laboral.
El equipo realiza su "Aprender antes" un viernes. Se estudian las grabaciones de video de sus próximos oponentes, identifican las debilidades y patrones de juego y discuten las tácticas y estrategias para derrotarlos ese fin de semana. Se lleva a cabo un "Aprender después" el lunes, una vez concluido en partido. Se revisan y analizan, a menudo con la ayuda de análisis informáticos, las imágenes de vídeo de cada una de las jugadas. Se identifican las cosas que han ido bien y su porqué, las cosas que no salieron según lo previsto y sus causas y sobre estas conclusiones, se trabaja durante la semana y se corrigen errores de cara a futuros partidos.
Identificar qué no está funcionando
Pero, ¿y el "Aprender durante"? Tiene lugar, obviamente, durante el partido, en parte a través de mensajes enviados al campo por el equipo directivo, y en parte a través del autoanálisis durante el descanso. El propósito es identificar y cambiar las cosas que no están funcionando, e identificar y repetir las cosas que sí lo están haciendo, todo ello en tiempo real. A menudo, el equipo que aprende y se adapta mejor sobre el terreno de juego, gana el partido.
Se trata de un sistema semejante al que debería aplicarse en el Legal Project Management (LPM). El equipo puede analizar, antes de que se inicie el trabajo, los desafíos y problemas a los que se enfrentarán, y tratar de aprender de experiencias anteriores en los que se han abordado operaciones similares. Se puede además aprender después del proyecto, identificando aquello que ha ido bien y analizando sus causas e identificando todo lo que hay que hacer de forma diferente en futuros proyectos. Luego, durante el proyecto en sí, deben estar abiertos a las enseñanzas tanto del propio equipo del proyecto como de observadores externos. Pueden identificar y cambiar cosas que no están funcionando, e identificar y repetir lo que sí lo está haciendo.
En definitiva, el equipo del proyecto puede aprender antes de su inicio, de modo que comience desde un estado de conocimiento completo ("aprender antes"). Aquí es donde se pueden aplicar procesos como el Knowledge handover y el Peer Assist. Pueden aprender durante el proyecto, de modo que los planes puedan corregirse y adaptarse a medida que se disponga de nuevos conocimientos ("aprender durante"), por ejemplo, mediante la After Action Review. Finalmente, pueden aprender al final del proyecto, de modo que el conocimiento sea capturado para su uso futuro ("aprender después") e incorporado en el Lesson-Learned workflow.
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