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Gestión del conocimiento

21 de Octubre de 2016

Conocimiento y amnesia corporativa

Nuevos retos, y nuevas soluciones, nacen en el sector legal con los cambios operados en la organización del trabajo. Cuestiones como la flexibilidad, la conciliación laboral o el desarrollo profesional de los Millenians están transformando la forma de trabajar más allá de la configuración de los espacios de trabajo o de la presencia física de los abogados en el despacho.

Mercedes Hurtado,
Responsable Knowledge Management
Hogan Lovells


El tan en boga agile working, cuyos adeptos no se restringen a los nativos de la era digital, junto con la incorporación de especialistas y profesionales independientes y la previsible salida inmediata  de los llamados Baby Boomers, plantean una importante cuestión: la preservación de la memoria corporativa.

Pese a que el trabajo a distancia puede ser una gran ayuda para las empresas que buscan reducir costes y para los trabajadores que persiguen el equilibrio entre la vida laboral y personal, todo ello está afectando tanto a la estructura del mercado legal actual como a las técnicas de gestión que se están desarrollando.

Las nuevas tecnologías presentan además otro desafío: la ingente cantidad de información que se genera. Con el aumento de datos digitales en todo el mundo, que se prevé alcanzará los 44 zettabytes (44 billones de gigabytes) en 2020 -diez veces la cantidad que existía en 2013-, la búsqueda de formas nuevas y eficaces que permitan difundir y organizar la aportación de datos para el conocimiento corporativo resulta tan crucial como retenerlo.

Estas magnitudes provocan la inoperancia de políticas y procedimientos anteriores y generan el riesgo de utilización por los abogados de información obsoleta o incluso errónea, información que fluye además entre miembros del equipo, en ocasiones, aislados.

De la capacidad que tengamos para integrar nuevas herramientas en el  tratamiento del conocimiento generado dependerá, y mucho, la calidad de los servicios que se presten.

Metaconocimiento

En la actualidad, la aplicación de nuevas tecnologías al conocimiento, como la inteligencia artificial para contextualizar la información o las intranets ya existentes como instrumento para aumentar el metaconocimiento de los miembros de la firma -el conocimiento de "quién sabe qué" y "quién sabe quién", dentro de la organización-, son ya un hecho.

Los días de la intranet enciclopédica han dado paso a portales integrados y continuamente actualizados donde cada usuario accede a la información que necesita. Las intranets se están convirtiendo en plataformas de colaboración interactivas e integradas con las herramientas que ya se utilizan.

Cuando cualquier miembro de la organización necesita recurrir a su memoria corporativa ésta es inmediatamente accesible. Pueden capturar esa información para enriquecer al equipo o cruzar interacciones diarias a medida que el trabajo se va realizando, con independencia del lugar en el que se encuentren.

Las principales organizaciones comienzan ya a ofrecer estas herramientas digitales a sus miembros como clave de diferenciación tanto para alentar a los que se incorporan como para retener a los mejores talentos. La transformación del lugar de trabajo digital no es una ventaja: es ya un imperativo para la creación de un compromiso a largo plazo.

Los lugares de trabajo inteligentes utilizan su infraestructura de tecnología para poner el conocimiento de la empresa al alcance de todos, en el contexto de sus tareas individuales y en el desempeño de cada uno de los roles.

En este sentido, la plataforma debe ser capaz de sugerir el contenido que realmente interesa a los usuarios en función de su puesto, perfil y trabajo actual e intuir comportamientos derivados de actuaciones de otros "como ellos." Con interfaces de usuarios disponibles en función de dónde usualmente trabajan, es posible que la búsqueda inteligente ofrezca la oportunidad de comprender las necesidades del usuario y recomendar automáticamente lo que le resultará de ayuda. Esto permite realizar el trabajo de manera más eficaz, tomar la mejor de las decisiones y ganar en habilidades; se trata de un aprendizaje constante en tiempo real.

La implementación de estas nuevas formas de trabajo no son ya sólo una ventaja competitiva sino una obligada forma de gestión integrada de costes, riesgos y comunicación que permite optimizar los resultados y mantener un alto nivel de calidad. Como resultado de todo lo anterior, la memoria corporativa puede ser preservada y transferida a la perfección en toda la organización.

En definitiva, nos estamos enfrentando a una enorme crisis de memoria colectiva. Estamos desactivando todos aquellos conocimientos incompatibles con un presente urgente, inmediato y aislado. Se trata de una amnesia que impide mantener la propia cultura, de una desmemoria que puede acabar con la propia identidad de la firma.

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