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Gestión del conocimiento

27 de Junio de 2008

Contenido de Buenas prácticas:

Gestionar el Conocimiento, “Modus Operandi” de las empresas del siglo XXI

Actualmente, la forma en la que la gente trabaja está cambiando. Los empleados viajan más y trabajan en remoto, siendo imprescindible un acceso inmediato a los almacenes del conocimiento empresarial. Las organizaciones con operaciones globales deben ser capaces de gestionar las transacciones entre clientes y vendedores en diferentes lenguas, zonas, monedas y entornos.

Jesús Flores Vivar,
Profesor en la Universidad Antonio de Nebrija (Madrid)


Para poder seguir el ritmo de crecimiento del mercado actual, las compañías necesitan ser ágiles y sus sistemas de conocimiento (personas e infraestructura), deben facilitar un entorno rápidamente adaptable.

Para ello, las empresas deben servirse de herramientas que sean "eficaces y eficientes", y ayuden a cumplir con los objetivos a fin de ser rentables y competitivos.

Características de las herramientas:

Las aplicaciones eBusiness de las herramientas de Gestión de procesos y conocimiento deben permitir a cualquier empresa gestionar completamente su negocio vía Internet. Las funciones específicas, independientemente del tipo de herramienta que hay en el mercado, deben estar dedicadas a cada aspecto del negocio de cualquier organización a fin de asegurar que las líneas de negocio se cumplen a todos los niveles.

Otra característica de las herramientas de Gestión, es tener la habilidad de configurar e integrar todo el software de negocio, lo cual se hace cada vez más necesario e imprescindible.

Arquitectura abierta:

Muchas aplicaciones que se basan en Internet, poseen una arquitectura basada en tres capas, funcionalidad que permite una escalabilidad horizontal infinita y acceso global. Con la capa de datos, todas las tablas y los datos están alojados en bases de datos relacionales altamente escalables diseñadas para un alto rendimiento.  De ese modo, si un usuario está en su oficina, o fuera de ella con un portátil o tiene acceso a través de un dispositivo inalámbrico, toda la información que necesita para hacer bien su trabajo le puede llegar a través de los protocolos Web.

Este modelo viene siendo implantado por diferentes organizaciones empresariales. Así por ejemplo, Indra, grupo empresarial español que desarrolla tecnología de vanguardia y con sedes en diferentes países, ha creado hace algunos años, un entorno capaz de gestionar procesos y conocimiento que se comparte entre los distintos departamentos y profesionales que trabajan en uno u otro proyecto.

El gran contenedor de información y conocimiento en que se ha convertido esta Intranet, se le conoce como Indraweb. Esta se construye cada día y crece con las aportaciones de "actualización" de las distintas áreas. Con la característica de descentralización tomada del modelo Internet, dicha actualización convertida en una tarea de constante aportación, es realizada de forma autónoma en algunos casos con el fin de agilizar el proceso, evitar "cuellos de botella" y pasos intermedios que no aportan valor.

El objetivo básico de la Intranet era convertirse en una herramienta común para canalizar  la información interna y ponerla a disposición  de cuantos integran la plantilla de manera fácil y rápida. Miles de paginas (documentos) pueden ser visualizadas por el personal de Indra, que trabajan en cualquier sede del grupo empresarial, en España, Portugal, Estados Unidos o América  Latina.

Todos los empleados equipados con un ordenador con browser tienen a su disposición esta almacén de información y conocimiento con un "click" de ratón.  Los usuarios ahora tienen la flexibilidad de acceder a su trabajo cuando y como ellos deseen, desde cualquier dispositivo sin tener la necesidad de estar atados a su mesa.

Personalizando el entorno:

Con XML podemos personalizar pantallas sobre la base de preferencias de usuario, geografía, demografía y lenguaje. Además XML permite compartir datos y acceso integrado con sistemas up-stream y down-stream como las aplicaciones CRM y ERP independientemente de su arquitectura. Dicho de otro modo, se puede crear interfaces intermedias entre aplicaciones de gestión empresarial y gestión de clientes.

La indexación de todo los contenidos de información se pueden realizar con diferentes sistemas. En el ejemplo de Indra, dichos contenidos se han indexado con el buscador semántico Excalibur, cuya característica es tratar datos estructurados y no estructurados.

Así pues, los componentes con que debe contar una aplicación modelo para tratar la información, debe incluir:

  • Un motor de búsqueda altamente avanzado que permita extraer información del repositorio de datos y lo transforme en conocimiento
  • Un motor de workflow  integrado que proporcione a los usuarios la habilidad de automatizar todo su trabajo y procesos de negocio.
  • Un motor inteligente de negocio que cree informes personalizados de cualquier aspecto de la organización.
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