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Gestión del conocimiento

25 de Abril de 2014

La gestión del conocimiento en los despachos de abogados (III): identificación de necesidades de conocimiento y de fuentes de conocimiento

En anteriores entradas de esta serie de artículos sobre la gestión del conocimiento (Knowledge Management, en adelante KM) en los despachos de abogados, hemos intentado explicar que un sistema eficiente de KM trata de capturar y distribuir adecuadamente el conocimiento jurídico entre los profesionales de la organización para optimizar su actividad. Previamente a esa captura y distribución, sin embargo, resulta imprescindible identificar las necesidades de conocimiento de esos profesionales y las fuentes en que dicho conocimiento puede encontrarse.

Jordi Lluch Martínez,
Abogado administrativista
www.lluch-abogados.com


Cualquier organización, por definición, está integrada por una colectividad de individuos con funciones diferenciadas. Y esa diferenciación de funciones implica inexorablemente que cada individuo requiera de un conocimiento específico para desempeñar la suya eficazmente. En un despacho de abogados, por tanto, no son las mismas las necesidades de conocimiento de profesionales dedicados a sectores jurídicos distintos, e incluso entre los profesionales de un mismo sector, esas necesidades pueden variar en la medida en que vayan variando las funciones encomendadas por categorías (asociados, seniors, socios, etc).

Saber qué necesita cada profesional en particular, en un sistema ideal, o al menos cada categoría de profesionales por sector de actividad, es imprescindible para poder proveerle de los recursos adecuados. Para identificar esas necesidades se requiere, no obstante, bien un previo conocimiento propio del gestor de conocimiento acerca del sector y funciones, bien un análisis compartido del gestor y el profesional o responsable. Si dicho conocimiento no existe o el análisis no se realiza, cualquier distribución de conocimiento que realice el gestor sólo por casualidad satisfará las necesidades del profesional, y muy probablemente entorpezca su trabajo, convirtiendo al sistema de KM en un problema más que en una solución.

Así, en tosco ejemplo, tiene poco sentido informar de una novedad legislativa en materia laboral a un profesional del área civil, o distribuir un preciso estándar de escrito procesal a un profesional dedicado a la negociación corporativa. En el mejor de los casos no perderán tiempo porque no le dedicarán atención, pero siempre desarrollarán una opinión negativa hacia el sistema de KM (inútil y molesto en lo que a ellos se refiere, y por tanto caro en lo que ellos contribuyan a sostenerlo), disminuyendo las opciones de que se aprovechen de él en el futuro.

Pues bien, con carácter general, ¿qué necesidades de conocimiento jurídico puede tener un abogado? Sin ánimo de ser exhaustivos, porque la realidad supera la capacidad de imaginación de cualquiera, podemos clasificarlas en las cuatro modalidades siguientes:

  • Conocimiento del ordenamiento jurídico, evidentemente del vigente (lo que no resulta tan fácil como parece, dada la "logorrea" normativa de administraciones y legislador, y su escaso respeto por la técnica jurídica), pero también del histórico, que pudiera resultar aplicable en situaciones de transitoriedad, e incluso del futuro, ya que ignorar una iniciativa de modificación legislativa impedirá estar preparado para su entrada en vigor.
  • Conocimiento de su aplicación por los operadores oficiales, esto es, los juzgados y tribunales a través de su jurisprudencia, y las administraciones públicas a través de su doctrina.
  • Conocimiento de su interpretación por tratadistas y autores, que a menudo son los únicos que se han planteado el supuesto ante el que se enfrenta el profesional, y siempre ayudan a completar su dominio sobre un instituto jurídico cualquiera, pero también de otros profesionales, ya sean de la organización o de fuera.
  • Conocimiento de sus herramientas de operación práctica, que dependiendo del sector pueden incluir escritos procedimentales, modelos de contratos, estándares argumentativos, prácticas de negociación, estrategias procesales, etc.

Una vez identificadas las específicas necesidades de conocimiento de los profesionales de la organización (qué sector del ordenamiento les interesa, cómo se interpreta, quiénes lo aplican y qué herramientas exige), es el momento de averiguar dónde obtener ese conocimiento. Y esa labor de averiguación también es otra función más compleja de lo que parece, dada la enorme variedad de fuentes que existen y que se van desarrollando.

Fuentes públicas y privadas, gratuitas o de pago, generales o sectoriales, externas al despacho o integrantes del mismo... Publicaciones oficiales, recopilatorios de jurisprudencia, bases de doctrina administrativa, manuales, revistas, documentos particulares... En formato electrónico, en papel, documentos escritos, archivos de audio o vídeo...  Tantas y tan distintas que no ya dominarlas, sino tan sólo conocerlas exige una cantidad de tiempo inasumible salvo para el propio gestor del conocimiento.

Para asegurarse no obstante de que los profesionales de una organización están provistos de todo lo que necesitan, de la mayor calidad, sin contenido superfluo y al menor coste, es necesario por tanto:

  • Investigar si existe o no una concreta fuente para la necesidad del profesional, pues a menudo no existe la interpretación o herramienta que convendría.
  • Identificar la más adecuada en función de su contenido (extensión y calidad), formato (más o menos accesible) y coste (ajustado a nuestros recursos), en el caso de que existan varias.

A partir de aquí, lo que sigue es ya integrar dicha fuente en el sistema de KM (retener su existencia,  características y en su caso, gestionar su acceso) y ponerla a disposición del profesional, sea de forma directa (si conviene que sea él mismo quien la utilice, dependiendo de la habitualidad y del manejo), o por mediación del gestor de conocimiento. Pero esa es otra historia, y debe ser contada en otra ocasión...

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