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21 de Julio de 2014

La información documentada: uno de los activos más valiosos de los despachos profesionales

La información es uno de los activos más valiosos de una empresa. Puede estar presente en el Know-How de los trabajadores, en la forma de organizarse, o en documentos formales e informales, ya sea en formato papel o digital.

Pol Valero,
Responsable OFISFERA
www.ofisfera.org


Los motivos de un despacho profesional para conservar información pueden ser muy diversos: obligación legal, consulta técnica, o incluso por motivos históricos. En cualquiera de estos casos, la conservación de la información es siempre un problema. ¿Cómo almacenarla, conservarla y acceder de manera segura?
El Know-How es difícil de formalizar, y para ayudar en estas tareas están los llamados 'Knowledge Systems', que ofrecen soluciones de conservación y difusión de los conocimientos de la empresa.
En cuanto a los documentos, la mayoría de despachos profesionales conocen y utilizan los servicios internalizados de hosting de documentación digital. Lo que no es tan conocido y paradójicamente es más seguro, es la externalización de la custodia documental.
Tener servidores redundantes, protegidos y accesibles para guardar la información digital de la empresa no es más caro que tener armarios ignífugos, protegidos contra el agua y con control de acceso, pero así como las empresas suelen tener la información digital bien protegida y con copias de seguridad, la documentación física en muchos casos carece de los mínimos criterios de seguridad.

Cuando un despacho profesional, por motivos de espacio o de costes, no puede tener su documentación segura, la externalización es una opción.

Un buen almacén de custodia documental debe garantizar lo siguiente:

  • La documentación debe estar en estantes, nunca apilada en palés. Cuando se apila la documentación no se puede comprobar el estado de las cajas inferiores, y podría ser que sean siendo devoradas por insectos sin que nos demos cuenta.
  • El almacén debe tener alarma, control de accesos y cámaras de videovigilancia. Son los requisitos mínimos de seguridad contra las intrusiones.
  • El almacén debe estar protegido contra el fuego y el agua que puedan venir del exterior.
  • El almacén dispondrá de una zona de consulta en la que se pueda trabajar en condiciones (con un ordenador con acceso a la red), para poder hacer inventarios o búsquedas sobre el archivo sin necesidad de trasladarlo.
  • Es necesario disponer también de un servicio de consulta para que se pueda pedir una caja  o un documento concreto, y recibirlo en 24 horas en las instalaciones del cliente.
  • Al contrario de lo que se puede pensar, externalizar la custodia a un almacén que cumpla estos requisitos resulta en muchos casos más económico, además de más seguro, que conservar la documentación dentro de la empresa.

El servicio de custodia documental es un servicio a medida de cada cliente, como complemento a un proceso de gestión documental y administrativa, o como almacenamiento seguro de la documentación. Un servicio tanto para clientes que tienen un pequeño archivo, como aquellos en el que el archivo ocupa toda una planta de oficina.

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