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Gestión del conocimiento

22 de Febrero de 2017

Retos y tendencias de la gestión del conocimiento

  • Cuanto mayor sea el grado de acceso a este conocimiento acumulado, más fuerte será la capacidad de la firma y la de sus abogados
  • Las grandes firmas todavía se encuentran en las primeras etapas de la plena integración

Un año que comienza siempre resulta un buen punto de partida para realizar una reflexión. Partiendo de una situación no discutida en el mercado legal actual, donde los clientes demandan más valor y eficiencia, sobre la importancia esencial de la gestión del conocimiento en la reducción de costes y mantenimiento de la calidad del servicio, repasaremos los principales retos a los que se enfrenta esta disciplina.

Mercedes Hurtado,
Responsable Knowledge Management
Hogan Lovells


La Gestión del Conocimiento Jurídico (o "KM") es una gran ayuda para los bufetes de abogados a la hora de captar y retener clientes y negocios. Tradicionalmente, sus sistemas detectan y reutilizan la sabiduría colectiva de los abogados mediante procesos que identifican, conservan, clasifican, difunden y usan el trabajo y experiencia previos para resolver problemas legales y de negocios.

El conocimiento acumulado por un abogado durante su carrera es extremadamente valioso; el conocimiento colectivo adquirido por un bufete de abogados a través de generaciones de práctica es enorme. Cuanto mayor sea el grado de acceso a este conocimiento acumulado, más fuerte será la capacidad de la firma y la de sus abogados.

KM ofrece acceso a poderosas y rápidas herramientas de investigación legal que realizan ágiles búsquedas en millones de páginas de decisiones judiciales, procesos legislativos, artículos de doctrina e información de negocio disponible. Las iniciativas de KM de un bufete de abogados tienen un enorme potencial para mejorar el acceso de un abogado a la información histórica y a la documentación relevante para la práctica, lo que puede aumentar la eficiencia y la calidad de los resultados de la representación legal.

Portales con contenido legal dinámico

Pero recientemente se han producido importantes novedades. Hemos resaltado ya en artículos previos cuestiones como el renacimiento de las intranets como portales de práctica, herramientas como Enterprise Search o los espacios colaborativos de trabajo. A ello hay que añadir la reciente expansión de la gestión del conocimiento en el liderazgo y apoyo de la gestión de proyectos legales y la mejora de procesos. Ya comentamos que las primeras intranets corporativas se centraron en la información administrativa y el contenido estático legal. Con tremendos avances en la Web y en la gestión de contenidos, las organizaciones jurídicas avanzadas ahora construyen portales con contenido legal dinámico. Se requiere un trabajo consistente para recopilar y categorizar el contenido y, posteriormente, diseñar una interfaz adecuada. Hoy en día, una buena experiencia de usuario es determinante si los abogados van a utilizar cualquier herramienta, especialmente si se trata de un portal diseñado para apoyar a los abogados en ejercicio.

Enterprise Search, por su lado, ha resultado un método eficaz para organizar información derivada de múltiples recursos, mucho más allá de las búsquedas por palabra clave de documentos word y pdf. Esta tecnología permite indagar en múltiples fuentes de forma simultánea y aplica sofisticados algoritmos para crear una experiencia semejante a Google en los despachos de abogados.

Herramientas como wikis o workplaces

La gestión del conocimiento a menudo incluye esfuerzos para mejorar la colaboración dentro de las diversas oficinas y las distintas áreas de práctica y entre los clientes y la firma. El contexto en el que se utilizaron originalmente es muy importante para comprenderlos y reutilizarlos. En este sentido se han desarrollado herramientas como wikis o workplaces.

Hace relativamente poco, el mercado legal comenzó a desarrollar acuerdos alternativos de honorarios (Alternative Fee Arrangements -AFA-) y a aplicar las herramientas de Gestión de Proyectos al ámbito jurídico (Legal Project Management -LPM-). Las grandes firmas todavía se encuentran en las primeras etapas de la plena integración y adopción de estas disciplinas.

En muchos bufetes de abogados, los profesionales de KM lideran o contribuyen significativamente en la elaboración de AFA y otros nuevos enfoques de precios -es decir, ofreciendo a los clientes más valor- e impulsando la gestión de proyectos legales. La gestión de proyectos legales, LPM, impulsará la búsqueda de eficiencia y el menor coste. KM resulta fundamental para la reutilización del producto del trabajo legal, una colaboración más rápida con el experto adecuado y automatizando tareas que previamente se venían realizando manualmente. Los profesionales de la gestión del conocimiento poseen una combinación de habilidades a menudo ausentes en abogados o analistas financieros que los hacen muy adecuados para apoyar -si no conducir-la gestión de proyectos. Entienden el desarrollo de la práctica legal, la administración de proyectos, finanzas y tecnología, a lo que se une su tendencia a ser evaluadores analíticos. A ello hay que añadir su experiencia previa en la construcción de puentes tanto para abogados como para múltiples departamentos de apoyo. Dado que LPM es un esfuerzo de colaboración, estos puentes pueden ser críticos en el difícil proceso de gestión del cambio. En definitiva, las capacidades y responsabilidades de los profesionales de la gestión del conocimiento sólo seguirá creciendo en la misma medida en que lo haga la capacidad de la firma para explotar y apostar por sus activos intangibles adquiridos durante muchos años de servicio a clientes.

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