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Gestión del conocimiento

30 de Marzo de 2016

‘Workspaces’: colaboración y conocimiento

No es objeto de discusión que, en la actualidad, las innovaciones tecnológicas han transformado las formas de creación del conocimiento y el acceso a los recursos. Los contextos virtuales de intercambio de información también traen como consecuencia una transformación en la prestación de servicios jurídicos.

Mercedes Hurtado,
Responsable Knowledge Management
Hogan Lovells


El procesamiento de textos revolucionó la redacción de documentos, el correo electrónico aumentó la velocidad y facilidad de la comunicación, tanto entre los abogados como entre éstos y sus clientes, e Internet, en definitiva, ha cambiado nuestra forma de trabajar.

En esta nueva realidad han irrumpido recientemente los nuevos "workspaces" y las plataformas de colaboración.

Para las sociedades industrializadas, el lugar de trabajo ha sido históricamente uno de los espacios sociales más relevantes. El desarrollo de nuevas tecnologías de la comunicación trae consigo ha llevado al desarrollo del entorno de trabajo virtual, un lugar que no se encuentra en cualquiera de los espacios físicos que tradicionalmente conocíamos y en el que conocimiento tácito y explícito se intercambian.

Tradicionalmente, la gestión del conocimiento en los despachos ha estado enfocada en el explícito, es decir, aquel conocimiento que se documenta y clasifica, que se almacena, gestiona y transmite. El conocimiento explícito, que es más que información, que se categoriza y codifica. Es lo que ha venido a denominarse Know-what. Sin embargo, el conocimiento tácito, el "Know-how", está en gran parte basado en procesos de  experiencia. Es contextual, personal y difícil de comunicar y resulta de un incalculable valor para las organizaciones.

Estos espacios de trabajo -organizados por materias, asuntos, clientes,...- permiten una nueva transferencia e intercambio de conocimiento tácito a través de las interacciones sociales del trabajo diario. Las áreas de trabajo permitirán navegar y tener acceso a contenidos hace poco inimaginables -documentos (digitalizados o que ya "nacen" digitales) y archivos compartidos, discusiones de grupo, bibliotecas digitales, bases de datos, recursos de información en abierto, chats,..-.

Las plataformas de colaboración son contextos propicios para el  desarrollo e intercambio de experiencias de los distintos equipos que asesoran. La necesidad de un asesoramiento cada vez más global y sofisticado ha fomentado la búsqueda de ubicaciones comunes y de herramientas funcionales. A través de estas plataformas todos los miembros de los grupos de trabajo pueden compartir ideas y colaborar, visualizar  instantáneamente las actualizaciones realizadas, publicar archivos, debatir los problemas en una herramienta de discusión, colaborar en los cronogramas de las reuniones e interactuar mediante chat en tiempo real. Es en estos espacios donde los procesos de pensamiento basados en la experiencia son aplicados de forma creativa para ampliar o reformular una idea, plantear nuevas estrategias o solucionar un problema con el que no se contaba en un principio.

Son múltiples las ocasiones en las que se requiere la participación de un departamento o un grupo de personas para que aporten todos sus conocimientos, sus fuentes de información, tanto externas como personales, al objeto de llevar a término un determinado trabajo. Sin duda, además de permitir que el conocimiento tácito de un miembro del equipo pueda ser expresado y aplicado -y más tarde internalizado y aceptado por los demás-, cada una de las personas que colaboran en un proyecto común intercambian sus propias experiencias aportando nuevas soluciones y creando nuevo conocimiento.

Esta manifestación ha pasado a constituir un enfoque absolutamente novedoso para la gestión del conocimiento en los despachos de abogados. La práctica totalidad de las firmas de ámbito anglosajón y, en particular, sus departamentos de Knowledge Management, están adoptando una variedad de mecanismos para fomentar estos entornos virtuales de trabajo, impulsar lugares proclives a preservar el conocimiento, la información y los recursos fruto de experiencias compartidas.

La interacción de los usuarios con el portal, con las distintas plataformas, como generadores de contenidos y conocimiento, abre una fase hasta la fecha desconocida y que, sin duda, vendrá a revolucionar y a redefinir lo que hasta ahora habíamos conceptuado como "gestión del conocimiento".

Pero crear, usar y compartir conocimiento tácito y explícito solo puede tener lugar en una cultura de colaboración. Únicamente potenciando el intercambio de las distintas habilidades, perspectivas y experiencias entre cada uno de sus miembros, podrán las firmas construir una nueva etapa que valore y aúne experiencia, desarrollo y progreso.

En definitiva, una nueva etapa comienza para nuestros departamentos, un desconocido futuro que anuncia originales e inéditas soluciones.

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