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Gestión del conocimiento

19 de Diciembre de 2008 Elisa Prieto Castro, documentalista de ELZABURU Abogados y Agentes P. Industrial e Intelectual

"Toda organización, independientemente de su tamaño, puede beneficiarse de la puesta a punto de un plan de gestión del conocimiento"

  • ...el know-how no es privilegio de unos pocos sino que todos participamos en su consecución.
  • Si los beneficios se observan rápidamente será mucho más factible conseguir más apoyo logístico en futuras actividades.

Nuestra invitada de hoy nos pone en negro sobre blanco algunas de las cuestiones más actuales de la implementación de programas de Knowledge Management como son la implicación de las directivas, la capacitación del personal y la importancia de crear una estructura propicia a la compartición del conocimiento por parte de los miembros del despacho. También, analiza este tipo de estrategias desde el punto de vista de los despachos medianos y pequeños, desmontando el mito de que la Gestión del conocimiento es una práctica reservada a las Megafirmas

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¿Gestión de la información-gestión del conocimiento, el mismo santo con distinto hábito? ¿Qué ha venido a aportar el Knowledge Management (KM)?

Considero que la gestión del conocimiento (GC) representa una verdadera evolución en la forma de entender y gestionar el capital intangible de una organización: su know-how, sus experiencias y avances.

En una sociedad como la actual, que se ha autodenominado "sociedad de la información", las empresas son cada vez más conscientes de la necesidad de estar al día en su sector, volcando sus esfuerzos en desarrollar centros de documentación que realizan una gran labor de sondeo, gestión y difusión de las novedades del sector. Su enfoque, en estos casos, está centrado en la experiencia externa.

Dar el salto hacia la gestión del conocimiento es comprender que la experiencia y el know-how no son privilegio de unos pocos sino que todos participamos en su consecución; es advertir que somos creadores y receptores de datos y que debemos prestar tanta atención a nuestro entorno como a nuestra propia empresa.

La clave se encuentra entonces en poner a punto sistemas que encaucen tanto el saber externo como el interno de modo que llegue a las personas interesadas, al mismo tiempo que se consigue conservar el capital intelectual para el futuro.

 

¿La gestión del conocimiento es algo de las grandes organizaciones y despachos?

Creo que toda organización, independientemente de su tamaño, puede beneficiarse de la puesta a punto de un plan de gestión del conocimiento. Del mismo modo que es necesaria una gestión de recursos humanos, así haya 20 o 200 empleados, igualmente es necesario prestar atención a la información y el saber de la empresa.

Incluso iría más lejos al afirmar que los despachos pequeños y medianos, al contar con una estructura menos compleja, pueden tener más facilidad a la hora de convencer y poner a punto proyectos de gestión del conocimiento ya que su pequeño tamaño los hace más flexibles al cambio y a la innovación.

Sus expectativas serán más modestas, sus inversiones mucho más reducidas que en los grandes bufetes, pero los beneficios no tienen porqué ser menos evidentes.

 

¿Y por dónde empezar?

Hay que comprender que un plan de GC es un proyecto de amplio calado que necesita cierto tiempo de gestación y maduración para empezar a dar sus primeros frutos. Casi podríamos decir que necesita introducirse en la filosofía de la empresa. 

De ahí que nuestra primera labor consista en "explicar" y "convencer" de modo continuo e insistente sobre las bondades de la gestión del conocimiento y especialmente sobre qué se puede esperar de ella. Sólo si contamos con cierta "complicidad" y respaldo por parte de un sector importante del despacho será posible llevar a buen puerto nuestras actividades.

No existen recetas estándar ni planes "llave en mano" que sirvan para cualquier organización ya que cada empresa es única en sus necesidades y en su desarrollo organizativo. Por ello, sin ánimo de ser exhaustivos ni mostrar un orden de prioridades, se encuentran aquí recopilados algunos de los frentes más usuales que engloba la GC:

  • Gestión de la información externa: este tipo de actividades se deben encauzar a través del desarrollo de una biblioteca-centro de documentación que se encargue del sondeo de nuestro entorno y tenga a punto y accesible la información que necesitemos.
  • Gestión de la información generada por la actividad propia del despacho (escritos, correspondencia, informes, etc.): gracias a software de gestión documental es posible controlar y ofrecer acceso sencillo a la documentación generada por el despacho, incorporando cuestiones como la confidencialidad, el control de las versiones de documentos, el acceso desde cualquier ordenador, etc.
  • Gestión de la información que el despacho quiere difundir a sus empleados (filosofía empresarial, normas de funcionamiento, etc.): es muy importante desarrollar sistemas de difusión y almacenamiento eficaz de los documentos que muestran la filosofía y los valores del despacho ya sea a través de la intranet u otro sistema semejante.
  • Plan de formación: sobre las bondades de la formación no es necesario ahondar en esta entrevista, pero sí es preciso hablar sobre la necesidad de buscar sistemas que propicien la difusión dentro de la empresa de los conocimientos adquiridos, de modo que se obtenga un retorno en la inversión realizada y un impacto más profundo de la formación. Ya sea con la recopilación de los materiales recibidos en los cursos, con la organización de cursos internos impartidos por las personas que acudan a cursos externos o bien con la redacción de guías por personas expertas en distintos temas, cualquier opción es buena siempre que sea bien aceptada.
  • Imagen corporativa y actividades del despacho en el exterior: conseguir que las actividades del despacho tengan un reflejo y salida al exterior detectando los casos de éxito, las temáticas más candentes y los expertos en cada tema.
  • Normalización y estandarización de documentos: de modo que exista un bagaje importante de herramientas para llevar a cabo el trabajo diario.

 

¿Qué elementos son claves para que pueda desarrollarse?

Como ya se ha comentado a lo largo de los párrafos anteriores, es necesaria una implicación decidida de la dirección en este tipo de proyectos ya que el departamento encargado de la GC necesita estar en contacto con toda la estructura organizativa del despacho: recursos humanos, marketing, informática... Si el responsable de GC no tiene acceso a esta estructura es difícil poder desarrollar muchas de estas actividades ya sea desde un punto de vista humano como tecnológico.

Uno de los mayores obstáculos que suele encontrar cualquier actividad de GC es la poca implicación de los integrantes del despacho ya sea porque se ve como una labor añadida al trabajo diario (que suele ser abundante) o porque no se ven los beneficios que puede conllevar. De ahí que sea importante localizar piezas clave en la organización, personas que por su conocimiento y gusto propio, se puedan convertir en referentes para las distintas áreas de conocimiento o de ejercicio del despacho. También se pueden poner a punto sistemas de reconocimiento profesional o de cumplimiento de objetivos por la colaboración en las actividades de gestión de conocimiento.

Por último, considero más adecuado empezar con un proyecto modesto y por etapas que nos ofrezca pequeños resultados de forma continua en vez de un proyecto demasiado ambicioso que sólo muestre resultados después de una gran inversión. Si los beneficios se observan rápidamente será mucho más factible conseguir más apoyo logístico en futuras actividades.

 

¿Y la tecnología es una pieza clave?

La tecnología es muy importante como herramienta que facilita el almacenamiento y acceso a los contenidos, pero no es el único elemento clave. Considero más prioritario crear una estructura propicia a la compartición del conocimiento.

Si los integrantes del despacho no están convencidos de los beneficios que la compartición de conocimientos ofrece para la organización y para ellos mismos, es muy difícil que la tecnología por sí misma pueda ofrecer la solución.

Esto es especialmente cierto en despachos pequeños que no cuentan con un presupuesto ni un equipo humano considerable para dedicar a este tipo de actividades. En estos casos, es más importante la voluntad y la visión que el uso de una u otra tecnología.

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