«La gestión del conocimiento es vital»

¿Qué grado de madurez tiene la gestión del conocimiento en la abogacía española?

Como disciplina, un grado incipiente, aunque en mayor o menor medida la abogacía española, no sólo los despachos,  de una u otra forma, más o menos reflexionada y buscada ha gestionado al menos una parte de su conocimiento.

Casi todos los despachos cuentan con una biblioteca, con bases de datos, con un sistema de archivo de expedientes de clientes o de modelos de contratos de uso más frecuente, sus abogados se reúnen periódicamente para tratar los asuntos y las novedades jurídicas, utilizan plataformas informáticas para desarrollar  su trabajo… Lo que pasa, es que esos intentos se han venido realizando de una manera desestructurada y poco estratégica y sólo recientemente se ha empezado a tomar conciencia de la necesidad de "profesionalizar" la gestión del conocimiento, en línea con lo que ya se lleva años realizando en los despachos anglosajones, sobre todo en el Reino Unido, donde llevan la delantera en este campo. 

¿Qué y cuánto han de mirarse los bufetes españoles en los espejos de EEUU y UK?

El mundo está cada vez más globalizado, para bien y para mal, y en muchos aspectos observamos tendencias en el mercado de los servicios legales españoles que ya se han dado anteriormente en los países anglosajones.  En ese aspecto, es necesario vigilar lo que está ocurriendo allí, como posible anticipo de lo que podría ocurrir en España en el futuro.

Específicamente en lo que se refiere a la gestión del conocimiento, o en cualquier otro punto relacionado con la gestión empresarial, los países anglosajones, son definitivamente los precursores de la disciplina y llevan considerables años de adelanto. Sin embargo, eso no supone claramente una desventaja para los despachos o firmas españolas, ya que la gestión del conocimiento no sólo es una disciplina en constante evolución, sino que también, como todo, está sometida a "modas". Observar las cosas desde la distancia da la posibilidad al sector legal español de adoptar aquellas iniciativas que han sido aplicadas en la práctica y que tienen una eficacia probada, sin perjuicio de que en ningún caso las iniciativas puedan aplicarse así, sin más, ya que requieren siempre una adaptación no sólo a la cultura local, sino a la cultura de cada organización.

¿Se trabaja a muchas y distintas velocidades la gestión del conocimiento?

Sí, pero eso no es en sí mismo un problema, sino que es una característica intrínseca de la gestión del conocimiento, que requiere que cada organización adapte los procesos a sus propios ritmos, recursos y cultura. Además, bajo el paraguas de la gestión del conocimiento caben iniciativas con diversos grados de dificultad, que requieren  estrategias diferentes y que necesariamente se implantan a diferente velocidad.

Los despachos compuestos por entre uno y cuatro abogados representan el 95% del total en nuestro país. Ese gran trozo de la tarta que representa a las firmas pequeñas en cuanto al número de abogados, ¿es un caballo de batalla para que madure el sector en lo que a gestión del despacho se refiere?

Probablemente los despachos pequeños son los más susceptibles de poner en marcha una estrategia de gestión de conocimiento con menor esfuerzo e inversión, dada la cercanía física de sus componentes. Por el contrario, es posible que sean también los que menos perciban la necesidad de gestionar adecuadamente el conocimiento y además, no la acometan ante el temor de tener que realizar  una fuerte inversión o el desconocimiento sobre esta disciplina.

Una de las falsas ideas que rodean a la gestión del conocimiento, y que nosotras queremos aclarar en nuestro libro, es que la gestión del conocimiento sólo se puede aplicar en grandes despachos y que requiere mucha inversión. Eso, sencillamente, no es cierto.  Para gestionar el conocimiento de un colectivo de abogados, grande o pequeño, lo principal es la voluntad de compartir ese conocimiento, y lo que se intenta con la gestión del conocimiento es que la transmisión o aportación del conocimiento se efectúe aprovechando los procesos de trabajo habituales del abogado. De esta forma, inversiones o recursos con los que un despacho cuenta para la gestión de sus clientes pueden ser utilizados como herramientas de gestión de conocimiento.

¿Qué futuro le espera a la gestión del conocimiento?

En nuestra opinión, el sector legal está cambiando en muchos sentidos, por el aumento de la competencia, por influencia de la tecnología, por la lucha por la captación y la retención del talento, por las diferencias generacionales y otras. En todos estos factores, la gestión del conocimiento es vital, porque sus beneficios son evidentes en elementos como el ahorro de costes y tiempo, el aumento de la eficiencia en la prestación del servicio y la consistencia en la calidad.

Adicionalmente, cuando hablamos de sector legal, no podemos referirnos únicamente a los despachos, las asesorías jurídicas internas, e incluso la judicatura, pueden beneficiarse de la gestión del conocimiento.

Una de las tendencias previsibles es una mayor "profesionalización". La gestión del conocimiento será parte de la estrategia del despacho y un reflejo de su cultura corporativa.

Es también probable que asistamos a la aparición en el mercado de "productos", como son bases de datos de modelos, servicios especiales de editoriales – seguimientos de temas concretos, elaboración de check-lists o guías prácticas, etc. que agilicen el trabajo de los abogados y sustituyan, en buena parte, a los gestores del conocimiento que actualmente se dedican a elaborarlo.

En general, es de esperar un mayor esfuerzo e inversión en gestión de conocimiento por tratarse de un factor diferenciador del despacho en un entorno cada vez más competitivo. Los clientes son cada vez más exigentes, y no sólo en la calidad de los servicios jurídicos que demandan, sino también en la forma en que les son prestados. 

Con Gestión del conocimiento en despachos de abogados, ¿qué objetivo pretenden cumplir?

Lo que hemos intentado con el libro ha sido cubrir un vacío, ya que es el primer libro que se escribe en España sobre este tema, y explicar los principios básicos de esta disciplina en un lenguaje enfocado al sector al que va dirigido, que conocemos bien porque es en el que hemos desempeñado la mayor parte de nuestra carrera profesional.

El sector legal tiende a pensar que el único conocimiento a gestionar es el conocimiento jurídico y con este libro queremos que se amplíe el foco y el sector sepa que hay otro conocimiento que puede y debe ser gestionado, desde el conocimiento de los clientes hasta el conocimiento sobre la propia organización.

Otro objetivo que teníamos, no menos importante, era llamar la atención sobre el hecho de que, en los despachos de abogados y en el sector legal en general, el talento y el conocimiento de las personas es un activo tan estratégico como lo son la tecnología o las finanzas y que su correcta gestión no sólo aporta valor añadido a la organización sino que puede suponer una ventaja competitiva.

¿Qué nos vamos a encontrar en sus 260 páginas?

Una guía, muy práctica y fácil de leer, útil para que cualquier empresa u organización del sector legal conozca su situación real, el estado de su gestión del conocimiento, y en función de eso pueda desarrollar proyectos y poner en marcha iniciativas que le permitan avanzar. Un manual con conceptos clave que hay que tener claros para "navegar" en esta disciplina.

Han dicho…

Isabel Casas: "El conocimiento es de los pocos activos que no pierden valor cuando se comparten. Al contrario, su valor aumenta con la difusión. La palabra mágica de la gestión del conocimiento es compartir. Desarrollar una cultura del conocimiento es un proceso evolutivo, no una revolución". 

María Jesús González-Espejo: "La gestión eficiente del conocimiento exige una reflexión y toma de decisión previa por parte de los responsables máximos del despacho. Es necesario definir una estrategia clara, que asigne recursos, objetivos, plazos y  responsables de ponerla en práctica para poder hablar de una gestión del conocimiento profesional".

Carmen González: "En realidad, el conocimiento en sí no puede ser gestionado; lo que se gestiona son las personas, los procesos o los sistemas a través de los cuales se genera y se comparte".

Marta Hernández: "El objetivo que persigue la gestión del conocimiento es construir una ventaja competitiva perdurable en favor de los clientes".