Si hay algo que se repite todos los días en nuestros despachos son las reuniones de trabajo: reuniones con clientes, reuniones de seguimiento y puesta al día, reuniones de equipos de trabajo, reuniones entre compañeros de distintos despachos, y así, ad infinitum…
Centrándonos en las reuniones que se organizan entre los miembros del despacho, no podemos negar que constituyen un instrumento de gestión y organización esencial para el eficaz funcionamiento de nuestras organizaciones, pues sin ellas el despacho sería un verdadero caos. No obstante, las reuniones reciben una valoración muy negativa de quienes participan habitualmente en las mismas, y la razón de ello radica en resultar poco eficaces o, en el peor de los casos, inútiles.
Si profundizamos algo más, observaremos que la razón principal de esta opinión descansa en que la mayoría de los que intervienen en una reunión suelen concluir la misma con una sensación de pérdida de un tiempo que podrían haber dedicado a tareas más productivas. A esta idea contribuye la falta de un orden del día claro y preciso, inexistencia de control del tiempo empleado en tratar los asuntos, temas poco concretos, intervenciones de los asistentes ajenas al fin de la reunión, retrasos de los asistentes, inasistencia de personas necesarias, ineficacia del encargado de conducir la reunión, etc.
¿Y por qué razón se producen estas circunstancias indeseadas?
Para responder a esta cuestión es preciso considerar cuales son los elementos cuyo conocimiento es indispensable para celebrar una reunión eficaz, a saber: determinación del objetivo; elaboración del orden del día; convocatoria y conducción de la reunión.
Pues bien, la falta de conocimiento o, en su caso, la falta de compromiso con la aplicación de estos elementos son los que producen el fracaso de las reuniones y, por tanto, dicha percepción negativa. Por lo tanto, conociendo y respetando estos elementos, es decir, con aprendizaje y compromiso podrá alcanzarse el éxito de la reunión, lo cual nos permitirá disfrutar de sus verdaderos beneficios, entre los que destacan los siguientes:
- Consecución del objetivo.
- Aprovechamiento del tiempo.
- Refuerzo de la identidad del equipo.
- Aumentar el compromiso y responsabilidad del equipo.
Expuesto lo anterior, vamos a detenernos en analizar dichos parámetros a fin de sentar las bases para una reunión verdaderamente eficaz.
1º.- Determinación del objetivo: Hemos de partir de la base de que todas las reuniones tienen una finalidad, meta o propósito y, por tanto, un objetivo a definir. Como es natural, los objetivos pueden ser muy variados, aunque, en todo caso, suelen coincidir con los objetivos generales (decidir cómo enfocar un asunto, informar, formar, etc.). En todo caso, para la fijación del objetivo hemos de preguntarnos ¿Qué pretendo conseguir con la reunión?
2º.- Elaboración del orden del día: Como primera cuestión al analizar el orden del día debemos responder a la siguiente pregunta ¿Cuáles son las ventajas de disponer de un buen orden del día? La respuesta es sencilla: un orden del día eficaz no sólo ahorra tiempo, sino que hace la reunión más productiva, ya que facilita el desarrollo uniforme de la reunión, su seguimiento y la comprensión de los temas tratados por parte de los asistentes.
3º.- Convocatoria: Dar a conocer el orden del día a los futuros asistentes es un aspecto de suma importancia ya que existe una relación directamente proporcional entre la productividad de una reunión y un número reducido de asistentes (entre 4 a 8 es un número excelente).
4º.- Conducción de la reunión: La conducción o dirección de la reunión viene referida a la capacidad de la persona que dirige la reunión para alcanzar su máxima eficacia y para que ésta se lleve a cabo en el tiempo previsto, es decir, en la medida que el director actúe con eficacia, el objetivo de la reunión se alcanzará.
5º.- Habilidades para conducir una reunión: Para concluir, vamos a reseñar algunas de las habilidades que pueden ser de gran utilidad a la hora de dirigir una reunión.
- Una vez convocada la reunión a una hora, aquella debe comenzar puntualmente aunque falten algunos de los convocados.
- A medida que se incorporen los rezagados no debe repetirse ni resumirse nada de lo ya expuesto antes de la llegada de éstos (¡que miren después el acta de la reunión!).
- No olvide cerrar la puerta y así evitar interrupciones.
- En los casos de asistencia de personas dadas a prolongar las reuniones con sus intervenciones, es conveniente convocar la reunión una hora antes del fin de la jornada de mañana o tarde. No falla.
- El director debe ser cortés pero firme, cortando cualquier intervención que se aparte del debate o del tiempo asignado. Menos aún, puede permitir comportamientos inapropiados entre los asistentes, es decir, salidas de tono.
- Es conveniente acabar a la hora establecida inicialmente.
Concluir señalando que aunque parezca complejo incorporar estas reglas en nuestra práctica debido al eterno problema de la falta de tiempo y de priorización, de lograrlo, mejoraremos la eficacia y eficiencia de nuestro trabajo, incrementando así, por efecto cascada, la calidad de nuestros servicios.
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