Comienza a ser un comentario que cada vez escucho con más frecuencia. El software de gestión está muy bien, pero no utilizamos la totalidad de sus prestaciones. Me sigo sorprendiendo con esta afirmación, que sigue siendo muy frecuente. ¿Cuáles son las causas de la resistencia al uso de sistemas de infomación?
La llegada de una novedad en tecnología o sistemas de información suele plantearse como una ventaja para el encargado de implementarla y como una tarea más para quien la tiene que utilizar. En muchas ocasiones el error consiste en plantear que la novedad es un nuevo software, cuando en realidad la novedad debe ser una forma de gestionar algo.
En este punto la formación de las personas que tienen que utilizarlo y nutrirlo de datos es fundamental. Pero la formación no debe limitarse a la utilización del software sino a las consecuencias en la estrategia de negocio. Y antes de comenzar con la formación, hay que utilizar la información. ¿Qué problema hemos detectado en la gestión del despacho que podemos solucionar con una nueva herramienta de sistemas? ¿Qué tarea vamos a ejecutar en menos tiempo?
Otra de las decisiones que tenemos que tomar es si lo implementamos de "arriba a abajo" o viceversa. Si lo comienzan a utilizar los socios del despacho tendremos una ventaja inmediata, que será el ejemplo que muestran a asociados y juniors. El inconveniente es que por falta de tiempo no se insista en que éstos últimos lo utilicen a fondo, y al final el resultado no es el deseado.
Si la opción es de abajo a arriba, o se culmina el proceso y lo utiliza todo el mundo (cada uno en su función), o el mal ejemplo se extenderá.
En definitiva, la utilización del software debe proporcionar beneficios a las personas que los utilizan. Y la última consecuencia que tenemos que encontrarnos en su utilización es un descenso de la productividad, que es lo que muchas veces ocurre al superar la herramienta a la tarea.
Así que creo que los pasos a seguir son los siguientes:
- Información: Explicar qué problema o problemas nos hemos encontrado y cómo pretendemos resolverlos con un software de gestión.
- Formación: Desarrollar una fase de aprendizaje que ponga de manifiesto la verdadera utilidad de la herramienta.
- Seguimiento: Si la hemos implementado de "abajo a arriba", todo el mundo tiene que ver que analizamos la información de la que se nutre el sistema y que corregimos o matizamos determinadas entradas de datos. O en el mejor de los casos, dar la enhorabuena por una correcta utilización.
- Ventajas en un tiempo razonable. Tenemos que conseguir que aquéllas personas que vuelcan información vean como la calidad de su trabajo mejora a corto plazo.
El software de marea aislada no es una solución. Incluirlo en una estrategia de negocio es garantía de éxito.
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