Aún queda un largo camino para llegar a la verdadera «oficina sin papeles» tanto en la Administración como en las empresas privadas pero los documentos digitales están superando, cada vez más, a las copias de papel tradicionales para ahorrar tiempo y espacio y ofrecer una mayor accesibilidad.
Numerosos procedimientos legales ya han asumido la importancia de la digitalización para agilizar los procesos y facilitar la consulta de documentación.
En palabras de ministro de Justicia, Rafael Catalá, el año 2015 ha sido clave para la digitalización en la Justicia en España.
Rafael Catalá, presentó el Plan 2015para la aceleración de la Justicia en entornos digitales con el que se quiere conseguir una Justicia de calidad, ágil y al alcance de todos en el transcurso del año. Para alcanzar este objetivo, y que entre otros avances los ciudadanos puedan acceder a la Justicia a cualquier hora para informarse y realizar determinados trámites, se ha reservado una dotación presupuestaria de 56 millones de euros.
Con este plan, el Gobierno persigue que la Justicia digital sea una realidad que se concrete en dos ideas: Justicia "sin papel" y Justicia "en Red". A tal fin, a principios de 2016 los colectivos jurídicos deberán comunicarse con las sedes judiciales, de forma obligatoria, mediante medios electrónicos.
La tecnología y la innovación servirán para mejorar este servicio público y pretende elevar la administración legal a un nuevo nivel de servicio al ciudadano.
El 1 de enero de 2016 es la fecha anunciada para que el Estado y las Comunidades Autónomas hayan incorporado esas comunicaciones electrónicas en su quehacer cotidiano.
Tradicionalmente, la Administración de Justicia ha sido la más retrasada a la hora de introducir algunas de las posibilidades que ofrecen las herramientas telemáticas y que sí se han adoptado en ámbitos como la sanidad o la Agencia Tributaria.
La reducción de la cantidad de documentos en papel supondría un importante ahorro en papel o consumibles, y el espacio de almacenamiento acabando con la tradicional estampa de las oficinas judiciales sepultadas en legajos.
No hace falta decir que esto tendrá un fuerte impacto en el trabajo de los bufetes de abogados españoles. También establecerán los flujos de trabajo electrónicos en el mediano plazo, que no sólo servirán para promover la comunicación entre los abogados y los tribunales, sino también servirán para digitalizar la comunicación entre los abogados y sus oficinas, y entre los abogados, sus clientes y sus contrapartes. Los clientes tendrán que presentar los documentos legales en formato digital.
Para crear un flujo de trabajo electrónico y garantizar que los documentos importantes se integran en los procesos de negocio, los documentos en papel a menudo necesitan ser digitalizados fuera de la oficina, por ejemplo en la oficina de los clientes. Aquí es donde los escáneres móviles pueden maximizar la productividad mediante la creación de documentos digitales de una forma fácil. Ocupan poco espacio, son flexibles y se pueden utilizar en cualquier lugar. Son capaces de transferir documentos capturados a la nube con sólo pulsar un botón. Estos escáneres de alto rendimiento móviles son especialmente adecuados para abogados.
Los abogados también pueden asumir la responsabilidad digitalizar los documentos mientras se discute el caso con los clientes, ya sea en sus oficinas o en su cliente
Una oportunidad para automatizar
El personal que trabaja en los despachos de abogados también se están beneficiando de los efectos de la introducción de la correspondencia electrónica, ya que será posible automatizar totalmente este tipo de tareas de secretaría que producen manualmente escritos o facturación, si existen documentos en formato digital. La introducción de formas jurídicas está impulsando este cambio.
Hay toda una serie de otras áreas en un despacho de abogados que podrían beneficiarse de la digitalización. La sala de correo se puede automatizar mediante el escaneo de inmediato la correspondencia entrante y su integración en el flujo de trabajo. Aún más, es posible grabar conversaciones telefónicas y notas de discusión en forma digital y agregarlos a un archivo de cliente electrónico junto con los documentos en papel escaneados.
En resumen
Para las oficinas de abogados, el cambio a un sistema de comunicación y de gestión de documentos digitalizados significa que pueden requerir menos personal. Por lo general, el funcionamiento del escáner de personal, es muy fácil de usar para alguien que sabe manejar un ordenador. Digitalizan con sólo pulsar un botón y no se requiere capacitación adicional. Los clientes se benefician porque ya no tienen que asumir los gastos de la copia y el envío de correspondencia. En su lugar, pueden digitalizar trámites y transmitirlo electrónicamente a su abogado. Algunas oficinas de abogados, incluso podría aprovechar la oportunidad para digitalizar sus archivos completos.
