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8 de Septiembre de 2016

¿Es usted un procrastinador por culpa de su ordenador?

“La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro) o posposición, es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables”.

Carlos Balanza Nájera,
Licenciado en Periodismo y Derecho
Master en Dirección de Comunicación Empresarial e Institucional


La Wikipedia define así uno de los principales errores en los que incurren los profesionales liberales, el lado oscuro del beneficio de carecer de un superior que les diga qué es lo que deben hacer. Sin duda, las mayores tentaciones de procrastinar en la soledad del despacho vienen de la mano de las nuevas tecnologías que, paradójicamente, hemos implementado con el objetivo de rentabilizar nuestro esfuerzo. Son por tanto un arma de doble filo. Revisar el correo electrónico cada cinco minutos, no discernir el uso profesional del personal de las redes sociales mientras nuestro website lleva meses sin recibir una actualización, son algunos ejemplos. Pero como casi todo mal, el que nos ocupa tiene su antídoto y en este caso debe tomarse durante tres semanas. La receta es del padre de la Psicología moderna, William James, para quien es necesario hacer algo durante 21 días consecutivos para romper o crear un hábito. Según afirmaba, "una acción repetida se vuelve un hábito, un hábito repetido se vuelve una costumbre y la práctica de una serie de costumbres se vuelve un estilo de vida".

Primer consejo: Cuidado con el antídoto. Pretender cambiar todos nuestros malos hábitos de una vez puede ser contraproducente. Seleccionemos por tanto los principales agentes que están incidiendo de forma negativa en nuestro rendimiento. En mi opinión son dos; el correo electrónico, seguido muy de cerca por las redes sociales.

Hoy en día parece impensable trabajar sin correo electrónico, pero su mal uso ha mutado esta herramienta hasta convertirla en un trabajo en sí mismo. El primer gran error es dedicar a nuestro Outlook el inicio de la jornada. Sin duda debemos revisar la bandeja de entrada por si tenemos algún correo de máxima urgencia, lo que no significa malgastar la fase de mayor capacidad de concentración en contestar correos que pueden esperar y mucho menos los personales. Sentado lo anterior, nos marcaremos una pauta temporal de revisión del correo, que nunca debe ser inferior a un intervalo de dos horas por la pérdida de concentración que conlleva. Además, deberemos tener siempre actualizada nuestra agenda de contactos, nutriéndola desde el primer correo con aquellas direcciones que consideremos de interés. Un hábito que cuesta unos segundos nos ahorrará en el futuro la gran pérdida de tiempo que supone localizar una dirección. El uso de carpetas, directorios o folders para organizar los correos es otro consejo que, si bien es obvio, no siempre es tenido en cuenta para evitar que los mails jueguen al escondite en nuestras bandejas. Pero tan importante como el anterior es el hábito de titular el asunto con  información completa sobre el contenido. Un ejemplo; imaginemos lo difícil que nos resultará rescatar desde otro ordenador un escrito que hace varios meses remitimos a nuestro procurador, porque le llamamos "ahí va la documentación". De haber rubricado el asunto con algo así como "Caso María España España;  Incoación de Diligencias Previas nº 325/09" a buen seguro que la búsqueda será mucho más sencilla. Si enviamos correos de carácter personal desde nuestra cuenta profesional, recibiremos en ella los RE: y por tanto la tentación de dispersar nuestra atención. Si enviamos correos profesionales desde nuestra cuenta personal, revisaremos los dos en horas de trabajo y nos encontramos tentados por mails que pueden esperar. Por tanto, dos cuentas y máximo rigor en su uso diferenciado. Por último, debemos usar las herramientas de control que tenemos a nuestro alcance como los filtros antispam.

En cuanto a las redes sociales, el principal problema es la dificultad de establecer límites entre el ámbito el profesional y el personal e incluso priorizar este segundo, procrastinando una vez más. La solución, tan sencilla en su planteamiento como complicada en su ejecución, no puede ser otra que restringir el uso personal a las horas de ocio. En segundo lugar, obcecarse en estar en todas las redes sociales puede ser contraproducente por dos motivos: malgastaremos nuestra principal fuerza de trabajo, el tiempo, y correremos el peligro de terminar haciendo un mal uso de las mismas, lo que nos puede acarrear problemas de reputación. Aunque existen otras de carácter más profesional, debemos recordar que Facebook y Twitter siguen siendo el referente. Según un reciente estudio de Fundación Banesto, la red social más utilizada por las pymes con diferencia es Facebook (38,7%), seguida de Twitter, con el (11,19%).  ¿Cómo hacer un buen uso de ellas? Ambas nos dan la posibilidad de establecer una amplia agenda de contactos de interés si sabemos enfocar con estrategia nuestros qué está pasando o qué estás haciendo. De otra forma nos perderemos en debates y contenidos que no nos aportarán nada y nos restarán tiempo.

Por último, no debemos pasar por alto que las nuevas tecnologías conllevan otros peligros para el potencial procrastinador. Un ordenador conectado a Internet es un una tentación constante. Pruebe a marcarse unas horas de trabajo con el router apagado, elimine de su equipo de trabajo todos los programas que puedan ser objeto de distracción y apague el móvil. Si de verdad lo que necesita es concentrase, el mundo exterior puede esperar.

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