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12 de Agosto de 2016

Fuentes de conocimiento: knowledge wikis, un paso más

A pesar de que individuos y empresas han trabajado con el conocimiento siempre, y éste ha sido considerado históricamente un elemento de incalculable valor, los departamentos de Knowledge Management (KM), integrados en la estructura de los despachos de abogados, surgieron, como tales, a finales de los años ochenta y principios de los noventa.

Mercedes Hurtado,
Responsable Knowledge Management
Hogan Lovells


Con el cambio de siglo, su labor, centrada inicialmente en la creación de precedentes y taxonomías y en la construcción de portales, fue creciendo paulatinamente y creció hasta incluir distintos tipos de información, como informes corporativos o de sectores de industria, tendencias de mercado o actualidad regulatoria, exprimiendo al máximo las herramientas de colaboración e integrando, así, información y experiencia propios de la firma.

En la actualidad, y con un panorama digital en constante cambio, surgen nuevas oportunidades tecnológicas basadas en la posibilidad de interacción con los clientes.

Los despachos con visión de futuro están poniendo a los usuarios de sus páginas webs en el centro de la estrategia digital, ofreciendo una experiencia multicanal. El uso de este abanico de tecnologías genera una inmensa cantidad de datos que, una vez analizados, permiten comprender a los clientes, identificar necesidades y ofrecer soluciones de valor.

Sin embargo, este compromiso no se detiene en sus clientes, sino que también incluye a todos los miembros del despacho. Por ello, las organizaciones han recurrido a soluciones de Intranet corporativa para mejorar la eficiencia y éstas han acabado por transformarse en piedra angular del trabajo digital, recogiendo automáticamente los datos sobre el funcionamiento y uso de los sitios, contenido y búsquedas y aumentando la productividad y eficiencia.

El término Intranet, utilizado en oposición a Extranet, remite directamente a la información intrínseca de la organización. La red interna permite compartir herramientas, contenidos y otros recursos, facilitando la colaboración y fomentando la contribución de cada miembro del despacho.

Con esta cantidad de recursos no es de extrañar que, en la práctica, la Intranet corporativa se ha acabado convirtiendo en una incubadora de soluciones innovadoras.

Así, han surgido las Knowledge Wikis, nacidas de la valiosa información que nace con cada operación y de la voluntad de compartir conocimientos y colaborar con el equipo, construyendo así un sitio web dentro de la Intranet global.

Cualquier editor de una wiki puede crear una nueva página lo que significa que cualquier miembro del equipo, al que se le han otorgado los permisos pertinentes, puede añadir contenido y compartir información. La firma pone a disposición una plantilla de fácil manejo, una guía sencilla y las herramientas de formación necesarias.

Todos estamos familiarizados con Wikipedia y la posibilidad de que los usuarios interesados en los proyectos abiertos coordinen su trabajo, o que los que necesiten ayuda en un tema puedan localizar la información y los expertos en la materia.

Siguiendo ese modelo, las Knowledge Wikis agrupan en tiempo real el conocimiento y los recursos de información fundamentales para los equipos de trabajo y permiten compartir el conocimiento implícito de cada miembro, sus impresiones y observaciones, experiencias en operaciones previas o en el mismo sector, reuniones con el cliente y  acceder a la información, pero también ampliarla y corregirla.

Ejemplo de lo anterior sería la reciente IERP InfraWiki nacida en la Intranet de Hogan Lovells -HL Global-. Esta página es utilizada por todos los abogados del área de práctica Infraestructure Energy Resources and Project para compartir la última información legal relativa al sector o las posiciones en el mercado de los clientes más relevantes, principales temas de interés o cláusulas contractuales.

No se trata únicamente de incluir el conocimiento legal, sino de hacer partícipes a cada uno de los abogados de la práctica a nivel mundial de todas las novedades que les incumben.

Ello resulta fundamental para realizar el trabajo de forma rápida y eficaz. Maximiza la eficiencia al evitar pérdidas de tiempo y esfuerzo persiguiendo información o consultando varias fuentes y, en cualquier caso, garantiza un nivel de conocimiento profundo que nace de la propia experiencia del despacho.

Sin duda, la posibilidad de aprender unos de otros, de que cada área de práctica pueda adaptar la wiki a sus necesidades reales son ventajas increíbles. Pero a ello hay que añadir otra, sin duda fundamental, la sensación de aportar el propio conocimiento y la pertenencia, por tanto, al grupo.

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