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Nuevas Tecnologías

4 de Julio de 2013

Gestión de expedientes en el despacho: ¿es posible ser rápidos y eficientes?

  • Las herramientas de gestión para despachos de abogados trabajan 24 horas para que no que no se escape absolutamente nada de los asuntos del profesional.
  • El abogado tiene acceso a todo su flujo de trabajo de un sólo golpe de vista, con toda la documentación asociada al expediente, minutas y facturas, informes personalizables.

Gestión dinámica y proactiva de la herramienta en cada momento del expediente, reducción de costes humanos y económicos, y aumento de eficacia en cada operación tradicional: éste es el tipo de ayuda que nos ofrece una solución de gestión profesional adaptada a cada tipo de abogado y personalizada para cada manera de trabajar.

Legal Today


El abogado saca adelante un fuerte trabajo intelectual, con atención presencial o telefónica al cliente que tiende a monopolizar las jornadas y con horarios más generosos que los que aconsejan la salud y la minuta. El trabajo de gestión que implica cada expediente  (atención a los plazos, justificación de gastos en las facturas, provisiones, comunicaciones procesales con los juzgados etc.) suele resentirse marginándose a lapsos de tiempo que se aprovechan entre tarea y tarea, con los consiguientes errores.

Tal y como nos comenta el abogado Óscar León "a veces por circunstancias muy diversas (problemas personales, complejidad de algún asunto que estamos llevando, falta de adopción de medidas organizativas, o incluso una fase de desánimo puntual) nuestra conducta de organización se relaja y vemos como, poco a poco, sin prisa pero sin pausa, todo se empieza a complicar convirtiéndonos en víctimas de nuestra propia falta de atención".

El profesional del Derecho está ya habituado a trabajar con bases de datos de jurisprudencia, legislación y litigación que facilitan y dinamizan el trabajo sustancial del abogado, pero ahora la tecnología va más allá con soluciones globales que apoya el trabajo del profesional desde el primer hasta el último momento del expediente, brindando todos los apoyos de gestión que necesita el abogado en el flujo de trabajo de sus expedientes. A través de la consolidación de las plataformas tecnológicas comunes como el correo electrónico, gestores de contenidos o bases de datos se implementan los servicios del despacho tanto a nivel interno (contabilidad, facturas, acceso a legislación y actualidad) como para la calidad del servicio al cliente (notificaciones del juzgado, plazos, cartas a las partes etc.).

Cómo ayuda Aranzadi Infolex Abogados

Desde que se abre un expediente a un cliente hasta que se cobra la factura, la herramienta de gestión profesional conserva y ordena el histórico de tareas y documentos para que en cualquier momento el profesional pueda acceder a dicho expediente y continuar o informar a quien solicite información.

La información completa del expediente, las cifras, informes y fechas de cada acción están en la herramienta y se pueden consultar, recopilar y trabajar sobre ello sin tener que rastrear cada elemento de modo manual; evitando tareas no siempre fáciles ni cómodas: "buscar el expediente en Aranzadi Infolex es fácil y práctico. Rápidamente encuentras toda la documentación necesaria junto con el seguimiento de todas las acciones realizadas y la información de todos los implicados, pudiendo, así, dar una respuesta ágil como abogado", nos comenta nuestro usuario.

Cuando se termina el trabajo sustancial del abogado y llega la minutación al cliente, sobre todo si son casos complejos o hay mucha carga de trabajo en esa temporada, quizá en ocasiones ni recordamos con exactitud ni podemos recuperar todas las operaciones y gastos que hemos llevado a cabo en el caso concreto. Ello puede llevar a quejas del cliente y sucesivas inversiones de tiempo, aunque todo esté en notas y apuntes personales del profesional y la factura sea no sólo la justa, sino la pactada.

"A veces, sucesivamente a la recepción de la factura el cliente se pone en comunicación con el abogado mostrando su desacuerdo con el importe de la minuta y exigiendo un descuento en los honorarios profesionales y una justificación sobre los gastos que se han hecho" nos cuenta el usuario. Con Aranzadi Infolex se puede recuperar cada tarea, con el seguimiento pormenorizado del expediente en el que todos los letrados del despacho han indicado las acciones realizadas y el tiempo empleado en el proceso con su correspondiente factura digitalizada final. "Con esta información consigues demostrar al cliente que la factura es correcta y éste asume que debe abonarla".

Conoce Aranzadi Infolex en www.aranzadi.es/infolex

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