Cada vez es más habitual la utilización de las redes sociales (Facebook, Twitter, etc.) por las entidades como una herramienta de comunicación y divulgación de sus servicios y productos. No obstante, no es muy habitual que las entidades que hacen uso de las redes sociales, como medio habitual de comunicación de sus servicios, tengan redactado y divulgado entre su personal, un Código de uso sobre la utilización de las Redes Sociales en la Entidad.
La utilización de las nuevas tecnologías en favor de la empresa desempeña un papel beneficioso para la misma por la rapidez a la que puede llegar la información a un gran número de usuarios. Pero si la utilización de las redes sociales no se encuentra gestionada/regulada correctamente, determinados comentarios realizados por nuestros empleados pueden repercutir negativamente en la imagen de la propia compañía, consiguiendo el efecto contrario al pretendido, además de poder suponer la vulneración de la materia de Protección de Datos, de Propiedad Intelectual e Industrial, de la normativa de Marcas y del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, entre otros.
Sobre la base de lo anterior y, a raíz de la responsabilidad penal que tienen las personas jurídicas desde la última modificación del Código Penal en 2010, la Dirección de la Entidad debe ser consciente de este riesgo y plantearse las normas de uso a cumplir por los empleados en el momento de hacer uso de las redes sociales en nombre de la misma.
Por ello, se recomienda que toda organización con presencia activa en redes sociales, apruebe y divulgue un Código de uso, cuyo contenido mínimo debe regular:
- La identificación concreta de las conductas prohibidas y los mecanismos utilizados por la entidad para verificar su cumplimiento.
- La participación (en nombre de la sociedad) en redes sociales exclusivamente bajo autorización expresa de la Dirección o del Dpto. de Marketing o Comunicación, detallando que las personas que no posean tal autorización, únicamente podrán realizar comentarios en su propio nombre. Incluso, puede ser recomendable que se establezca la necesidad de detallar qué es un comentario a título personal y qué no representa la opinión de la Organización.
- La prohibición expresa del uso de seudónimos o nombres falsos en los que el empleado se pueda amparar para realizar algún tipo de actividad ilícita o indebida.
- La obligación de especificar en todo momento la fuente de la que se han tomado los datos y el titular del contenido para evitar vulnerar la Normativa de Propiedad Intelectual e Industrial. Aunque existen licencias que permiten la distribución de su contenido como las Creative Commons (además de cumplir con lo establecido por su autor), es una buena opción nombrar siempre la fuente y/o el titular del contenido, y en todo caso revisar el alcance de la distribución de derechos que haya otorgado dicho autor. Y bajo ningún concepto, atribuirse la autoría de aquello que no ha sido creado desde la entidad.
También, los textos compartidos en redes sociales deben hacer referencia a su autor e indicar si el texto ha sido modificado o se expresa de forma literal.
- La prohibición de incluir enlaces de webs de terceros, salvo autorización expresa.
- La no publicación de información o realización de comentarios sobre temas de religión, política, orientación sexual, origen racial ni aquellos comentarios que puedan ir en contra de la dignidad de las personas.
- No publicar fotografías de menores ni sobre aquellas en las que no exista una autorización de la organización.
- No publicar información confidencial de la entidad, ni información relacionada con proveedores, empleados o clientes o cualquier tipo de dato personal, salvo autorización.
- La prohibición de entrar en discusiones con otros usuarios de las redes.
Por último, es recomendable nombrar expresamente a una persona de la entidad para que periódicamente realice un seguimiento de los comentarios realizados en las redes sociales, así como establecer una dirección de correo especifica en la que se pueda informar inmediatamente a la entidad sobre comentarios o información que no cumplan con lo especificado en el Código (para que puedan ser retirados inmediatamente).
En conclusión, es recomendable que la Dirección de toda Organización con presencia activa en redes sociales, establezca y divulgue las normas de uso a cumplir por los empleados que hagan uso de las mismas, a fin de minimizar o reducir al máximo las consecuencias negativas, tanto legales como de daño a la imagen por los comentarios vertidos por sus empleados.
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