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24 de Junio de 2014

La nube envuelve a los abogados

El joven abogado acaba de comprobar que su juicio se ha pospuesto más de dos horas. Tendrá por delante una larga espera en el juzgado y toda su agenda se va descolocando. La video-reunión con los compañeros de la oficina de Nueva York, la reunión de coordinación en el despacho y dos citas con clientes deberían aplazarse o ser cancelados. Le espera una larga jornada porque el contrato de venta se había quedado a medias y habrá que recuperar las horas perdidas en el juzgado.

Hans A. Böck,
director/fundador de Lawyerpress


Nuestro joven abogado se deja caer resentido en una de las sillas del pasillo y saca su tableta de su cartera. La conexión segura del Wifi del juzgado le permite conectarse en un abrir y cerrar de ojos a Internet.

En pocos segundos está en su agenda y cambia las horas para las reuniones que tendrán que retrasarse también, incluida la video conferencia y las dos citas con los clientes. El programa se ocupará de avisar a los compañeros de Nueva York, y los clientes también recibirán un aviso a través del CRM.

Ya sólo queda aflojarse la corbata y abrir el contrato de venta para ver los últimos cambios introducidos por los abogados de Nueva York y terminar su parte que tiene preparado en un documento aparte, que ya está abierto en la tableta.

Esa podría ser un escenario perfectamente viable en cualquier juzgado español de hoy en día, salvo quizás la conexión Wifi segura... La palabra mágica para semejante escenario se llama "cloud computing", trabajar en la nube, a través de una conexión a Internet y los servicios que ofrecen plataformas como Salesforce, Office 365 o Google cloud.

Estos productos que caben tanto en el ordenador de la oficina, en el de casa, en la tableta o en el móvil son el entorno perfecto para profesiones en movilidad, como la abogacía. El acceso permanente y desde cualquier lugar a la agenda, a los documentos e incluso a los eMails antiguos y sin abrir en la bandeja de entrada, es una herramienta tan potente que está empezando a cambiar el mundo de las nuevas tecnologías.

Las grandes firmas de software cambian de modelo de negocio desde la venta de licencias por usuario a facturación por servicios prestados. Algo así como la muerte de la facturación por horas en los despachos y la irrupción de presupuestos cerrados por proyectos.

El nuevo modelo de trabajo también implica nuevas formas de trabajo en equipo, ya que pueden trabajar en un mismo escrito diferentes autores en diferentes despachos. Las agendas se sincronizan casi por arte de magia y planificar reuniones no requiere de múltiples llamadas a tres o cuatro bandas.

La nube nos permite libertad de horarios y libertad de movimiento, pero también requiere de un cambio de cultura empresarial y de normas de uso. No nos sirve un equipo trabajando en la nube si el socio responsable no se conecta ni a su ordenador ni a su móvil.

Nuestro joven abogado en el juzgado ya ha podido aportar al contrato sus cambios mientras leemos éste artículo. Sus compañeros en Nueva York ya tienen su trabajo en "sus mesas en la nube" y los clientes ya han podido optar por nuevas citas al tener accesos a la parte abierta de la agenda del letrado.

El trabajo conjunto en documentos ya es una realidad en muchas firmas. Los mismos protocolos pueden trasladarse fácilmente a los documentos en "la nube" y asegurar de esta forma su calidad y redacción.

"La documentación que manejamos los abogados es muy sensible" oímos constantemente, mientras se utiliza el móvil con Whatsapp para comunicar con clientes, se envía sentencias por eMail, o los teléfonos están constantemente con la conexión bluetooth encendida.

Cierto es que el ciber mundo alberga grandes peligros, pero la nube nos es más vulnerable que cualquier otro sistema. La seguridad y la encriptación han avanzado de forma notable y los sistemas son tan "seguros" como los locales.

Desde el punto de vista del usuario de la nube podemos subrayar algunas recomendaciones:

  • Utilizar servicios de proveedores de reconocido prestigio. Existen incluso varios productos específicos para la abogacía.
  • Crear una "cultura de despacho en la nube" basada en un plan de formación de abogados y staff en uso y estilo en "la nube".
  • Establecer protocolos de seguridad y niveles de permisos que incluyan a los clientes.

Nuestro joven abogado acaba de apagar su tableta y se dispone a enviarles un Whatsapp a sus amigos "Confirmo que estaré esta tarde en el bar de la esquina para ver el partido de futbol!"  - Gracias a la nube....

 

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