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7 de Noviembre de 2019

Los departamentos jurídicos de las empresas que contratan con la Administración se apoyan en la tecnología

Cada vez son más los departamentos jurídicos de las empresas que contratan con la Administración que recurren a la tecnología para aumentar su eficiencia a la hora de redactar documentos. El motivo es que estas herramientas les permite reducir horas de trabajo no recuperables y aumentar su rentabilidad. Los nuevos recursos tecnológicos aplicados al Derecho lo logran por medio de soluciones que garantizan una mayor eficiencia en los procesos, la posibilidad de obtener todo tipo de datos y de analizarlos, los sistemas de alerta de vencimientos, el archivo de la información en la nube, con el plus de seguridad que ofrece el cloud computing…

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Por las características de su negocio, este tipo de empresas deben contar con una división legal muy especializada que dé un servicio de calidad a todos los departamentos de la compañía. En este marco, ha supuesto un punto de inflexión la entrada en vigor el pasado 9 de marzo de 2018 de la Ley Contratos del Sector Público, de gran relevancia, ya que afecta de lleno a los contratos de suministro, en cuya regulación se han introducido novedades importante: limitación de su duración a cinco años, como norma general, y la posibilidad, en aquellos suministros adjudicados por precios unitarios, de incrementar el número de unidades a suministrar hasta el 10% del precio del contrato sin que sea preciso tramitar el correspondiente expediente de modificación.

Los responsables de los departamentos jurídicos de este tipo de empresas, coinciden a la hora de destacar el peso específico que los contratos tienen en su trabajo diario. Así, realizan innumerables contratos tanto con las autoridades como con profesionales y empresas de otros sectores con los que trabajan.

Elaboración automática de documentos

Una vez detectada esta necesidad, Thomson Reuters ha lanzado al mercado la solución Contract Express, que permite elaborar documentos jurídicos estándar a partir de plantillas automatizadas para la redacción y seguimiento de los contratos, acuerdos y escritos de uso frecuente. Permite al profesional la posibilidad de redactar documentos rápidamente y asignarles el estilo, el formato y las referencias propias de su despacho. Según las encuestas realizadas regularmente a los usuarios, el tiempo medio ahorrado por los clientes que utilizan Contract Express es de un 82%. Los clientes valoran otras de sus muchas funcionalidades, como la que permite mantener un vínculo aún mayor con sus clientes ya existentes, mediante la integración de servicios de automatización de documentos directamente en sus empresas. De esta forma, los clientes podrán acceder de manera instantánea al documento generado en Word o remitirlo automáticamente a un colaborador para su revisión.

Contract Express permite por tanto realizar el workflow (flujo de trabajo) completo del contrato, de forma totalmente intuitiva y ofrece toda la trazabilidad que se ha hecho con ese contrato desde su generación, lo que aporta seguridad jurídica. Este aspecto es muy importante, ya que elimina la inseguridad jurídica del método tradicional de redacción de contratos, en el que las cláusulas son redactadas por varios profesionales y al final es difícil saber qué versión es la definitiva, lo que obliga a estar en constante alerta para no cometer errores.

Además, Contract Express garantiza la completa adecuación del trabajo del departamento jurídico al RGPD ya que cumple con los más altos estándares de seguridad y elimina la inseguridad jurídica del método tradicional de redacción de contratos, en el que las cláusulas son redactadas por varios profesionales y al final es difícil saber qué versión es la definitiva, lo que obliga a estar en constante alerta para no cometer errores.

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