El mito de trabajar casi en pijama, en un ambiente tranquilo y con libertad de horarios, ha sido uno de esos deseos recurrentes entre los diferentes profesionales que, sin embargo, chocaba con la realidad laboral y cultural de la mayoría de empresas, y especialmente, de los despachos de abogados.
Sin embargo, las nuevas tecnologías han propiciado que ese sueño sea ya una realidad. Por primera vez, no es necesario ir a la oficina a por documentos porque la nube te permite acceder a ellos fácilmente; no es necesario ocupar el puesto de trabajo porque con tener un ordenador o una tablet conectado a Internet se pueden realizar las mismas funciones y los smartphones han conseguido que los abogados estén disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar. En definitiva, las nuevas tecnologías han permitido que el teletrabajo se haya convertido, alejado de estereotipos fáciles, en una forma más de ejercer la profesión, igualmente productiva y más beneficiosa a nivel personal.
Teletrabajo y abogacía
Pero, ¿está presente también en el mundo de la abogacía o la tradicional imagen del abogado recibiendo al cliente en un solemne despacho sigue siendo lo habitual? Paz Martín, de Herrrero y Asociados, lo tiene claro: el teletrabajo no sólo está presente sino que, de siempre, es una práctica consolidada en la abogacía. Como explica, "hace años, cuando no disponíamos de Internet ni de conexiones universales, el abogado repartía su trabajo entre juzgados, despachos, visitas a clientes y llevándose asuntos a casa. Eso significa que las nuevas tecnologías no han hecho sino facilitarnos la vida".
No obstante, como señala Pedro Martín, de Legal y Económico, "los nuevos recursos son una herramienta básica para nuestro trabajo, pero el competencia todavía más importante es el trato personal y directo con el cliente". Por ello, añade, que "en la Abogacía existe un componente de relaciones humanas insustituible". Algo en lo que también coincide Paz Martín que concluye que "la del abogado es una profesión en la que el teletrabajo como única opción no es posible, pero es, desde luego, una excelente opción complementaria con el trabajo de despacho y una herramienta óptima para aumentar la productividad". Porque ésta es una de las grandes ventajas del teletrabajo: nos hace ser más productivos.
Ventajas del teletrabajo
Tradicionalmente, el teletrabajo ha sido identificado con una mejora en la conciliación de la vida profesional y familiar. Sin embargo, a esta importante ventaja – y que cada vez tiene más defensores e importancia en la vida de los profesionales – hay que añadir otras muchas que están relacionadas con un aumento de la productividad, una reducción de los costes o, incluso, con la imagen hacia el exterior del propio despacho.
En primer lugar, el teletrabajo aumenta la productividad de los despachos de abogados. A diferencia de lo que se cree, el trabajador que está en esta modalidad de trabajo no es menos productivo ni trabaja menos horas, sino todo lo contrario: al estar alejado de las interrupciones propias del entorno laboral, el trabajador puede concentrarse y ser más productivo durante sus horas de trabajo e, incluso, aprovechar más los tiempos muertos o las horas libres o, incluso, aprovechar las horas perdidas en el transporte. En definitiva, huir de los "ladrones de tiempo" que tanto obstaculizan nuestra jornada laboral.
La segunda gran ventaja viene dada por el ahorro de costes que puede suponer para el despacho: desde costes de luz, mantenimiento o de papel, hasta costes de dietas y de desplazamientos. Pero, además, el teletrabajo se ha revelado como una excelente forma para retener el talento dentro de los despachos de abogados. Como indica Yolanda Ramiro, de Écija Abogados, "la falta de conciliación de la vida profesional y personal puede llegar a quemar a las personas y, a veces, hay que ser flexibles y permitir a nuestros abogados estar en la oficia de cabeza y que pueda trabajar desde casa" y añade, "somos conscientes que si no concedemos esa cierta flexibilidad a nuestros trabajadores habrá otra forma que esté dispuesta a dársela para contar con su talento". Por ello, concluye, "utilizamos e impulsamos el teletrabajo para motivar, fidelizar y atraer talento".
Cambios en la gestión
No obstante, para poder aprovechar las ventajas de este nuevo modelo de trabajo, se requiere un cambio en la gestión de los despachos y, en concreto, tener en cuenta una máxima: ni todos los puestos ni todas las personas pueden teletrabajar. Son unos determinados puestos o funciones los que pueden desarrollarse fuera del lugar de trabajo y también determinadas personas con unas características y habilidades propias que general un perfil apto para teletrabajar. Por ello, con carácter previo, es necesario planificar qué puestos son adecuados para ello; sólo así podremos ser óptimos en esta práctica.
También es necesario cambiar la forma de dirigir. Frente a la falta de control propia del día a día, es necesario implantar un sistema de dirección por objetivos en el que se marquen muy bien los fines a conseguir y, por el contrario, se deje más flexibilidad en cuanto a las formas y horarios en los que realizarlo. En definitiva, se trata de poner el énfasis más en los resultados y menos en las horas pasadas en la oficina.
En cualquier caso, se trata de un cambio cultural. Como señalan desde Herrero y Asociados, se trata de una nueva cultura empresarial "en la que no prima el presentismo, los profesionales organizarán su trabajo para conseguir objetivos". Pero no sólo eso: se quiere pasar de una cultura de papel a una cultura tecnológica; de una cultura presencial a una cultura por objetivos, de una cultura del control a otra de la responsabilidad. Porque éste es otro de los puntos importantes: con el teletrabajo, hacemos profesionales más independientes, más libres, pero también más responsables de su jornada y por extensión, ante la firma.
Herramientas para teletrabajar
Pero este cambio de cultura, que es ya una realidad extendida, viene de la mano de la aparición de las nuevas tecnologías que han propiciado que puedan articularse procesos que permitan no sólo trabajar a distancia, sino también controlar ese mismo trabajo. Smartphones, tablets, portátiles… todos los instrumentos son válidos para teletrabajar. Además, la nube ha permitido que podamos acceder a mucha información simplemente teniendo una conexión a Internet e, incluso, hay servicios y programas que permiten una gestión en la nube.
Como señalan desde Écija Abogados, "desde la firma dotamos a nuestros abogados con portátiles, teléfonos, ipads, conexiones seguras vía VPN a nuestra oficina virtual y sistemas de videoconferencia para que puedan comunicarse con sus compañeros y clientes desde casa, desde la oficina de un cliente o desde cualquier lugar del mundo en el caso de que esté viajando". El uso de estas herramientas sólo tiene un riesgo: el de la seguridad. Por ello, es necesario – especialmente para el caso de abogados, que tienen un componente de secreto profesional tan importante – implantar sistemas y conexiones seguras, así como protocolos de actuación. Pero superados esos obstáculos, el hogar puede ser un lugar tan seguro como la oficina. Lo que se deduce de todo esto es que la principal barrera para teletrabajar en la actualidad no es la falta de tecnología, sino la falta de cultura y las barreras en la gestión.
En definitiva, el teletrabajo puede ser ya una opción más para el abogado. Es evidente que apostar por una u otra fórmula es complicado e incluso, preferible acudir a fórmulas mixtas, que permitan trabajar desde casa pero combinándolo con encuentros presenciales, fundamentalmente de cara al cliente. Pero si hay algo claro, es que las nuevas tecnologías han cambiado las formas de trabajar y de gestionar en las cuales ya, la presencia física en la oficina, no es un requisito imprescindible.
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A pesar de ser el sueño dorado para muchos trabajadores, lo cierto es que trabajar desde casa no es tan fácil como parece. Capacidad de organización, disciplina y concentración son cualidades que son necesarias si nos planteamos trabajar desde casa. Por ello, debes seguir estos cinco consejos:
1. Adapta un lugar en tu casa. No vale trabajar ni desde el sofá ni en la habitación. Hay que crear un ambiente de oficina, lo que requiere trabajar siempre en un mismo sitio, con una mesa que sirva sólo para tu trabajo y desde luego, con las facilidades que permite el hecho de que trabajas desde casa: cuida la iluminación y permítete un sillón cómodo.
2. Equípate. Si hemos dicho que teletrabajar es posible gracias a las nuevas herramientas, lo cierto es que las necesitamos para poder sacar el trabajo adelante. Hay que tener en cuanta una máxima: que trabajes desde casa no significa que debas hacerlo con menos recursos. Desde el ordenador a los bolígrafos, las carpetas de organización o los recursos electrónicos. Todo lo que necesites debe estar disponible para ti en tu hogar.
3. Establece rutinas. Si bien la flexibilidad es una de las grandes ventajas que ofrece este método de trabajar al profesional, lo cierto es que es importante establecer rutinas, horarios y horas imprescindibles para trabajar o, de otra forma, el hastío o la pereza puede apoderarse de nosotros.
4. Evita distracciones. Vale que estás en casa, pero no significa que puedan entrar los hijos cuando quieran o que tengas que coger tu teléfono fijo particular cada vez que suene. En este sentido, actúa como si estuvieras en la oficina.
5. Planifica las tareas y ordénalas por importancia y por duración. Si teletrabajar supone cumplir con unos objetivos, es fundamental tener claro cuáles son esos fines, cuáles son más importantes y qué debemos realizar en primer lugar. Sólo planificando nuestro día a día seremos capaces de sacar el trabajo adelante y hacerlo con la misma o mayor productividad que si estuviéramos en la oficina.
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