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23 de Noviembre de 2017

Tiempo, conocimiento y tecnología en las firmas de abogados

Mientras esperamos que se cumplan las profecías de la llegada de una inteligencia artificial que realice muchas de las tareas que los abogados hacen hoy en día, debemos prepararnos para conseguir que ésta sea una herramienta de apoyo útil, dentro de la metodología de trabajo utilizada en la resolución de los problemas del cliente.

Diego Alonso Asensio,
CEO de Marketingnize


Podríamos, a efectos pedagógicos, reducir el proceso de trabajo de un abogado en tres fases principales: aquella en la que recaba datos e información estructurada o no, a través de los diferentes medios de comunicación con el cliente, los procuradores, el juzgado, las bases de datos editoriales, etc. Otra en la que a través de su inteligencia organiza y transforma todos esos datos e información en conocimiento útil para resolver el problema que tiene entre manos. Por último, la entrega del servicio en forma de acuerdo, contrato, resolución judicial, o cualquiera que sea el resultado final de una actuación concreta en respuesta a las necesidades de un cliente.

En todo este proceso, la variable tiempo es determinante tanto para entregar el conocimiento necesario en forma escrita, como podría ser en el caso de un contrato, o verbal, en el caso de una vista en un juzgado, como para calcular la rentabilidad final que devengará todo el trabajo y valor aportado a un encargo con respecto al precio acordado. Consecuentemente, es fundamental cuando queremos mejorar la gestión de nuestra firma identificar las principales restricciones que tienen impacto directo sobre la duración de una determinada tarea. Nuestra capacidad para resolver problemas específicos, será todo lo rápida que sea el cuello de botella donde se acumula la mayor parte de nuestro tiempo de trabajo. No hay que tener en cuenta agentes externos como el tiempo que demore la administración de justicia en ofrecer respuesta, puesto que son agentes sobre los que no podemos influir de una manera directa.

Así, sin perjuicio de la multitud de acciones que podrían ser llevadas a cabo en otros ámbitos de la gestión de la firma, sólo queda actuar sobre la manera en que gestionamos los datos, la información y conocimiento para mejorar nuestro rendimiento, optimizar en la medida de lo posible el resultado y maximizar el beneficio obtenido.

Estrategias y acciones específicas

En mi opinión, encuentro paradójico escuchar muy a menudo que el capital principal de una firma, es el conocimiento que atesoran cada uno de sus abogados, mientras que no existen estrategias y acciones específicas que ayuden a la optimización de este capital a lo largo de toda la firma o un aumento de valor que traspase el ámbito particular de cada abogado. Y todo se complica aún más cuando tenemos un cliente que quiere involucrarse en el proceso de elaboración del servicio, dando lugar a la llamada experiencia de cliente.

Pero no es sino a partir del compromiso de un equipo de trabajo o de toda la firma, con unos estándares en la metodología, como podemos conseguir sacar el máximo rendimiento del capital del conocimiento existente, antes de considerar implantar una serie de herramientas que nunca deben de ser un fin en sí mismas.

Las ventajas de trabajar en base a una metodología

Tres de las ventajas que nos proporciona trabajar en base a determinada metodología son: la reducción de fluctuaciones en el tiempo utilizado en varios casos de naturaleza similar, entrega de resultados en base a metas parciales acordes a las necesidades del cliente, manteniéndole informado en todo momento y capitalización del conocimiento en base a una utilización ágil del mismo, incluso a lo largo de equipos interdisciplinares que, por otro lado, cada vez van a estar más presentes en el día a día del abogado cuando se trata de dar valor a un cliente desde su perspectiva de negocio, de su problemática familiar, etc., no únicamente desde la jurídica.

El uso de metodologías ágiles, procesos KANBAN de trabajo, Legal Project Management, son solo algunos de los términos que más se oyen en los corrillos de gestión de despachos en los últimos años, que combinados con software especializados permiten optimizar la gestión de los asuntos y mejorar los flujos de datos e información dentro del despacho y con el cliente. Sin embargo, no serán útiles para la firma mientras el abogado los sienta como un elemento hostil que le roba tiempo y no los incorpore como propios dentro de su metodología de trabajo.

Para finalizar, y volviendo al uso de la inteligencia artificial, quizás nos encontramos dentro de un periodo de espera tensa, o quizás nos encontramos ya en un momento en el que la tecnología y el uso de metodologías de trabajo adecuadas nos permitan, no sólo gestionar mejor nuestro despacho y su conocimiento, sino la generación de nuevos modelos de negocio apalancados en la tecnología, que ofrezcan una mayor diversidad de oferta en la manera en que se prestan los servicios jurídicos.

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