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1 de Abril de 2019

10 + 1 claves para un proceso de acogida e integración eficaz en los despachos de abogados

1. Diseño de un Proceso estructurado
2. Elaboración de la documentación adecuada. El Manual de acogida
3. Transmitir la Filosofía y cultura del despacho. Historia y valores
4. Organigrama. Conocer a tus compañeros ¿Quién es quién?
5. Especialidades del despacho. ¿A qué nos dedicamos?
6. Conoce a nuestros clientes. ¿Quién confía en nosotros?
7. Nuestra comunicación externa. Estrategias de Marketing y Comunicación del despacho. Redes Sociales, Comunicaciones directas y medios de comunicación.
8. Funciones y responsabilidades bien definidas.
9. Ayuda en el proceso. El padrino
10. Aspectos formales. Normas internas y procesos
11. La importancia del Seguimiento. Entrevistas personales y encuestas de satisfacción. Objetivos y Expectativas.

Carlos Adeva,
Responsable de Negocio de Lawyerpress


En el último año en nuestra consultora Strongelement nos hemos preocupado por estudiar y analizar cómo es la organización interna en los despachos de abogados, cómo se relacionan las personas, cómo fluye la información, como se crean y transmiten los valores, como se fomentan la sensación de pertenencia al grupo y en general cómo se crea y desarrolla una cultura de la firma.

Durante este tiempo y a través de distintas reuniones y conversaciones hemos analizado la organización interna de los despachos, sus canales de comunicación, sus estrategias y sus herramientas implantadas. En este articulo podríamos hablar de muchos de estos conceptos, sin embargo, no vamos a centrar en un primer aspecto de vital importancia en esta construcción de la cultura de un despacho, el proceso de integración y acogida de nuevos miembros. 

A continuación, vamos a reflexionar sobre los puntos claves que consiguen que un proceso de integración y acogida resulte eficaz.

1. El proceso estructurado.

Resulta una obviedad que todo proceso de acogida e integración debe estar definido, esta idea básica, por desgracia, no está generalizada en nuestro sector legal, ¿Cuántos despachos conocemos que no han reflexionado en exceso sobre este proceso? ¿Cuántos despachos conocemos que la acogida se limita a una presentación personal del equipo?   En mi opinión no es suficiente con establecer un "proceso" de carácter más o menos informal, en primer lugar, porque toda la información que el nuevo miembro recibe se pierde en la memoria a corto plazo del individuo, demasiada información en un breve espacio de tiempo. Por tanto, dediquemos un poco de tiempo a pensar como diseñar un proceso de acogida que permita una integración rápida, eficaz y que motive a la persona que estamos recibiendo.

2. Manual de Acogida

Como he mencionado en el punto anterior no podemos/debemos confiar en exceso en la memoria del nuevo empleado para procesar y asumir la información que consideramos relevante del despacho por tanto debemos crear un documento, el manual de acogida, que recoja toda esta necesaria información.  Los aspectos básicos que deberían estar presentes en este manual son:  la historia y los valores del despacho, un organigrama para conocer quien es quien, dentro de la organización, si se acompaña con fotografía mejor, así no tendré que buscarlo en linkedin, por su puesto deberá incluir una información detallada sobre mis funciones, responsabilidades y objetivos así como mis responsables directos y en su caso el equipo a mi cargo.

El manual claramente debe ser sincero y con contar con una información actualizada. Su objetivo es ser la puerta de entrada a la organización, debe conseguir una motivación especial y favorecer el sentimiento de pertenencia.

3. Filosofía y Cultura del Despacho.

Más de una vez hablando con responsables de despachos me han comentado que la información sobre la firma los nuevos empleados la traen ya aprendida de casa, ¡que error!  Delegar la responsabilidad del conocimiento del despacho a la persona que se incorpora, ¿dejamos en sus manos la construcción de su imagen de la cultura de la firma?, siempre debe ser la dirección quien transmita de una manera clara cuál es la filosofía del despacho, sus valores, su forma de trabajar y comportarse en el mercado, no se trata solo de otorgar un cargo y suministrar una tarjeta de visita, ni tampoco dejar que el tiempo empape la mentalidad del empleado. Nuestro objetivo en este punto es suministrar una información clara y concisa sobre nuestro despacho y sus valores.

4. Organigrama. ¿Quiénes somos?

La importancia de saber quien es quien para una rápida integración, ofrecer la oportunidad de ir conociendo a los compañeros sin tener que esperar a encontrármelos en la cafetería o en los pasillos, además si somos capaces de crear un documento atractivo y con información sobre el equipo, este  organigrama puede servir para valorar a las personas que ya pertenecen a la firma y crear un sentimiento de orgullo de pertenencia en el nuevo empleado.

5. Nuestras especialidades. ¿A que nos dedicamos?

Una queja muy habitual en el sector legal es la falta de confianza y de ventas cruzadas que surgen entre los distintos departamentos de muchos de nuestros despachos, esta filosofía de confianza entre personas debe ser inculcada desde el principio, desde la propia acogida, favoreciendo el contacto y el conocimiento personal, creando espacios para compartir información y estrategias. Una buena idea puede ser diseñar presentaciones internas de los distintos departamentos a lo largo de un determinado tiempo sin ser necesario que este tipo de reuniones se desarrollen en la primera fase de la integración.

6. Conoce nuestros clientes. ¿Quien confía en nosotros?

En este clima de confianza, en mi opinión es una buena idea dedicar tiempo a establecer un mapa de quienes son nuestros clientes, el nicho de mercado al que nos dirigimos, compartir esta información también pude resultar de utilidad para poder fijar nuevas estrategias y definir objetivos. Nuestros clientes hablan de nosotros, nos definen y esa interacción también contribuye a crear cultura del despacho.

7. Nuestra comunicación externa. Estrategias de Marketing y Comunicación del despacho. Redes Sociales, Comunicaciones directas y medios de comunicación. 

Ser consciente, conocer e implicarse en las diferentes estrategias de Marketing y Comunicación del despacho resulta básico, transmitir de una manera correcta esta información resulta una de las mayores fuentes de integración dentro de la organización. Crear una coherencia entre la comunicación externa y la interna fortalece la cultura del despacho y una vez más ayuda a transmitir esos valores que consideramos de vital importancia, además de contribuir a crear ese orgullo de pertenecer a la firma y de querer contribuir a su desarrollo, lo cual conlleva grades dosis de motivación.

8. Funciones y responsabilidades bien definidas.

En más ocasiones de las que me gustaría he encontrado abogados pedidos o desmotivados dentro de la organización, bien  porque sus funciones no están claramente  definidas, en otras ocasiones porque esas responsabilidades varían con demasiada frecuencia, incluso porque las expectativas creadas interna o externamente no ha sido cumplidas, por tanto una buena definición de responsabilidades y como veremos más adelante un seguimiento de las mismas nos lleva a una rápida integración y lo que es más importante a querer permanecer en la organización

9. Ayuda en el proceso de integración. El padrino

Este aspecto esta implantado en muchas organizaciones fuera del sector legal, consiste que al nuevo empleado se le asigna una persona de un departamento que no sea el suyo y cuya misión es ayudarle a integrarse en la organización e incluirle en los aspectos informales del despacho, además de servirle de persona de contacto para resolver aquellas dudas o cuestiones que por una u otra razón no desea compartir con los compañeros de área.

10. Aspectos formales. Normas internas y procesos

En este punto no hay duda ninguna todas las organizaciones invierten tiempo en transmitir los aspectos formales, asegurándose que el nuevo empleado conoce todas las normas y procesos internos que le permitirán desarrollar de una manera adecuada su trabajo. En este artículo no necesitamos profundizar más en este aspecto, los despachos y los abogados en general se ocupan de estos conceptos de una mara exhaustiva. 

11. La importancia del Seguimiento. Entrevistas personales y encuestas de satisfacción. Objetivos y Expectativas. 

Por último y por eso hemos titulado el articulo 10+1 claves en el proceso de acogida e integración vamos a detenernos en la importancia de establecer un seguimiento al proceso de acogida e integración, este proceso no se limita al primer mes de trabajo del nuevo empleado, en mi opinión resulta igual o más importante conocer la situación de la persona tres cuatro meses después, obtener de primera mano información sobre su conocimiento y opinión del despacho, de los compañeros, de sus jefes directos y de la dirección, desde la más absoluta confidencialidad conocer si se han cumplido sus expectativas, si se encuentra cómodo y motivado, cuáles han sido sus experiencias positivas, cuáles son los aspectos mejorables dentro de la organización, esta información permitirá implantar mejoras y anticipar posibles conflictos o fugas del talento interno. 

Esta información deberá ser recogida a través de entrevistas personales realizadas por el responsable del equipo profesional, en nuestro sector como no siempre existe un responsable de recursos humanos, esta responsabilidad debería recaer en un socio o en una persona muy cercana a la dirección, además de estas entrevistas personales es recomendable la aplicación de test o encuestas que permiten extraer datos objetivos que aportan más información y que permiten establecer comparativas y valorar la evolución de la percepción de las personas a lo largo del tiempo.

Nuestro objetivo al escribir este artículo es invitar a reflexionar sobre la organización interna de los despachos que forman nuestro "querido sector legal" y la importancia de crear, desarrollar y transmitir una cultura propia de la firma.

 
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