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28/03/2024. 12:07:42

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Diferencias entre una mala y una buena reunión

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Un objetivo debería ser no convocar reuniones por el mero hecho de celebrar una reunión o por hábito. Los despachos han de asegurarse de que los empleados pueden optar por no asistir a las reuniones si no están relacionadas con sus áreas de interés.

Las reuniones son un elemento esencial de la vida organizacional. Como vehículo de comunicación pueden ser útiles, al brindar a los responsables un mecanismo para comunicar su modo de ver la situación general o un aspecto en concreto, elaborar planes estratégicos y desarrollar respuestas a los peligros que acechen. También pueden recopilar ideas, hacer brainstorming y generar unión entre los empleados. Sin embargo excesivas reuniones se acaban convirtiendo en un derroche de tiempo, lo cual las convierte en una fuente de frustración. Con PwC vamos a analizar unas cuestiones de interés.

Una mesa redonda con sillas alrededor

PwC nos cuenta de la mano de Steven G. Rogelberg y Cliff Scott, profesores de Gestión Organizacional en la Universidad de Carolina del Norte y John Kello, profesor de Psicología en el Davidson College que "dentro de las organizaciones, las reuniones desempeñan una importante función en la socialización de los profesionales, la creación de relaciones y la configuración de la cultura. Aparte de la cuestión que se esté tratando, refuerzan las estructuras de interconexión, tanto formales como informales, y ofrecen indicios sobre los valores organizacionales y sobre la distribución de poder dentro de la organización. Desde el punto de vista económico, hay que tener en cuenta que todas ellas tienen un coste. Paradójicamente, se ha llevado a cabo una cantidad relativamente reducida de investigaciones acerca de las reuniones en general, y sobre lo que marca la diferencia entre una reunión extraordinaria y otra que no lo es".

¿Cuánto tiempo pasa la gente realmente en las reuniones? ¿Se sienten los profesionales de la empresa agotados a causa del exceso de reuniones? ¿En qué medida consideran las personas que el tiempo que les dedican no es productivo? ¿De qué manera pueden aprovechar mejor las empresas el tiempo que se destina a reuniones? Para responder a estas preguntas, PwC organizó una investigación que permitió obtener una serie de conclusiones sobre la forma en que las organizaciones pueden utilizarlas para llegar a ser realmente eficientes.

Destaca el establecimiento de niveles de referencia: saber cuándo hacen falta y cuándo se pueden alcanzar mejor los mismos objetivos utilizando otras técnicas. Por ejemplo, -siguen en "Ideas", de PwC- una de esas pautas podría ser que se debe convocar una reunión cuando haya cuestiones pendientes de resolver que estén impidiendo el progreso en proyectos interdependientes. El objetivo debería ser no convocar reuniones por el mero hecho de celebrar una reunión o por hábito. Cuando los organizadores decidan convocar una reunión, tienen que determinar quiénes son las personas que realmente necesitan asistir, quiénes no deben asistir y de qué manera se va a mantener informadas a las personas interesadas que no asistan a la reunión. Los despachos deberían asegurarse de que resulta aceptable que los empleados opten por no asistir a las reuniones que no estén relacionadas con sus áreas de interés o de experiencia.

Pautas, huellas a seguir

Nos hacemos eco de los consejos de Steven G. Rogelberg, Cliff Scot y  John Kello:

  1. Las reuniones son un elemento esencial de la vida organizacional. Como vehículo de comunicación pueden ser extraordinariamente valiosas.
  2. Ofrecen a los líderes un mecanismo para comunicar su visión, elaborar planes estratégicos y desarrollar respuestas a los desafíos y oportunidades.
  3. Las reuniones desempeñan una importante función en la socialización de los profesionales, la creación de relaciones y la configuración de la cultura.
  4. Las ideas importantes y la innovación surgen mediante la interacción de los empleados. La reunión suele ser el vehículo preferido para llevar a cabo esa interacción entre profesionales.
  5. Para dirigir buenas reuniones, los organizadores deben ser conscientes de lo que funciona y lo que no funciona, y deben estar preparados para adoptar las prácticas idóneas.
  6. Las reuniones deben ser estructuradas para promover la participación, el enfoque y los resultados.
  7. Las organizaciones de éxito consideran que las reuniones son un recurso estratégico y buscan formas de extraer la máxima rentabilidad.

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