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23 de Abril de 2015

La gestión y aprovechamiento del tiempo del abogado

En el post de hoy voy a hablaros de algo que creo que es fundamental en nuestra profesión, ya que si no lo hiciéramos no desempeñaríamos bien nuestro trabajo. Os hablo de la gestión del tiempo.

María José Nogueras Valdés,
Graduada en Derecho por la Universidad de Sevilla, realizando sus prácticas en LeónOlarte Abogados


En este casi año y medio que llevo formando parte de LeónOlarte Abogados, lo que he podido ver diariamente es la de cosas que tiene que hacer un abogado en su día a día. Para poder llevar a cabo todas esas cosas tenemos que saber cómo manejar nuestro tiempo.

Por desgracia, los abogados tenemos muchos ladrones del tiempo y es algo que no podemos permitirnos, ya que casi nos faltan horas en el día para poder hacer todo lo que quisiéramos.

Los abogados podemos encontrarnos con distintos tipos de eventos como son:

  • Señalamientos: todas aquellas citaciones que tenemos en los diversos órganos jurisdiccionales y las distintas dependencias.
  • Tareas que tenemos que realizar en algún momento concreto, como reunirnos con nuestros clientes, notificarles sentencias, etc.
  • Tareas que también tenemos que realizar pero no tenemos que hacerlo en algún momento en concreto: buscar clientes, acciones de marketing y publicidad, etc.
  • Plazos: pienso que los plazos es lo peor de todo, ya que nos encontramos muy condicionados a hacer, por ejemplo, una contestación a la demanda para un día en concreto. Por esto, ante todo, es por lo que no debemos permitir ninguna distracción.

Actualmente la gestión del tiempo es algo fundamental tanto para despachos pequeños como para grandes despachos. Es preciso tener este tema muy afinado para poder llevar a cabo el máximo de asuntos posibles gastando el menor tiempo posible, es decir, el estrictamente necesario.

En mi humilde opinión, creo que esto debería ser tema de estudio en las distintas Universidades de Derecho, ya que es algo que tiene que ser llevado a cabo por todos los abogados, o al menos por todos aquellos que quieran ejercer bien su profesión.

Haciendo una aproximación práctica podemos decir que:

  • Los principales y verdaderos causantes de la pérdida de tiempo somos nosotros mismos.
  • Todo sistema de gestión y aprovechamiento es de compleja y difícil aplicación, ya que es un sistema basado en la disciplina.
  • Los sistemas de gestión y aprovechamiento deben ser fáciles de aplicar para que no nos quiten tiempo.
  • Los ladrones del tiempo podemos decir que son el desorden, las reuniones innecesarias, visitas inesperadas, el teléfono, etc.

Pero, ¿cómo podemos hacerlo para mejorar nuestra gestión del tiempo? En mi caso, he encontrado una buena forma de hacerlo de la mano de Óscar Fernández León en su libro Abogados: Gestión y Servicios (Ed. Aranzadi). Os resumo un poco que debemos hacer:

  1. Ordenar la mesa de trabajo: tenemos que tener nuestra mesa lo más despejada y organizada posible.
  2. Usar una agenda: así podremos tener un registro de los señalamientos, vencimientos y las citas.
  3. Hacer lista de tareas: en las que se recogen los trabajos que vamos a realizar durante nuestra jornada de trabajo.
  4. Establecer prioridades: priorizar entre las distintas tareas que vamos a realizar, basándonos por ejemplo en los plazos que tenemos para terminarlas.
  5. Ajustarse a los ritmos de trabajo: debemos conocer nuestros ritmos físicos y mentales con el fin de extraer el mejor partido de los periodos de tiempo en los que nuestro rendimiento es más elevado.
  6. Saber asignar tiempos: por ejemplo en mi caso, en las primeras horas son de las que dispongo de más concentración.
  7. Dividir las tareas: frente a una tarea compleja, es conveniente dividir la misma en varias fases de trabajo asignándole a cada una de ellas un periodo de tiempo determinado.
  8. Interrupciones: son totalmente incompatibles con una eficaz gestión del tiempo.
  9. Descansar: debemos de tomarnos algún descanso entre las distintas tareas para así tener una mayor concentración.
  10. Respeto a los demás: debemos procurar no interrumpir a nuestros compañeros para que ellos también pueden emplear eficazmente su tiempo.

Una de las principales causas del estrés, en la profesión del  abogado, es la mala gestión del tiempo. Aprender a gestionar tu tiempo es tan importante como tu conocimiento. Si sabes mucho pero no eres capaz de hacerlo a tiempo, tu conocimiento no sirve de nada.

Por todo esto, os recomiendo que sigáis mi consejo. Yo he aprendido mucho de ello y gracias a mis compañeros y su forma de enseñarme a hacer las cosas ahora me organizo bien mi tiempo y soy capaz de realizar todas las funciones que requiere mi día a día.

Hasta la próxima.

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