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RRHH

17 de Mayo de 2010

Los puestos claves en un despacho de abogados: la secretaria

Hace algún tiempo visite el despacho de un amigo abogado. En la recepción del mismo me atendió su hija, una jovencita de apenas 19 años que me hizo pasar y esperar lo mejor que supo. Cuando pase al despacho de mi amigo, me comento que su hija (la secretaria del despacho) había dejado los estudios, y que por eso la había puesto a trabajar en el despacho. Sus palabras textuales fueron: “Si no sirve para otra cosa que conteste al teléfono”.

Jorge A. Pardo Muriel,
socio fundador de Pardo & Encinas Consultores


Desde luego no pretendo en este post hablar sobre las "lecciones sobre la vida" que como padre quería mi amigo dar a su hija, pero me llamo poderosamente la atención su frase: "Si no sirve para otra cosa que conteste al teléfono".

Como en el despacho de mi amigo, son muchos los despachos (y empresas) en las que el puesto de secretaria carece de importancia. El perfil buscado es preferentemente una chica, más o menos jovencita, y poco más. Sin embargo, para una empresa que vende servicios, como lo son los despachos de abogados, éste es un puesto de vital importancia.

  • La secretaria - recepcionista, es la primera persona con la que tiene contacto el cliente en la mayoría de los casos, y por tanto, la primera imagen que tiene el cliente sobre el despacho.
  • Una vez que el cliente se haya decidido por contratar los servicios jurídicos del despacho, es muy posible que hable más veces y durante más tiempo con la secretaria que con el abogado.
  • La secretaria constituye un elemento de captación de información acerca del despacho, y de los clientes.

Por eso, una buena secretaria puede repercutir muy positivamente tanto en la comercialización de los servicios del despacho como en la gestión y organización del mismo, liberando de determinadas tareas al/los abogados(s), lo que repercutirá en el tiempo disponible por su parte para la producción.

Si está pensando en incorporar a una secretaria en su despacho, estos son algunos buenos consejos para incorporar a "LA SECRETARIA PERFECTA":

  1. Defina exactamente sus funciones antes de comenzar el proceso de selección. Tómese tiempo en conocer cuál es el perfil profesional/personal que necesita incorporar. Idiomas, ofimática, buena presencia son atributos muy buscados, pero seguro que necesita que cumpla algunos otros como capacidad de escucha y comunicación, iniciativa, discreción, etc...
  2. Tómese el tiempo necesario para evaluar las candidaturas, ya que la decisión que va a tomar sobre la candidata a incorporar es importante. No contrate a la primera persona que parezca cumplir con los requisitos de la oferta, atienda todas las solicitudes, y si entre ellas no encuentra a la candidata ideal, inicie de nuevo el proceso.
  3. Una vez incorporada, no espere que aprenda sus sistemas de trabajo por ciencia infusa, tómese tiempo en acogerla en su organización, preséntele personalmente a todos sus compañeros, explíquele detenidamente sus obligaciones y enséñele como quiere que se realicen las tareas.
  4. Dedique parte de su tiempo a conversar con ella, explíquele cómo marchan los distintos expedientes de sus clientes, si ella dispone de la información podrá trasmitirla a los clientes cuando le llamen y le ahorrará tiempo. Además, usted recibirá información de primera mano acerca del estado de satisfacción de los clientes. (La mayoría de los clientes hablan con bastante soltura con las secretarias "son solo telefonistas para ellos").
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