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RRHH

24 de Enero de 2014 STAFF OR NOT STAFF, THAT IS THE QUESTION

¿Puede un abogado trabajar más solo que la una?

La abogada de Chicago Hope Viner Samborn se pregunta en el primer capítulo del libro para abogados “Dotando de personal tu despacho” si contratar personal o no y reconoce que...ésa es la cuestión. Se trata de dinero, pero también se trata de toda una concepción del trabajo y de su organización.

Legal Today


¿Tiene que usar sus brazos como limpiaparabrisas para poder entrar a diario en el despacho?
¿fantasea acerca de racionalizar su trabajo a través de la tecnología? ¿se pone a pensar si su despacho funcionaría mejor acogiendo a un pasante o contratando a un paralegal de apoyo? Estas preguntas le sirven a la autora del capítulo Staff or not staff, that is the question del libro "Effectively Staffing Your Law Firm" para dirigirse al abogado individual cuando imagina que necesita ayuda.

La gestión del personal de un pequeño despacho llevado seriamente puede que sea una de las tareas más complicadas  de ejecutar al querer rentabilizar cada pequeña inversión que se haga en la actividad.

Se trata de encontrar el equilibrio entre profesión y mera gestión documental y de agenda, y saber a qué tipo de persona hay que contratar para este back office que raramente tratará con los clientes pero de cuya seriedad depende el equilibrio y la efectividad del trabajo del abogado.  "Usted puede sentirse más adecuado para llevar una vida de tipo ermitaño, donde el contacto con otros seres humanos esté limitado a los clientes, correo electrónico, mensajes y teléfono. Pero si consigue ser organizado, es posible que desee pensar en contratar a un asistente para mejorar su práctica" como explica la abogada de Chicago Hope Viner Samborn.

Si el trabajo del abogado de ha de ser impecable, la persona de apoyo, aunque trabaje media jornada o menos ha de ser excepcional. Encontrarla y entrenarla para conocer no sólo lo que debe hacer, sino cómo es usted y cómo le gusta que trabajen para usted puede ser un reto.

En un despacho individual, el empleado paralegal representa automáticamente al abogado y a su actividad, se "fusiona" con él. Le ayuda en el rendimiento y la gestión de cada práctica y a la vez le imprime su personalidad, si es que el abogado no tiene o mucho tiempo o excesivo carácter, en cuyo caso la función del empleado se diluye hasta que es mejor que desaparezca porque se creará una especie de "competición doméstica" sin mucho sentido.

El ayudante paralegal en un despacho como el que describimos o es un activo para su empresa que justifique abundantemente el flujo de caja al que le obliga o debe irse (desapareciendo su figura o reclutando otro). Nuestro Effectively Staffing Your Law Firm aconseja que cada poco tiempo el abogado se pregunte  "¿cómo se puede mejorar la situación?"

Motivación del empleado paralegal en el despacho individual

Algunos puntos que pueden apoyar al profesional del Derecho individual que acoge a un asalariado en su despacho son éstos:

  • Asegúrese de tratarle como miembro de la empresa y parte de las eventuales mejoras que llegarán al despacho con su apoyo. 
  • Preséntele a algún cliente, de ese modo captará mejor qué se espera de él o ella porque conocerá el rostro y las necesidades de quien le ha confiado su asunto a usted.
  • Conserve estrictas reglas de cortesía...pregúntese si usted trabajaría para usted mismo.
  • Anime a su empleado a preguntar las pequeñas y grandes cosas que debe hacer.
  • No se muestre desconfiado, pero tampoco incauto. Un despacho individual es como una habitación más de la casa del abogado, y los datos y dinámicas de una casa se conocen poco a poco...y a veces no todas.
  • Aunque usted desconozca la palabra "horario", sea escrupuloso con el de su empleado. Es su empleado, no un siervo que puede estirar como un chicle si le apetece apurar más  un caso un día que tiene inspirado.
  • Comparta su entusiasmo: por conseguir un nuevo cliente, por ganar un caso, por haber cobrado al que parecía el gran moroso.
  • No asuma que sus empleados sepan lo que es un servicio al cliente de excelencia o la calidad si usted no se lo explica antes. Es su responsabilidad reforzar con constancia qué espera de cada uno de ellos.
  • Según Jay Foonberg, considerado un experto de gestión de despachos individuales, "la falta de capacitación adecuada es el peor error que los abogados individuales cometen con sus empleados". Gástese una cantidad, no necesariamente elevada, en dar formación externa a  su empleado. No se trata sólo de enseñarle a usar el programa de gestión informática, también cómo se trata la privacidad de los clientes, cómo se atiende el teléfono o cómo se clasifica cada tipo de factura.   
  • Hágales responsables de su propio progreso: con mesura e inteligencia déjeles su espacio.
  • Sea medianamente espontáneo. Hasta ahora usted ha trabajado solo, se ha organizado como ha podido y ha ido saliendo adelante. Su empleado ha entrado en "su" casa, ¿por qué tienen que cambiar las cosas hacia lo artificial? Si le ha contratado es que le ha inspirado confianza, así que aproveche para que no sólo le haga el trabajo más rápido, sino más agradable.
  • No critique ni se ría de ningún cliente ni de ninguna parte contraria con su colaborador paralegal. Aparte de la carencia de ética profesional, estará condicionando a su empleado si tiene que tratar con él.

Es muy posible que con estas pautas usted encuentre y forme un buen ayudante, que lo mantenga y que, posiblemente su trabajo salga mejor y aumente el número y calidad de los clientes. "Antes" usted "vivía" solo en su despacho. Ahora tiene a una persona con usted. Él o ella no está obligado a vivir la profesión como usted la vive, porque ni siquiera es su profesión. Él o ella ha llegado con la actividad montada y quizá se vaya después de un determinado tiempo, para buscar una nueva persona, o volver a trabajar solo, o apoyarse en algún miembro de su familia. Por ello, respete religiosamente el Derecho laboral, porque si la relación se enfría, enrarece o se vuelve directamente imposible, la letra escrita en la Ley laboral es la única salvaguarda de usted y de su ayudante. Y a los acuerdos verbales se los lleva el viento...y las situaciones enrarecidas.

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